Читать книгу Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Анатольевна Бузукова - Страница 12

Выбор поставщиков или контакт с уже существующим поставщиком

От правильно выбранного поставщика зависит в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое.

О технологии переговоров с поставщиком и об особенностях выбора подробнее мы расскажем в главе 5. Здесь мы остановимся на ключевых моментах, связанных с процессом поставки.

В случае первичной поставки

Необходимо выбрать поставщика, максимально способного удовлетворить нашу потребность в товаре. Поставщик – наш ресурс в части выбора товара. Напомним: важно, чтобы поставщики появлялись у нас тогда, когда нам товар нужен, а не товар появлялся тогда, когда нам его предложили, поэтому чем больше информации о потенциальных поставщиках мы будем иметь в своем активе, тем более правильный выбор мы сделаем.

Инструменты: исследование рынка потенциальных поставщиков, проведение тендеров, переговоры.

Источники информации о поставщике:

✓ выставки;

✓ Интернет (специализированные порталы или сайты, реклама и рассылка);

✓ каталоги продукции и альманахи (типа «Я выбираю мебель», «Фототехника»);

✓ справочники типа «Желтые страницы»;

✓ отделы продаж, получающие информацию от покупателей о новых товарах и поставщиках;

✓ торговые и профильные журналы;

✓ торговые ассоциации;

✓ клубы закупщиков, объединения профессионалов.

Суть поиска поставщиков сведется к получению коммерческих условий и к выбору (в ходе переговоров, тендера или анализа предложений) наиболее подходящих.

Как правило, результатом такой работы является договор или контракт с поставщиком.

Образец договора с поставщиком представлен в главе 5.

В случае повторной или регулярной поставки

Поставщик получает от компании заявку на товар согласно действующим договоренностям с поставщиком и заранее согласованным коммерческим условиям.

Инструменты: база данных на товар, предоставленные поставщиком каталоги товара. Эти инструменты нужны для того, чтобы собрать и структурировать информацию о товаре. У компании нет другого источника информации о товаре, кроме той, которую предоставляет поставщик. На этом этапе важно выяснить все, что влияет на поставку и продажу товара: наличие инструкций на русском языке, сертификатов, гарантий, данные об упаковке, сроки подтверждения и отправки заказа, рекламная поддержка и POS-материалы, минимальная партия, комплектность, возможность и особенность транспортировки и таможенного оформления. Многие из этих данных могут стать предметом переговоров с поставщиками, о чем также будет сказано в главе 5.

База данных – один из важнейших инструментов, который часто недооценивают. Рассмотрим его подробнее.

База данных – это внутренний документ в электронном виде (чаще всего оформленный в таблице Excel), куда менеджер по закупке заносит всю информацию о товаре поставщика, ценах, скидках (всех возможных, полученных и неполученных), характеристиках, упаковке, комплектности, сроках годности и т. д. Важно: база – это личный рабочий инструмент менеджера. Но для всех менеджеров по закупкам в отделе должно быть соблюдено правило: база данных каждого менеджера должна быть оформлена: а) по единому принципу; б) понятно для его начальника или для сотрудника, который может занять его место, если этот менеджер вдруг уволится.

Так как все товары и поставщики разные, абсолютно одинаково базы у разных менеджеров сделаны быть не могут, но необходимо определить, какая именно информация (цена, скидки, упаковка и т. д.) и в каком порядке в базу заносится.

Этот документ появляется, когда работа с поставщиком приобретает регулярный характер, так как составление и ведение базы данных требуют времени. Зачем же менеджер должен тратить свое драгоценное время? Отвечаем: невозможно держать в голове информацию обо всей номенклатуре, которую поставщик может предложить в качестве ассортимента, невозможно помнить все закупочные цены и контролировать их, уповая только на свою память. Единожды затратив время на внесение товара в базу, затем экономим много времени при составлении каждого заказа и текущей оперативной работе с товаром. Используя эту информацию в максимально удобном для себя виде, менеджер может рассчитать предварительную стоимость заказа, увидеть величину скидки за заказ, увидеть соотношение ассортимента поставщика, дать оперативную информацию своим коллегам в случае запроса на тот или иной товар и т. д.

