Читать книгу Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information: théorie, méthode et pratique - Группа авторов - Страница 13

Si l’on suit la norme ISO 15489, qui fournit un cadre conceptuel, l’étape suivante consiste à réaliser un plan de classement. Ce point est fondamental pour deux raisons principales au moins. Il s’agit du squelette sur lequel va reposer le système de Records Management, mais il s’agit aussi de se mettre en conformité avec la loi en vigueur. En effet, le SEn relève des «organes publics» soumis à la loi précitée sur l’information. Il en ressort que le SEn doit pouvoir garantir la transparence de ses activités (sous réserve de la loi sur la protection des données et de son règlement)¹⁹ en donnant accès à ses «documents officiels».²⁰ En outre, est réputé «compétent pour traiter une demande d’accès l’organe public qui a produit le document ou qui l’a reçu à titre principal».²¹ Déterminer qui détient la responsabilité d’un dossier est donc capital. Or de nombreuses incertitudes régnent à ce niveau: la Federführung n’est pas claire et cela est également valable pour les documents et dossiers partagés par plusieurs services de l’Etat, à l’instar des préavis. Enfin, le Règlement concernant les Archives de l’Etat, entré en vigueur le 1^er janvier 1993, précise que «les documents de l’administration qui ne présentent plus d’utilité immédiate doivent être constitués en dossier de préarchives et conservés», ²² et que ces documents doivent être «préarchivés selon un plan de classement établi par chaque organe, service ou établissement», les AEF pouvant en demander copie.²³ La tenue d’un plan de classement est donc obligatoire … depuis 1993!

Le plan de classement étant fondé sur les grandes fonctions d’un organisme, leur repérage a été réalisé grâce à une enquête par formulaire, chaque section ayant été invitée à réfléchir à l’ensemble des activités qu’elle effectue, à leur attribuer un nom et à les décrire, en listant les différents types de documents utiles et nécessaires à leur bon déroulement, quel qu’en soit leur support.²⁴ Au niveau le plus «profond» de description (à raison d’un formulaire par description), il s’agissait encore d’indiquer si la responsabilité de l’activité décrite (ou sous-activité, soussous-activité) incombait au service ou non. Le but était ainsi de constituer les dossiers maîtres documentant un processus complet d’affaires. C’est à partir de ce stade que pouvaient ensuite être formées les séries de records, ²⁵ auxquelles il a été décidé de ne pas attribuer de cote, leur classement se faisant par ordre alphabétique (noms d’entreprises, de chantiers, de personnes), par répartition géographique (districts), ou par ordre chronologique (par exemple selon la date à laquelle certaines mesures techniques ont été faites).

L’implication des uns et des autres, par le biais de discussions et réflexions, est devenue une réalité, les employés étant les acteurs de la mise sur pied de «leur» système de gestion. Sur la base de ces données (couplées aux analyses des dossiers et du contexte de l’organisme), la charpente du plan de classement a pu être dressée, sans perdre de vue sa finalité: répondre aux attentes des collaborateurs et leur être adapté. D’ailleurs, le plan de classement reflète aussi les savoirs et savoir-faire et participe ainsi à la «constitution d’un capital intellectuel».²⁶ Jusqu’alors les compétences étaient envisagées de façon unidirectionnelle. Or le Knowledge Management, en tant que management transversal complémentaire au Records Management, ²⁷ demande une démarche inverse: il s’agit de communiquer les connaissances et d’aller chercher celles des autres afin de les utiliser à bon escient. Grâce au plan de classement, un nouveau collaborateur aura rapidement un aperçu global de l’organisation du service et saura se situer en son sein, ce qui facilitera son intégration.

Quelques mots enfin sur l’évolution des documents au travers de leur cycle de vie et la procédure à suivre pour la constitution des dossiers. Les documents sous forme électronique déposés sur le serveur ont dû (et devront, car il s’agit d’un processus de longue haleine) faire l’objet d’une réévaluation, afin de déterminer s’ils étaient des records et documentaient un processus (dans le but d’intégrer un dossier maître). Certains collaborateurs ont toutefois souhaité pouvoir coter et avoir accès à des «non-records», proches de leurs dossiers. La solution proposée a été celle de regrouper tous les documents actifs, utiles au déroulement d’affaires en cours, au même endroit, de même que certaines pièces relevant de la documentation (directives techniques, documents de travail, modèles, lois et règlementations). Une fois un dossier achevé, les documents qui le constituent peuvent être envoyés vers un autre serveur, un miroir du premier (reprenant le plan de classement), où devraient être déposés, à terme, tous les documents dont les durées administrative et légale sont révolues. Le serveur informatique est ainsi plus proche d’un outil de Document Management, le miroir étant le vrai support des seuls records, qui doivent y être versés une fois leur utilisation courante terminée. C’est ce dernier qui, le cas échéant, pourrait faire l’objet d’un versement sous forme électronique aux AEF.

Cette solution a l’avantage d’être simple et peu coûteuse.²⁸ L’idéal, certes, eût été d’introduire une GED, avec des métadonnées et l’introduction de délais de conservation (versus autorisation d’élimination) automatisés. Or la Chancellerie planche actuellement, avec le Service de l’Informatique et des Télécommunications (SITEL), à la mise sur pied d’une GED.²⁹ Il a paru judicieux d’anticiper cette arrivée sans aller trop loin, au risque de devoir ensuite revenir en arrière. Le plan de classement s’adaptera sans problème à une GED et permettra de gagner du temps.

En guise de bilan, disons qu’il a fallu trouver un juste milieu entre un plan de classement «idéal», calqué sur les seules activités du service, et un plan de classement «pragmatique», réalisé sur la base des habitudes de travail. Le résultat obtenu a (et aura) l’avantage d’avoir tenu compte de l’avis des collaborateurs et des pratiques existantes, ce qui devrait permettre une meilleure acceptation, sans pour autant réduire le rôle important que seront amenés à jouer les chefs de section en informant et formant les employés du service.

On comprendra aisément que la période d’implémentation est beaucoup plus longue qu’on ne pourrait le croire, ou devrait être particulièrement soignée et faire l’objet d’un processus continu.³⁰ Il convient de ne pas oublier que les efforts fournis pour anticiper, contourner et résoudre les résistances face à la mise en place d’un système de Records Management ne sont jamais finis.³¹ Si certains, au lieu d’envisager un cycle de vie des documents, préfèrent le concept de continuum, on peut étendre cette idée à celui de l’audit, comme gage de contrôle qualité.