Читать книгу Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Анатольевна Бузукова - Страница 15

Сверка заказа с подтверждением, выставление счета-фактуры

Поставщик подтверждает заказ к поставке, высылая подтверждение. Задача менеджера на этом этапе – сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товара. Если заказ был заранее рассчитан, то сверка не займет много времени. В противном случае придется перепроверять каждую товарную позицию и пересчитывать (что обидно, так как часто – только на калькуляторе) сумму и количество товара. Если этого не сделать, то существует вероятность ошибки у поставщика (характерно, что ошибка, как правило, бывает не в пользу того, кто делал заказ) – расхождение в номенклатуре, цене и/или количестве товара.

Если на этом этапе требуется корректировка заказа, она происходит по инициативе закупщика.

Если корректировки не требуется, то заказ считается принятым и готовится к поставке.

На основании подтверждения выставляется счет[6] (счет-фактура, инвойс или проформа-инвойс – зависит от типа поставки), который и будет являться официальным документом и на основании которого будет производиться оплата заказа. По нему затем будут формироваться все документы по приему товара, вноситься предварительные данные в информационную систему.

Инструмент: подтверждение или счет поставщика, сертификаты.

Обязательное требование – только письменная форма. Устные подтверждения («Да, мы вышлем вам партию, как вы заказывали, – ровно 50 упаковок шампуня марки “X”) приниматься не должны. Как известно, слова – не документ, на них нельзя ссылаться в случае разногласий или проблемных ситуаций.

На этом же этапе менеджер по закупкам обязан проконтролировать или обеспечить наличие всех необходимых для поставки сертификатов.

Инвойс (англ. invoice) – в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

В российской практике документ, аналогичный инвойсу, отсутствует (счет-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового контроля, и потому не может считаться полным аналогом инвойса). В связи с этим в России обычно инвойс применяется лишь при международных поставках товаров.

Счет-фактура – документ строго установленного формата, который выписывается продавцом на имя покупателя после того, как покупатель принял товар.

Счет-фактура состоит из перечня поставленных товаров или услуг, их цен, номера отгрузочного документа, суммы счета, иных реквизитов. В счет-фактуру разрешается добавлять иные показатели при условии сохранения последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме.

Согласно ст. 169 Налогового кодекса РФ, счет-фактура является документом, который служит основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению.

Необходимо внимательно следить за оформлением счетов-фактур. Неправильно оформленный счет-фактура является любимым поводом для придирок налоговиков.

Источник: http://ru.wikipedia.org/

Рассмотрим пример – табл. 2.3 (на с. 74–75).

6

Инвойс, счет, проформа-инвойс, счет-фактура – в каждой компании могут быть свои документы. Суть всех этих названий в том, что это документ, перечень товаров к поставке, на основании которого затем будет производиться оплата. Для простоты мы будем пользоваться только термином «счет», хотя в вашей компании могут использоваться и иные названия таких документов.