Читать книгу Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Анатольевна Бузукова - Страница 21

Если товар поставляется в кредит, то после получения товара через оговоренный срок наступает день оплаты. Как уже было рассказано в шаге 6, от менеджера по закупкам требуются ведение баланса с поставщиком и подача данных об оплате в бухгалтерию или финансовую службу.

Как правило, на основании баланса и графика поставок составляется план оплат, который и определяет срок и приоритет погашения кредитов.

Инструмент: баланс, счет поставщика, план или график оплат.

Баланс – это информационная таблица (чаще всего в формате Excel), которую менеджер по закупкам ведет с каждым поставщиком. Это не бухгалтерский баланс, но суть данного инструмента именно в сверке взаимных с поставщиком денежных обязательств. Сюда заносятся все данные по суммам заказов, счетов, оплат, рекламаций и кредит-нотам, маркетинговым и рекламным счетам и т. д., т. е. данные о взаиморасчетах с конкретным поставщиком.

Очень важно: нужна периодическая сверка баланса с самим поставщиком, чтобы избежать накопления долгов, неоплаченных счетов, неучтенных или «потерянных» платежей – и как следствие недоразумений и взаимных претензий. Мы знаем, что бухгалтерия ведет свой баланс, но, как известно, бухгалтерские отчеты далеко не всегда совпадают на практике с расчетами реальными. И менеджер по закупкам должен всегда иметь эту информацию в удобном для себя (и для начальника отдела или категорийного менеджера) виде.

Рассмотрим примеры (табл. 2.6, 2.7).

Таблица 2.6. Фрагмент баланса с поставщиком «XX»

Таблица 2.7. План оплат на апрель 2007 г.

Пример. План оплат компании «Азимут»

Менеджером по закупкам определен:

✓ приоритет оплат (первая колонка). Здесь очередность оплат не всегда соответствует дате оплаты – это связано с тем, что с одними поставщиками отношения являются стратегическими и оплата по ним должна идти без всяких задержек, с другими поставщиками в силу каких-то особенных договоренностей или причин оплату можно отложить на несколько дней или даже на более долгий срок. Подчеркнем: это частный случай данной компании;

✓ поставщик и номер поставки (номер поставки имеет следующую расшифровку: буквенное обозначение поставщика – год поставки – порядковый номер поставки – место поставки, если оно не является центральным складом). Также отметим, что это тоже частный случай и внутренние правила данной компании;

✓ валюта платежа (в евро, долларах или рублях);

✓ описание платежа (кредит или предоплата и другие замечания);

✓ дата, когда счет поставщика должен быть оплачен.

После погашения кредиторской задолженности перед поставщиком цикл закупки одной партии товара можно считать окончательно завершенным.