Читать книгу Informationswissenschaft: Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information: théorie, méthode et pratique - Группа авторов - Страница 27

L’utilisation du standard METS apporte un avantage indéniable au Matterhorn METS Profile, puisqu’il est utilisable dans un grand nombre de logiciels de gestion de plateforme d’archivage numérique. De par cette présence, il participe à la garantie de l’interopérabilité entre divers systèmes d’archivage numérique. En outre, l’utilisation de METS n’amène pas de contraintes qui empêcheraient ou gêneraient l’utilisation de ce profil par une bibliothèque. En effet, Dublin Core peut être utilisé avec METS.

L’évaluation des documents papier implique des ressources en temps, financières et personnelles que toute institution conservant des archives investit. Seulement, elle ne concerne pas les métadonnées, car ces dernières existent en nombre restreint. Au contraire, les possibilités de documenter tout le cycle de vie des données ont fortement augmenté avec l’avènement de l’informatique dans notre quotidien. Il est dès lors devenu nécessaire d’effectuer également une évaluation des métadonnées qui sous-entend une analyse du processus dématérialisé à l’origine des documents (lorsqu’il existe). Une nouvelle tâche est ainsi apparue dans le cahier des charges des archivistes. A terme, elle conduira à une plus grande richesse et qualité des métadonnées qui sera à la disposition de la communauté d’utilisateurs des fonds d’archives. Ainsi que nous le voyons, ce premier «désavantage» représente en fait une évolution du métier de l’archiviste.

Comme le Matterhorn METS Profile utilise PREMIS pour l’information de pérennisation, une difficulté peut apparaître quand les données électroniques à conserver ne proviennent pas de logiciels de gestion des documents. Rappelons que ce standard préconise une saisie automatique des métadonnées et aucune intervention directe de l’homme. Néanmoins, la plupart des activités informatiques²⁷ sont inscrites dans des journaux d’événements, communément appelés fichiers log (à savoir un simple fichier texte). Prenons comme exemple les documents numérisés pour lesquels le processus de numérisation doit être documenté. Une solution possible consiste à programmer un outil qui extrairait les informations requises depuis les journaux d’événements créés lors de la numérisation et les inscrirait dans les métadonnées du paquet numérique correspondant. C’est cette approche que se proposent d’utiliser les Archives de l’Etat du Valais pour ce genre de cas.

Le Matterhorn METS Profile contient des métadonnées sur les droits d’accès relatifs aux documents encore soumis à un délai de protection. Cette affirmation sous-entend que des dossiers clos, mais encore utilisés par le producteur, sont versés aux archives. Autrement dit, les concepteurs du profil préfèrent la conception d’un cycle de vie continu des documents à la théorie des trois âges, ²⁸ puisqu’elle répond mieux aux besoins actuels en matière de droits d’accès. Cette nouvelle approche du cycle de vie implique un lien dynamique avec l’application qui gère le personnel de l’administration. Les Archives de l’Etat du Valais font l’hypothèse que cette base de données est et sera mise à jour régulièrement (dès que des mutations au sein du personnel ont lieu) par le Service des ressources humaines. Cette situation entraîne le constat suivant: le lien entre les deux applications doit être maintenu actif tant que des documents conservés sur la plateforme de pérennisation et d’archivage seront soumis à un délai de protection et utilisés par le service versant. Elle ne concerne pas l’utilisation des archives par des tiers, dont les droits sont gérés par l’application scopeArchiv. Au final, ce «désavantage» peut différer d’une institution à l’autre et, dans certains cas, constituer un changement de paradigme.