Читать книгу Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Анатольевна Бузукова - Страница 1

Дорогие читатели! Перед вами третья, заключительная книга «Курса управления ассортиментом в рознице»; в ней подробно рассматриваются закупочная деятельность и ежедневная работа менеджера по закупкам.

В отличие от первой книги «Курса», в которой речь шла о стратегии и тактике управления ассортиментом, в этой книге речь пойдет только о тактике: что и как нужно делать, чтобы компания имела на своих складах и в торговых залах оптимальное количество правильно закупленного товара.

Именно закупки являются для компании источником поступления товара, именно от четкой работы менеджеров по закупкам (или закупщиков) во многом зависят величина прибыли и успешность магазина. Поэтому работа отдела должна быть организована так, чтобы приносить прибыль, т. е. сотрудники должны уметь правильно и выгодно закупать товар. Уместно будет привести здесь определение закупочной деятельности, которое максимально полно отражает суть эффективной работы менеджера по закупкам:

Закупка – это получение товаров нужного качества в нужном количестве из нужного источника по нужной цене, доставляемых в нужное место в нужные сроки.

Это означает, что закупать нужно не только по хорошим ценам, но еще и нужные товары, да еще и возить их следует быстро, без потерь и организовать доставку товара вовремя. И это все – зона ответственности менеджера по закупкам.

Еще один важный момент. В этой книге мы рассматриваем функции управления и контроля закупок, логистики и управления поставщиками, существующие в компании вне зависимости от ее организационной структуры. Конечно, мы уделим внимание должности менеджера по закупкам с точки зрения организационной структуры компании. Но не важно, как называется должность сотрудника, отвечающего за закупки у вас в магазине. Закупки как процесс и как функция были, есть и будут. Поэтому в книге речь пойдет не о должности закупщика, а о бизнес-процессе закупки товара.

Аудит управления закупками: а что у вас?

Начнем с небольшого теста. Отвечая на во просы, выберите один ответ из предложенных вариантов, затем просуммируйте результаты.

1. Отдел закупок в вашей компании считается прибылеобразующим или затратным?

✓ Прибылеобразующим – 2.

✓ Затратным – 1.

✓ У нас про отдел закупок говорят: «Им только денег дай, все потратят» – 1.

✓ Мы как-то об этом не задумывались – 0.

2. Насколько сложна ежедневная работа менеджера по закупкам?

✓ Проблемы бывают, их можно предусмотреть заранее, решаем по мере поступления. Люди работают спокойно, без нервотрепки, иногда задерживаются, если того требует производственная необходимость – 2.

✓ Проблемы бывают часто, большинство из них незапланированные. Сотрудники вынуждены часто задерживаться на работе – 1.

✓ Наша служба и опасна и трудна… Проблем несчетное количество, многие из них не решаются по не зависящим от нас причинам. Текучка в отделе огромная. На прошлой неделе уволился лучший сотрудник – 0.

✓ Не вижу никаких проблем, никто не жалуется, работа простая: заказывай себе товар да заказывай – 0.

3. Существуют ли в компании положение об ассортиментной политике, ассортиментная матрица и иные документы, регламентирующие процесс управления ассортиментом?

✓ Да, конечно, мы все время работаем с этими документами – 2.

✓ Частично, все в стадии оформления. Наш отдел принимает непосредственное участие в их разработке – 1.

✓ Да, но только формально, никто эти документы не использует в своей работе – 1.

✓ Нет, и не нужно заниматься бюрократией – 0.

4. Как организован бизнес-процесс закупки, регламентирован ли он?

✓ Все прописано в положении об отделе закупок, в должностной инструкции закупщика, самые важные составляющие бизнес-процесса закупки также есть в письменном виде – 2.

✓ У закупщиков есть должностные инструкции, а как и у кого закупать, их учит начальник на словах – 1.

✓ У нас очень опытные сотрудники, и каждый сам знает, что ему делать на рабочем месте, без документов и регламентов – 1.

✓ Менеджеры закупают как придется, никто их не контролирует – 0.

5. Как организовано взаимодействие отдела закупок с другими отделами?

✓ Отделы обмениваются информацией, идет ежемесячное и недельное согласование планов продаж и поставок, связи между отделами налажены, важные вопросы решаются совместно – 2.

✓ Никак не можем наладить связь и согласовать некоторые процессы, но мы понимаем важность согласованных действий и стремимся к этому – 1.

✓ Если другой отдел запрашивает информацию, то мы ее предоставляем – 1.

✓ Взаимодействия никакого нет, каждый отдел действует по принципу «никто мне не указ» – 0.

