Читать книгу Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information: théorie, méthode et pratique - Группа авторов - Страница 23

Comme le profil de métadonnées se décline en deux types (GEVER ou FILES), l’évaluation des métadonnées n’est pas une tâche requise. Ainsi, elle n’implique pas l’engagement de ressources humaines et financières qui peuvent donc être utilisées pour d’autres activités et projets du centre d’archives. Découlant de cette constatation, ce profil de métadonnées tend à permettre une plus grande automatisation du processus de versement des documents, sans devoir systématiquement analyser et évaluer les métadonnées générées par les divers logiciels à l’origine des données électroniques à pérenniser. Cet avantage s’adapte bien à l’administration fédérale, dont le nombre de logiciels est relativement limité. Par exemple, ce sont Fabasoft et GEVER Office qui sont principalement utilisés à l’heure actuelle pour la gestion des documents.

L’inconvénient majeur de ce standard se rapporte à son orientation qui est très, voire trop, tournée sur les besoins de l’administration fédérale. Il peut représenter un frein certain à son utilisation dans d’autres organismes publics (cantons ou communes) et privés (entreprises). A titre d’exemple, mentionnons la présence de notions spécifiques, comme GEVER, ou de contraintes issues de l’environnement propre aux Archives fédérales suisses, telle l’absence d’un champ de métadonnée pour la cote. Le premier exemple se réfère au projet de mise en œuvre du Records Management au sein de l’administration fédérale. Quant au second, il tend à montrer que le profil de métadonnées n’est pas suffisamment neutre et générique pour d’autres institutions: le champ cote peut être très utile pour des institutions faisant de la numérisation de documents qu’elles conservent et qui portent déjà une cote. Certes, il est possible d’utiliser le champ de métadonnée «Données supplémentaires», mais il s’agit d’une solution «fourre-tout». Par analogie à l’évaluation des plans de classement, les positions «Divers» contiennent tout ce qui ne peut pas être classé ailleurs et ne sont pas conservées sur le long terme. Les bonnes pratiques tendent à éviter le plus possible leur utilisation, ce qui devrait aussi se faire pour les métadonnées et le champ «Données supplémentaires».

L’absence d’information de représentation peut poser un problème pour la conservation des données électroniques et pour les mesures de préservation. Le paquet d’informations n’est dès lors plus indépendant de l’environnement logiciel. En effet, cette information peut exister dans le logiciel de gestion de la plateforme d’archivage, mais elle n’est, dans ce cas, pas directement rattachée au fichier concerné.

Ne s’appuyant pas sur des standards de métadonnées connus internationalement, ce profil de métadonnées peut engendrer des coûts supplémentaires lors de l’acquisition du logiciel de gestion de la plateforme d’archivage numérique, dont les fournisseurs sont plutôt étrangers à la Suisse. L’un des tests proposé par ce genre d’application consiste à garantir la conformité du fichier contenant les métadonnées. Il faut dès lors le personnaliser entièrement selon ce profil de métadonnées.