Что именно должно быть в базе:

✓ наименование товара (перечисление по группам, категориям и товарным позициям), причем важно вносить в базу не только поставляемый товар, но и потенциально интересный к поставке товар. Если ассортимент товара очень велик, то нужно выбрать те группы или категории товаров, которые для вашей компании актуальны;

✓ код или артикул поставщика и штрихкод (если есть). Возможно указание внутреннего кода вашей компании, если товар уже поставляется и внесен в вашу ассортиментную матрицу. Это облегчит поиск товаров и исключит дублирование наименования;

✓ цена или диапазон цен с возможными скидками. Так как величина скидок за партию может изменяться (в зависимости от объема, условий оплаты, величины кредитной линии, бонусов и т. д.), то менеджер при составлении заказа может заранее рассчитать стоимость поставки и выбрать нужное количество или способ оплаты;

✓ свойства (размеры, цвета, комплектация и т. д.); чем подробнее, тем лучше;

✓ упаковка или другие параметры, важные для логистики. Это позволяет на этапе заказа или формирования ассортимента от поставщика определять минимальную партию (например, коробка), своевременно подавать информацию на склад или в отдел логистики о величине заказа.

Рассмотрим пример – табл. 2.1.

Таблица 2.1. Фрагмент рабочей базы данных поставщика мебели

На основании такой базы очень удобно формировать и отправлять регулярные заказы поставщику. База со временем может менеджером дополняться и оптимизироваться. Имея такую базу, вы всегда сможете увидеть историю развития ассортимента от конкретного поставщика, динамику изменения его цен и условий.

Каталоги – также нужный инструмент, несмотря на кажущуюся его простоту и очевидность. Что может быть проще, скажете вы, – каталог поставщика или производителя? Зачем об этом говорить? На самом деле есть некоторые рекомендации, которые хотелось бы дать по этому инструменту.

1. Менеджер обязан иметь собственную базу рабочих каталогов и прайс-листов, документы технического характера, копии сертификатов и других важных для текущей работы документов, которые требуется периодически обновлять. Важно: грамотно составленный технический каталог – такой же инструмент, как и база данных. Без него трудно понять, как продукция выглядит, какими свойствами обладает, чем комплектуется. Чем более подробный в техническом плане каталог может предоставить поставщик, тем выше его профессиональный уровень и тем проще работать с товаром. Каталог – источник информации о товаре, для менеджера по закупкам это рабочий инструмент.

2. Житейский опыт подсказывает, что каталоги обладают свойством исчезать в недрах офиса (их часто требуют товароведы или менеджеры по продажам, чтобы познакомиться с товаром, маркетологи, даже складские работники и иногда – покупатели). Поэтому всегда нужно иметь запас каталогов, чтобы обеспечивать ими все подразделения компании, и всегда нужно иметь несколько каталогов про запас на тот случай, если затеряется рабочий экземпляр. Лучше всего будет, если свой рабочий экземпляр менеджер по закупкам подпишет или как-то еще обозначит (специальной наклейкой или фломастером). Это кажется пустяковым советом, но сколько раз в своей практике мы сталкивались с ситуацией, когда срочно нужно взглянуть, как выглядит товар, а каталога под рукой не оказывалось. Менеджер по закупкам не может позволить себе роскошь принимать решения наобум.

3. Рекомендуем хранить устаревшие каталоги и техническую информацию, т. е. вести архив данных по товару. Особенно это касается технически сложных товаров, т. е. тех, для которых могут понадобиться запасные части или детали. Это позволяет быть в курсе тенденций поставщика в части изменения товарных линеек, коллекций и цен.

Пример из личной практики. В 2000-е годы, работая закупщиком, я занималась сантехникой и поставками санитарной керамики (раковин, ванн, унитазов и т. п.) от известной финской фирмы. У меня хранился архив каталогов этой фирмы с 1979 года. Однажды в компанию обратился покупатель, который искал запасную деталь для системы смыва бачка – его модель смыва была примерно 90-х годов. Я знала о том, что завод выпускал детали и запчасти к своему товару в течение 25 лет (!) с момента, как товар был снят производства. По старым каталогам и номеру мы нашли эту деталь, узнали о наличии ее на заводе, и через короткое время довольный клиент получил свой заказ.