6. Каков уровень образования и стаж работы персонала отдела закупок?

✓ Есть опытные менеджеры со стажем, готовые обучать молодых закупщиков, есть система аттестации и подготовки специалистов – 2.

✓ Люди работают разные, в основном опыта недостаточно, но периодически проводятся обучающие семинары и тренинги – 1.

✓ Люди работают недавно, все с разным опытом или вовсе без него – 0.

✓ А зачем учиться? Наши менеджеры и так все знают – 0.

7. Как построена система мотивации персонала?

✓ Оклад + премия, учитывающая несколько важных показателей (прибыль, оборот, оборачиваемость, процент неликвидов и т. п.) – 2.

✓ Оклад + только процент от оборота или только процент от прибыли – 1.

✓ Система мотивации меняется каждые два месяца, никак не можем понять, за что получаем деньги – 0.

✓ Только оклад – 0.

8. Есть ли неписаные законы и правила для закупщиков, касающиеся этики и культуры общения с поставщиками, с другими отделами компании?

✓ Да, и это важно. Мы четко знаем, как нужно себя вести в той или иной ситуации, что в компании поощряется, что осуждается. Мы сами выработали для себя эти правила и четко следуем им – 2.

✓ Правил нет, но мы все понимаем важность единых понятий и ценностей. Этика в нашей работе очень важна, поэтому мы готовы собраться и выработать такие правила – 1.

✓ Какие-то правила декларируются, но не все с ними согласны, или не все о них знают – 0.

✓ Кому нужны эти правила? Главное – действовать быстро и с максимальной выгодой для себя – 0.

9. Какие установки даны менеджерам в части общения с поставщиками?

✓ С поставщиками нужно сотрудничать, добиваясь максимально выгодных условий для обеих сторон. Иногда можно в чем-то уступить, если понимаем, что работаем на перспективу – 2.

✓ С поставщиками нужно дружить. Главное – сохранить хорошие отношения между нашими компаниями, чтобы им с нами было приятно работать – 1.

✓ Поставщиков нужно давить, добиваться от них все бо́льших и бо́льших скидок. Как говорится, побеждает сильнейший – 1.

✓ Установок никаких нет, каждый вырабатывает свой стиль общения – 0.

10. Сколько времени уходит на встречи и переговоры с поставщиками?

✓ Переговоры всегда готовятся заранее – это серьезная работа. Обычно один-два дня в неделю – 2.

✓ Два-три раза в неделю, причем приходится ездить к поставщикам, часто в другой город – 1.

✓ Каждый день поставщики приходят, менеджер постоянно пропадает на переговорах – 0.

✓ Переговоры вообще не ведем. Зачем? Ведь есть предложение поставщика, получаем счет от него и работаем – 0.

11. Кто является основными поставщиками?

✓ Производители и/или оптовые фирмы (посредники) – 2.

✓ Множество мелких оптовых компаний и частных лиц – 1.

✓ Несколько крупных компаний-монополистов – 1.

✓ Как получится. Кто ж их считает? – 0.

12. По какому критерию оцениваются поставщики?

✓ Есть утвержденный документ, и разработаны критерии оценки поставщиков, работает ассортиментный комитет – 2.

✓ Каждый поставщик оценивается по ряду параметров, устраивающих менеджера по закупкам и руководителя отдела – 1.

✓ Пул поставщиков давно сформирован, оценка не проводится, так как нет потребности в новых поставщиках – 0.

✓ Критериев нет; у кого цены лучше, с теми и работаем – 0.

13. Как быстро обрабатываются запросы от магазинов и организуется закупка нужного или заказного товара?

✓ Все компьютеризировано и внесено в базу данных, поэтому нужно один-два дня – 2.

✓ Работаем по запросу, работы много, поэтому около недели – 1.

✓ Зависит от поставщика: кто же его знает, когда он подтвердит заказ – 0.

✓ По-разному, бывает, что и по две-три недели – 0.

14. Компьютеризированы ли процедуры запросов, заказов, сверки взаи морасчетов?

✓ Да, конечно, все магазины и офисы связаны в единую сеть, информация об остатках и продажах поступает в режиме онлайн (или ежедневно) – 2.

✓ Сетью мы связаны, но информация поступает с опозданием на несколько дней, иногда бывают сбои в программе или недостоверная информация – 1.

✓ Программа устарела, многое приходится обрабатывать в таблицах Excel – 0.

✓ Нет, работаем только в Excel или сверяем все вручную – 0.

15. Какие отчеты используют закупщики в своей работе?

