Читать книгу Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Анатольевна Бузукова - Страница 25

Почему мы так много внимания уделяем отделу оперативного учета? Потому что эта функция в компании существует независимо от того, выделен ли под нее специальный отдел или сотрудник или нет. Если отдела или специалиста нет, то эту функцию выполняют менеджеры по закупкам (часто выполняют ее не совсем правильно – сказываются нехватка времени и общая нагрузка на людей). В таком случае в компании со значительным товарооборотом в учетной системе наступает хаос: товары вводятся в базу бессистемно, каждый менеджер имеет свое собственное представление о том, как правильно должен быть представлен товар в базе, за правильностью складских операций никто не следит, инвентаризации проводятся неправильно или не проводятся вообще. Последствия очевидны: пересортица, недостачи, злоупотребления, воровство, финансовые и товарные потери.

Поэтому правильно, если отдел ОУ в компании выделен как отдельная структурная единица в составе отдела закупок (особенно если товарооборот в компании превышает 1 млн руб. в месяц)[10]. Это подразделение становится ответственным за точность и своевременность занесения данных в систему, т. е. за информационную логистику. Это – нервная система всей компании; от ее правильной работы зависит сохранение средств.

Так как все движение товаров требует периодических ревизий и постоянного контроля, то отдел ОУ тесно взаимодействует с подразделением компании, ведущим учет и контроль денежных и информационных потоков (это может быть контрольно-ревизионный отдел КРО или – реже – бухгалтерия или финансовая служба).

Основные функции отдела оперативного учета. 

✓ Оформление приходных накладных на товары в информационной системе.

✓ Ведение внутренней документации (акты излишков, недостачи, пересортицы, перемещения на другие склады компании).

✓ Введение новых товарных позиций и закупочных цен в информационную систему.

✓ Расчет закупочных цен после получения информации от отдела закупок.

✓ Подготовка и проводка результатов промежуточных и плановых инвентаризаций.

✓ Ведение и контроль товарооборота на всех складах компании в информационной системе при приходовании прямых поставок на эти склады.

✓ Контроль, координация и консультирование сотрудниками ООУ ведения всех складов в магазинах и филиалах компании.

✓ Выборочный контроль и консультирование по правильности выписки счетов всеми подразделениями компании.

✓ Предоставление отчетной информации по остаткам, ценам, товародвижению и другим данным руководству отдела закупок, руководителю контрольно-ревизионной службы и другим контролирующим подразделениям компании по запросу.

Контроль за работой этого отдела необходимо осуществлять именно отделу закупок как звену, ответственному за ассортиментную и товарную политику в компании. Поэтому правильно отдел ОУ подчинить напрямую отделу закупок. Руководитель отдела закупок должен контролировать (и нести ответственность, конечно) за правильность внесения сотрудником ОУ всех данных в информационную систему (и в части нового товара, и в части правильности выписки накладных и составления актов по перемещению товара), за скорость обработки данных (по составлению отчетов или внесению данных по итогам инвентаризаций).

По сути, операционист отдела ОУ становится помощником для закупщика, его правой рукой по введению товаров в систему. Он также осуществляет связь между закупками и складами компании – часто именно он является «представителем» закупок на складе, решая в рамках своих полномочий мелкие вопросы по товару.

Пример из практики. Грузчик на складе не может найти товар согласно выписанной накладной. Он звонит операционисту с просьбой проверить, правильно ли выписана накладная, нет ли ошибок в коде. Операционист сверяется со счетом – ошибок в выписке накладной нет. Зная товар, он советует грузчику внимательно рассмотреть код на коробке, так как этот товар может иметь код, который указан в накладной, и иметь дополнительные буквенные обозначения, сбившие грузчика с толку. Грузчик, получив дополнительную информацию, осматривает коробку с товаром более внимательно, находит на обратной стороне правильный код и отгружает товар.

Ситуация кажется пустяковой, но она типична. И часто по таким во-про сам работники склада вынуждены обращаться к закупщикам или категорийным менеджерам (что неизбежно, так как товар отгружать надо, а никто другой такую информацию о товаре дать не может).

Конечно, функция ООУ только этим примером не ограничивается. Ниже приведен образец должностной инструкции операциониста отдела ОУ в компании, торгующей бытовой техникой и электроникой, имеющей и оптовые, и розничные продажи, насчитывающей пять филиалов и двенадцать магазинов федерального уровня.

Должностная инструкция операциониста отдела ОУ компании «Азимут»

1. Подразделение

1.1. Отдел оперативного учета является структурным подразделением отдела закупок компании.

1.2. Операционист ООУ административно подчинен руководителю отдела закупок.

2. Целевое назначение должности

2.1. Ведение учета движения товара на складах компании.

2.2. Контроль состояния складских запасов на складах компании.

