Читать книгу Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Анатольевна Бузукова - Страница 14

На основании всех вышеизложенных инструментов менеджер по закупкам оформляет собственно заказ или заявку на поставку.

Инструмент: заказ, база данных по поставщику, реже – электронный заказ.

Форма заявки может быть любой: устной – в случае простого заказа однотипного товара, который уже давно поставляется и не требует никаких дополнительных согласований с поставщиком («Поставьте, пожалуйста, десять упаковок товара Х, артикул такой-то»); письменной – в электронной форме (опять же форма заявки произвольная – простое перечисление позиций или бланк-заявка по согласованной с поставщиком форме). Каждая компания вырабатывает ту форму заказа, которая ей удобнее. Письменная форма предпочтительнее, так как дает возможность сверить затем подтверждение с самой заявкой и проверить, те ли позиции и в том ли количестве нам будут поставлены.

Наша рекомендация: даже простые заявки оформлять в письменном виде, используя все данные из базы данных. Это дает возможность действовать быстро (не нужно писать лишнее, так как простым копированием можно дополнять разные позиции), заранее рассчитать стоимость и величину заказа. Поставщик, получая такую заявку, знает, что менеджер, приславший ее, контролирует ситуацию и вероятность того, что в заявку попадет «лишний» товар, будет минимальна. Кроме того, заранее рассчитанную поставку проще сверять с подтверждением – до статочно лишь сверить итоговые суммы, чтобы убедиться, что расхождений нет (или, наоборот, они есть).

Рассмотрим пример (табл. 2.2).

Таблица 2.2. Пример заказа, оформленного на основе базы данных

Важно: каждому заказу требуется присвоить номер. Он может быть любой, но рекомендуем использовать в номере заказа буквенное обозначение поставщика, порядковый номер поставки, год или месяц поставки, другую информацию (например, в какой магазин поставляется).

Например:

Заказ № GU-05-14 (означает, что поставщик Gustavsberg, порядковый номер заказа 5 в 2014 г.).

Заказ № ДШ-6(1)-14 (поставщик Дашков, заказ 6 (первая партия) в 2014 году).

Это нужно, чтобы вести контроль за количеством заказов и при сверке и оплате товара не путать похожие заказы. Кроме того, разные заказы могут выходить от поставщика в разное время (например, тот, что был подан раньше, выйдет позднее). Пользоваться номерами подтверждений поставщиков не всегда удобно, так как поставщики имеют абсолют но разные системы их присвоения. А задача менеджера по закупкам – унифицировать систему заказов и сделать эту систему максимально удобной для всей компании. Именно эти номера заказов будут рабочими и для склада, и для операционистов, вносящих товар в информационную систему, и для магазинов и отделов продаж, и для бухгалтерии при оплате заказов.

Порядковые номера позволяют менеджеру сразу видеть, какой товар поставляется чаще (номер декабрьского заказа АЗ-122-14 скажет нам, что в 2014 году от поставщика «Азимут» было поставлено уже 122 заказа, т. е. поставки идут по десять в месяц, в то время как по аналогичному товару код ВС-8-14 «Восток» поставил нам в этому году всего лишь 8 заказов). По каждому заказу можно будет вести архив (заказ, подтверждение, копии отгрузочных накладных и других транспортных документов, копии платежных документов, рекламации и кредит-ноты, другие документы, сопровождающие заказ), опираясь на единый номер.

Электронный заказ – разновидность размещения заказов поставщику на базе электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, EDI), а также использование электронных каталогов и синхронных данных о товарном запасе. Для этого как минимум требуется связать компанию и поставщика в единую информационную систему (EDI). Преимущества системы очевидны (надежность, скорость передачи и обработки данных), но пока это преимущественно действует в крупных западных сетевых компаниях.

С помощью электронного обмена данными (EDI) работают:

розничные сети: «Ашан», «Лента», «Метро», «Перекресток», «Седьмой континент», «Аптека 36,6», X5 Retail Group и другие сети;

производители: «Бритиш Американ Тобакко», «Быстрофф», «Колгейт-Пал-молив», «Кока-Кола», «Жилетт», «Клорокс», «Джонсон & Джонсон», «Марс», «Нестле», «Проктер & Гембл», «Юнилевер», «Вела», «Вимм-Билль-Данн».

Источник: сайт www.ecr-russia.ru