Читать книгу Основи управління проєктами - Джозеф Хигни - Страница 11

Фактичні етапи управління проєктом дуже прості. А от їх виконання – ні. Модель на рис. 1.4 ілюструє ці етапи.

Рис. 1.4. Етапи управління проєктом

Подальші розділи цієї книжки пояснюватимуть, як відбувається кожен етап, а зараз наведено короткий опис дій.

Визначення проблеми

Як обговорювалося раніше, передусім необхідно визначити проблему, яку має розв’язати ваш проєкт. Це допомагає візуалізувати бажаний кінцевий результат. Що зміниться? Що ви побачите, почуєте, відчуєте на смак, запах чи дотик? (Використовуйте сенсорне сприйняття, якщо ці речі неможливо оцінити кількісно.) Яку потребу клієнта задовольнить цей проєкт?

Розробка варіантів рішення

Скількома різними способами ви можете розв’язати цю проблему? Проаналізуйте альтернативні варіанти (це можна зробити самостійно або в складі групи). Яка з наявних альтернатив, на вашу думку, найкраще розв’язує проблему? Чи дорожча (або дешевша) вона за інші можливі варіанти? Чи забезпечить вона повне розв’язання, чи лише часткове?

Планування проєкту

Планування відповідає на запитання: що треба зробити, хто це зробить, скільки це буде коштувати, як і коли це буде зроблено тощо. Звичайно, щоб відповісти на ці запитання, нам потрібна кришталева куля. Детальніше ці кроки ми обговоримо в Розділах 2, 3 та 5.

Виконання плану

Це очевидний етап, адже після того, як план складено, його необхідно виконати. Цікавим є те, що іноді люди докладають чималих зусиль, аби скласти план, а потім його не дотримуються. Якщо не дотримуватися плану, то навіщо планувати, чи не так?

Моніторинг та контроль прогресу

Плани розробляють так, щоб мати змогу успішно досягти своїх кінцевих результатів. Якщо не відстежувати прогрес, то не можна бути впевненим, що досягнеш успіху. Це ніби мати дорожню карту до пункту призначення, але не звертати уваги на знаки по дорозі.

Звичайно, якщо буде виявлено відхилення від плану, слід поставити собі запитання, що потрібно зробити, аби повернутися на правильний шлях, або, якщо це виявиться неможливим, як слід змінити план, щоб він відбивав нові реалії.

Завершення проєкту

Після досягнення пункту призначення проєкт закінчується, але слід завершити останній етап. Деякі називають його аудитом, інші – «розтином трупа» (звучить дещо моторошно, чи не так?). Хай би як ви назвали цей етап, його суть – навчитися чогось із того, що ви тільки-но зробили. Зверніть увагу на формулювання запитань: «Що було зроблено добре?», «Що треба покращити?», «Чого ми навчилися?». Ми завжди можемо вдосконалити те, що ми зробили. Однак запитання «Що зробили не так?», імовірно, налаштує людей перейти в оборонну позицію, хоча увагу потрібно зосереджувати на вдосконаленні, а не на пошуку винних. Детальніше про це поговоримо пізніше.