2.3. Осуществление взаимодействия работы отдела логистики (транспортного отдела, складов компании) и отдела закупок, а также других подразделений компании, связанных с движением товаров.

3. Позиция должности

3.1. Операционист ООУ назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела закупок.

3.2. Операционист ООУ в своей деятельности руководствуется:

– действующим законодательством;

– внутренними нормативными документами компании;

– положением об ООУ;

– положением об отделе закупок;

– положением об ассортиментной политике компании;

– настоящей должностной инструкцией.

3.3. При отсутствии операциониста ООУ (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) его права и обязанности приказом начальника отдела закупок возлагаются на иного сотрудника ООУ или менеджера отдела закупок.

4. Должностные обязанности

Учет товародвижения

4.1. Введение новых товарных позиций в ассортиментную матрицу компании.

4.1.1. Введение позиций в справочник изделий учетной базы с проставлением всех технических характеристик, единиц измерения, комплектности.

4.1.2. Обновление данных в справочнике изделий (наименование, единицы измерения, коэффициенты пересчета, стоп-цены и др.).

4.2. Оформление приходных накладных на товары в учетной базе по соответствующим префиксам.

4.3. Ведение внутренней документации.

4.3.1. Акты излишка, недостачи, пересортицы.

4.3.2. Акты вывоза товара со склада (утилизация).

4.3.3. Акты перемещения на склады «Брака», «Рекламы», «Выставки» и обратно.

4.4. Ведение и поддержание файлов по расчету закупочных цен: фактических за прошлый месяц и текущих.

4.5. Расчет закупочных цен после получения информации от отдела закупок. Предоставление расчетов начальнику отдела закупок по фактическим ценам за прошедший месяц – до 3-го числа каждого месяца, по текущим – до 10-го числа каждого месяца.

4.6. Внесение в базу Axapta после утверждения начальником отдела закупок фактических закупочных цен за прошедший месяц для контрольно-ревизионного отдела (КРО) – до 4-го числа каждого месяца.

4.7. Внесение в базу Axapta после утверждения начальником отдела закупок текущих закупочных цен – до 15-го числа каждого месяца.

4.8. Еженедельная сверка баланса склада:

4.8.1) с данными складского учета (карточки товара) материально-ответственных лиц склада.

4.8.2) в денежном выражении с КРО.

4.9. Подготовка и проводка результатов промежуточных и плановых инвентаризаций после подписания соответствующих актов инвентаризации.

4.10. Ведение товарооборота на виртуальных складах филиалов в Axapta при приходовании прямых поставок на их склады.

4.11. Составление отчета по производителям и сериям – ежемесячно.

4.12. Контроль, координация и консультирование ведения виртуальных складов сотрудниками ООУ в филиалах.

4.13. Свободный (выборочный) контроль и консультирование по правильности выписки счетов всеми подразделениями компании.

4.14. Осуществление товарооборота по выставочному залу компании в соответствии с утвержденным регламентом.

4.15. Ежемесячное обновление сводного отчета по остаткам компании (обеспечение ввода новых производителей, новых товаров, новых групп товаров у ранее введенных производителей).

Предоставление отчетности

4.16. Ежемесячное составление шаблона для финансово-аналитического отчета по товарам до 2-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

4.17. Предоставление отчетной информации и необходимых данных руководству отдела закупок.

4.17.1. Контроль за регулярным предоставлением начальнику отдела закупок еженедельных (каждую пятницу) сводных отчетов от ООУ компании по товарному остатку на центральном складе и на складах в филиалах компании.

4.17.2. Еженедельные (каждая пятница) и ежемесячные (до конца 2-го рабочего дня месяца, следующего за отчетным периодом) отчеты по продаже/отгрузке с центрального склада и со складов филиалов компании в финансовом и товарном выражении.

4.18. Предоставление отчетной информации, затребованной КРО, в нужные сроки.

5. Ответственность

5.1. Надлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5.2. Выполнение распоряжений начальника отдела закупок.

5.3. Сохранение конфиденциальной информации.

6. Критерии эффективности работы

6.1. Оценка эффективности работы операциониста ООУ производится начальником отдела закупок.

6.2. Эффективность деятельности оценивается по следующим критериям:

– своевременность проведения всех операций по учету и движению товара, указанных в данной должностной инструкции, и соответствие проводимых данных;

– своевременность предоставления требуемой отчетной информации и соответствие ее исходным документам;

– немедленное извещение руководства и всех функционально заинтересованных структур компании о возникающих объективных проблемах на вверенных участках работы и своевременное разрешение этих проблем;

– контроль за проведением документов по товару другими подразделениями компании по правилам, установленным компанией, и соответствующими истинному положению дел.

Операционист ООУ ___________________________

Согласовано:

Начальник отдела закупок ___________________________

Начальник отдела логистики ___________________________

Начальник склада ___________________________

Начальник контрольно-ревизионного отдела

_______________________