Читать книгу Dirección de recursos humanos en bibliotecas y otras instituciones - Federico Hernández Pacheco - Страница 30

El objetivo del análisis y la descripción de puestos de trabajo es definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Su importancia es tal, que debe ser un método fundamental para cualquier institución, pues es la base de todos los procesos, tales como la promoción, retribución o selección; a pesar de esto, muchas instituciones siguen considerando dichas actividades simples procedimientos de poca relevancia en comparación con otras herramientas o técnicas utilizadas en la dirección de recursos humanos. Antes de señalar su utilidad, reflexionemos sobre las siguientes cuestiones:

 ¿Cuántas veces hemos visto la desorientación de muchos trabajadores porque no saben exactamente cuáles son sus tareas y sus funciones?

 ¿Cuántas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una institución y nos damos cuenta de que esa persona no era la idónea?

 ¿Cuántas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o el lugar que ocupamos en nuestra institución?¹⁴¹

 ¿Cuántas veces como directores tenemos problemas para evaluar el rendimiento y modificar los salarios o las compensaciones de nuestros trabajadores?

La mayoría de las respuestas a estos cuestionamientos se encuentra en la dirección de la estructura humana y los flujos de trabajo de la institución, mediante un adecuado sistema de análisis y descripción de puestos de trabajo, que sentará las bases y en cierta medida, determinará el éxito o fracaso de muchos de los procesos y actividades.¹⁴²

Así, aunque existen modelos o estándares de análisis y descripción de puestos de trabajo, la institución debe desarrollar e implantar el sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su ejecución. El sistema elegido debe ser sencillo y claro para que cualquier persona lo comprenda; además, debe ser concreto y de fácil utilización. Hablamos de tener herramientas claras y sencillas que determinarán:

1 Los procesos de selección: cuando seleccionamos a alguien, lo que hacemos es establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo. Sobre la base de esa información, podemos desarrollar todo el proceso de selección propiamente dicho, que consiste en plantearnos qué técnicas vamos a utilizar, qué pruebas vamos a aplicar, cómo vamos a enfocar la entrevista, etcétera. Así, los perfiles profesionales se basarán en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a quien lo desempeñe. En este sentido, el uso de un sistema es indispensable para el reclutamiento, pues especificamos las características o exigencias que debe tener un candidato para desempeñar ese puesto de manera eficaz. En relación con las bibliotecas, deberíamos cuestionarnos cómo reclutaremos al personal y cómo realizaremos un proceso de selección, si no conocemos lo que el puesto pide a su ocupante.

2 Planes de carrera y promoción: al planear la carrera de un profesional en nuestra institución, se recomienda conocer sus necesidades futuras y los requisitos a considerar para satisfacer y responder a estos. Por lo tanto, será necesario saber qué puestos tenemos, cuáles vamos a crear, por qué los consideramos necesarios y qué características han de tener aquellas personas que los ocupen.

3 Valoración de puestos de trabajo: la valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información acerca del valor o el “peso” específico que tiene un determinado cargo, que es cuestión fundamental al establecer retribuciones. Para hacer una valoración de puestos, es necesaria la información aportada por el análisis y la descripción de puestos de trabajo, pues en virtud de no saber cuáles son las tareas de un puesto de trabajo, ¿cómo podremos determinar su valor?¹⁴³

4 Evaluación del desempeño: para evaluar o medir el desempeño de un trabajador, es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas que realiza, sus funciones y sus objetivos. Si no tenemos esta información ¿qué variables vamos a utilizar para medir su eficiencia?

5 Formación: planear la formación necesaria de un trabajador requiere saber lo que hace, cómo lo hace y dónde lo hace para determinar qué capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra carencia y, en función de ello, proporcionarle la formación adecuada.

6 Planeación de salarios: habitualmente, los salarios se basan en el valor de los puestos y en la evaluación del rendimiento de los trabajadores que los ocupan, por lo que es importante contar con esta información.

7 Diseño organizacional: el diseño de puestos de trabajo incluidos en el organigrama sólo se puede elaborar mediante un análisis y una descripción previos que permitan conocer las características definidas.

8 Seguridad: todas las situaciones de higiene y riesgos que pueda tener el trabajador, así como el establecimiento de medidas de prevención, sólo pueden darse con el uso de herramientas, análisis y descripción de puestos de trabajo.

9 Responsabilidades y relaciones laborales: al conocer los puestos de trabajo y las actividades que conllevan, se pueden resolver problemas de jerarquía, de comunicación e iniciar con un excelente punto de partida para determinar las responsabilidades y la mejor manera de llevar las relaciones laborales.¹⁴⁴

Figura 17. Herramientas para selección de personal

Fuente: Elaboración propia

Como podemos apreciar, el análisis y la descripción de puestos de trabajo son la esencia de todas las técnicas de dirección de recursos humanos. En las bibliotecas, se han hecho algunos esfuerzos que vinculan directamente las responsabilidades y los medios de un puesto de trabajo con las demás funciones de dirección de personas, aunque todavía falta incorporar nuevos paradigmas que modifiquen ciertas condiciones que presentan muchos trabajadores.

En este contexto, en cualquier estructura organizativa¹⁴⁵ existen los llamados “flujos de trabajo” que hacen referencia a la manera en que se ordenan y diseñan las labores a fin de cumplir los objetivos de producción de bienes o servicios de la institución. Estos flujos de trabajo se llevan a cabo mediante un análisis previo con el fin de examinar cómo se crea o añade valor a los procesos continuos. El análisis del flujo de trabajo estudia cómo el trabajo pasa del cliente o usuario a la institución para conocer sus necesidades y dónde los trabajadores añaden valor mediante una serie de procedimientos, hasta el momento en que éstos últimos abandonan la institución en forma de productos o servicios para ir a las manos del cliente o usuario.

A menudo, el análisis del flujo de trabajo revela ciertos pasos o tareas que pueden combinarse, simplificarse o incluso eliminarse.¹⁴⁶ Aquí es donde pueden aplicarse las técnicas de reingeniería, término acuñado por Hammer y Champy para reformular integralmente el diseño total de los procesos organizacionales con el objetivo de obtener mejoras decisivas en costos, calidad, servicio y velocidad.¹⁴⁷ La reingeniería se utiliza para identificar los puestos que pueden eliminarse o volver a combinarse a fin de mejorar los resultados de la institución.

Con este elemento, es necesario diseñar puestos de trabajo con el fin de organizar las tareas que deben llevarse a cabo en un cargo determinado. Así, los profesores Gómez-Mejía, Balkin y Cardy definen el diseño de puestos como el proceso por el cual se organiza el trabajo en una serie de actividades o tareas que deben realizarse en un puesto específico. Asimismo, argumentan que son tres los elementos que influyen en el proceso: el análisis de flujos de trabajo, la estrategia y la estructura organizativa; además, proponen cuatro formas distintas para diseñar un puesto de trabajo que son las siguientes:

 La simplificación de actividades;

 La ampliación y rotación del puesto de trabajo;

 El enriquecimiento del puesto, y

 El diseño del puesto de trabajo en equipos.¹⁴⁸

Una vez realizado el análisis de los flujos de trabajo y habiendo diseñado los puestos, la biblioteca o institución deberá definir las expectativas que tiene con respecto a cada uno de los trabajadores y/o comunicárselas. La mejor forma de hacerlo es mediante la siguiente técnica: