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2.3 Koordination Begehungstermine

Begehungstermine sind rechtzeitig im Vorfeld mit allen relevanten und beteiligten Personen abzustimmen. Diese Termine sollten vorab schriftlich mitgeteilt und von allen Begehungsteilnehmern rückbestätigt werden.

Die Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, eine Begehung mit einem Teil der nachfolgenden Personen durchzuführen:

•	interner oder externer Brandschutzbeauftragter
•	Fachkraft für Arbeitssicherheit
•	ggf. Sicherheitsingenieur oder HSE-Manager
•	externe Einsatzkräfte, z. B. Feuerwehr
•	Betriebs- oder Personalrat
•	betroffene Mitarbeiter
•	betroffene Fremdfirmen
•	direkter Ansprechpartner des internen oder externen Brandschutzbeauftragten (i. d. R. ist dies entweder die Betriebs- oder Personalleitung)

Begehungen sollten so geplant werden, dass ein reibungsloser Betriebsablauf trotz Begehung gewährleistet bleibt. Das heißt, bei der Zeitplanung ist darauf zu achten, mit welchen Bereichen wann begonnen wird; so sind die Küchen- und Kantinenbereiche möglichst nicht am späteren Vormittag zu begehen und die Produktionsbereiche nicht außerhalb der dort ablaufenden Aktivitäten – wohingegen eine Begehung vom Lager oder der EDV praktisch immer sinnvoll und möglich ist. Bereiche mit viel Publikumsverkehr sollten außerhalb der Besucherzeiten begangen werden. Gleiches gilt für Bereiche, die nur während eines Produktions- oder Maschinenstillstands begangen werden können.

Es empfiehlt sich, bei länger dauernden Begehungen einen Zeitablaufplan zu erstellen, aus dem ersichtlich ist, wann die Begehung in welchem Bereich stattfindet, vor allem, wenn die Begehung durch sensible Unternehmensbereiche führt.

Allgemein gilt, dass für Begehungen ausreichend Zeit einzuplanen ist. Der konkrete Zeitaufwand ist bei externen Brandschutzbeauftragten im Vorfeld mit den zuständigen Ansprechpartnern zu planen und abzustimmen.

Vor Begehungsbeginn sollte mit allen Beteiligten der letzte Dokumentationsbericht besprochen werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand sind und um über die einzelnen getroffenen Maßnahmen, die Mängelabarbeitung und über Problemstellungen aus der letzten Begehung informiert zu werden.

Bei getroffenen Maßnahmen zur Mängelabarbeitung sollten in der Besprechung mit allen beteiligten Personen sämtliche Dokumentationsunterlagen (Planunterlagen, Stellungnahmen, Gutachten usw.) in Augenschein genommen und kurz erläutert werden.

Nach einer Umsetzung von baulichen Maßnahmen ist es empfehlenswert, dass z. B. der planende Architekt bei der Vorbesprechung anwesend ist, damit durchgeführte bauliche Änderungen besprochen werden können.

Nachfolgend ein paar Punkte zur empfohlenen Vorgehensweise, welche im Vorfeld durch alle an der Begehung beteiligten Personen festzulegen ist:

•	zu begehende Bereiche, Zeitintervalle
•	genauer Umfang der Begehung (Welche Punkte werden kontrolliert?)
•	Teilnehmer (z. B. Führungskräfte, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte, Betriebs-/Personalrat, ggf. betroffene Mitarbeiter)
•	Anlässe (z. B. Maßnahmen aus der Gefährdungsbeurteilung, geänderte Gegebenheiten, Schadensfälle, Umbau- oder Neubaumaßnahmen)
•	durchzuführende Maßnahmen und deren Wirkungskontrolle
•	Zeitplan sowie die Verantwortung für die Umsetzung der Maßnahmen
•	Terminverfolgung und Kontrolle der Begehungen
•	Art der Kommunikation über die Inhalte/Maßnahmen der Begehung
•	Rückinfo über abgearbeitete Mängel
•	Festlegung des nächsten Begehungstermins
•	Art und Umfang der Dokumentation sowie deren Ablage, Verteilung und die Zugriffsmöglichkeiten