✓ У нас целый список отчетов (план по закупкам, прогноз продаж, отчет по остаткам, отчет по продажам, оборачиваемость, отчет по неликвидам, отчет по браку и рекламациям, план оплат и другие отчеты) – 2.

✓ План по закупкам и отчет по остаткам, этого достаточно – 1.

✓ Отчеты нам нужны различные, но наша компьютерная программа не позволяет их получить – 0.

✓ А что, надо отчитываться? – 0.

16. Используется ли ABC– и XYZ-анализ?

✓ Да, все в информационной системе, делаем регулярно, это одни из основных отчетов – 2.

✓ Да, но только ABC-анализ (или только начинаем вводить). А XYZ-анализ нужен только логистам – 1.

✓ Да, но не всегда понятно, что делать с результатами анализов – 1.

✓ А что это? – 0.

17. Есть ли товары на складе, которые не используются более одного года?

✓ Нет, мы тщательно следим за этим и не допускаем таких «залежей» – 2.

✓ Да, но мы с ними боремся, и их осталось уже не так много – 1.

✓ Да, но это не наша вина – это продажи плохо продают – 0.

✓ Не знаем, в голову не приходило за этим следить – 0.

18. Какие процедуры есть для предотвращения затоваривания и появления неликвидов?

✓ Есть разработанные регламенты, свои методы для каждого товара, и мы все время следим за этим – 2.

✓ Распродажа – это наше все! – 1.

✓ Нет процедур, действуем, как получится, главное – поскорее избавиться от излишков – 0.

✓ Это не наша работа (пусть маркетинг или директора магазинов думают) – 0.

19. Бывает ли дефицит товаров на складе?

✓ Иногда бывает, но мы всегда знаем причину и умеем ее устранить – 2.

✓ Всегда что-то в дефиците, но не по нашей вине (виноват поставщик, склад, продажи…) – 1.

✓ По одним товарам всегда дефицит, а по другим всегда есть излишек, не знаем, почему так получается – 0.

✓ Не знаем, вроде никто не жалуется – 0.

20. Как построена система отбраковки товара?

✓ Есть документ, описывающий процедуру и критерии отбраковки и утилизации товара, – 2.

✓ Система-то есть… А брака все больше и больше, уже не знаем, как с ним бороться, – 1.

✓ Как поступает брак на склад, так там его и фиксируют, каждый раз все делается исходя из ситуации – 1.

✓ Никто этим не занимается, склад забит бракованным товаром, храним годами – 0.

Обратите внимание на те вопросы, по ответам на которые у вас получились баллы 0 или 1.

Если это вопросы 1–5, то нужно обратить внимание на общую организацию работы отдела закупок в компании. В ответах на вопросы 6–7 уделите внимание развитию и мотивации персонала отдела закупок.

Вопросы 8–12 показывают организацию взаимодействия с поставщиками, то есть «внешнюю политику» предприятия. Вопросы 13–16 призваны обратить ваше внимание на аналитику и закупочные процедуры, а вопросы 17–20 – на общий учет и контроль товарных запасов.

Суммируйте и посчитайте полученные баллы.

40 баллов – у вас отлично работающий отдел закупок, оперативно и грамотно решающий поставленные перед ним задачи. Даже не верится, что такое бывает…

30–39 баллов – хороший результат, но не успокаивайтесь на достигнутом. Ведь есть проблемы, требующие решения, и они там, где вы поставили 0 или 1 баллов. Обратите на эти пункты особое внимание и отладьте соответствующие им бизнес-процессы. Не затягивайте, а то пунктов с 1 или 0 баллами может оказаться больше.

20–29 баллов – проблем в отделе или в компании много. Система может в любой момент дать сбой, вы не работаете на перспективу, а плывете по течению. Отметьте те пункты, по которым у вас ответы 0 и 1, составьте план и начните действовать.

10–19 баллов – вы работаете по принципу «есть проблема – надо срочно решить» и занимаетесь в основном «затыканием дыр». Люди испытывают постоянный стресс и готовы уволиться, как только найдут что-то лучше. При такой постановке вопроса сложно будет иметь квалифицированный персонал; как следствие, ни перед поставщиками, ни перед конкурентами компания не будет иметь никаких преимуществ. Предстоит много работы, если компания хочет развиваться дальше.

0–9 баллов – вы уверены, что отдел закупок в компании существует? Если все же – да, то не разоряет ли он компанию? Отдел требует кардинальной реорганизации и скорейшего вмешательства руководства.

Возможно также, что ваша компания еще совсем молодая. Не ждите, пока конкуренты отберут у вас рынок, начинайте формировать отдел закупок с чистого листа.