Читать книгу Aprovisionamiento y montaje para servicios de catering. HOTR0308 - José Luis Sesmero Carrasco - Страница 23

Capítulo 3

Relaciones con otros departamentos

1. Introducción

El departamento de montaje, por su complejidad y extensión, siempre tiene espacios en común con el resto de departamentos de la empresa. En una organización empresarial esto debe ser tomado como una oportunidad para que los departamentos no sean ‘áreas estancas’, sino que compartan todos esos trabajos en común y se aporten mutuamente todo lo que los profesionales de cada área puedan dar por su experiencia y formación.

En este capítulo veremos cómo el área de logística debe estar en continuo contacto con el resto de departamentos, bien a través de reuniones ordinarias o cada vez que surja una necesidad.

2. La relación interdepartamental

Si en el contexto hostelero la relación interdepartamental es fundamental para el buen funcionamiento global de la empresa, en unos servicios que pueden llegar a ser tan complejos y variados, y en muchas ocasiones enormes en número de comensales que atender, este factor es más que importante.

Las relaciones entre los departamentos de una empresa de catering deben centrarse en llevar a cabo tres líneas fundamentales:

1 La presentación de nuevos desarrollos por parte de cualquier departamento, para su puesta a disposición al resto de la empresa.

2 El diseño y realización de cada evento concreto.

3 El uso de cada material, materia prima, espacio dentro de las instalaciones, etc., para coordinarlo con el resto de departamentos.

En el día a día de una empresa de catering, las reuniones para plantear servicios deben ser continuas, aunque establecidas con la lógica que marque la propia organización de los distintos eventos. Pero no solo deben ser reuniones al hilo de la preparación de servicios contratados, también debe haber reuniones periódicas para exponer nuevas vías de negocio, explicar nuevas adquisiciones de maquinaria o utensilios, presentar menús, etc.; todo ello para conseguir que cualquier departamento pueda, en el planteamiento de su trabajo, contar con las posibilidades que le brindan los nuevos desarrollos de sus compañeros, y que todos puedan aportar sus experiencias para seguir realizando un buen trabajo en el presente y futuro.

Usualmente, los trabajadores de una empresa hostelera gustan de poder ofrecer una muy amplia oferta de productos a sus clientes para no tener que atender demasiadas ‘peticiones extraordinarias’, que les rompería la mise en place, haciendo uso siempre de lo que se tiene preparado. En este contexto, los trabajadores tienen este campo mucho más abierto a aquello que el cliente desee, por lo que las preparaciones (sobre todo en el área de montaje) no siempre pueden llevarse a cabo con mucha antelación. Eso es algo a lo que deben estar preparados todos los departamentos, y que exige que entre ellos haya una comunicación muy fluida, fácil y sin trabas, con todos los elementos previamente pactados y dados a conocer.

Definición

Mise en place

Es un término francés que significa “puesta en su lugar”. Es la preparación previa a los servicios, en la que se coloca todo lo necesario en su lugar, de forma accesible y en cantidad suficiente.

2.1. Importancia de la comunicación interdepartamental

Una buena comunicación entre departamentos estará fundamentada en dar a conocer todos los requisitos a tener en consideración ante cualquier evento, estableciendo las tareas o funciones propias de cada departamento, para poder llevar a cabo con el mayor éxito posible cualquier propuesta. Así algunos de los motivos o causas a exponer en cualquier encuentro son:

1 Comunicación para saber con la mayor anticipación posible qué materiales deberán preparar, adquirir, reparar o modificar antes de las jornadas de montaje.

2 Comunicación para poder rectificar en algún momento de la preparación, al instante en que se produzca un cambio de parecer por parte del cliente (que los hay).

3 Comunicación para poder contratar el personal o las empresas externas necesarias para acometer todos los trabajos necesarios.

4 Y comunicación para coordinar todos los movimientos, y aprovechar las sinergias de todos los profesionales de cada una de las áreas y departamentos de la empresa.

Además de las reuniones ordinarias y extraordinarias que se pudieran planificar para llevar a buen término toda esta comunicación interdepartamental, habrá que establecer unos sistemas de memorándums, correos electrónicos u otros documentos, que se recibirán en tiempos pactados y por los profesionales asignados para esas tareas.

La comunicación es fundamental en todas las empresas.

Las empresas de grandes dimensiones, que necesitan una mayor departamentalización y cuyas plantillas están bastante dimensionadas, funcionan de forma algo más compleja, por lo que los distintos departamentos, áreas o sectores tienen pactados entre sí unos procedimientos en los que se especifica la forma de actuar, sobre todo en cuanto a las relaciones interdepartamentales se refiere. En estos procedimientos se especifica:

1 Los tiempos de respuesta para cada petición.

2 Las personas encargadas de recibir y enviar cada comunicado en cada departamento.

3 Las formas de proceder en cada tarea de cada área o profesional y las comunicaciones que generan o esperan.

4 Los formularios a utilizar para cada tipo de comunicado.

5 Las personas implicadas en cada tarea y el nivel de decisión que tiene cada una de ellas.

6 Los profesionales que vendrán a cubrir vacantes por bajas, vacaciones u otras contingencias.

7 La periodicidad de las reuniones ordinarias y las situaciones en las que se convocarán las extraordinarias, así como los cauces para dichas convocatorias y las personas implicadas.

Otra de las razones por lo que la coordinación es fundamental es la imagen que se da a los clientes. Una empresa poco coordinada es muy fácil de detectar por un posible cliente, y esto es algo muy negativo para darse a conocer. El cliente debe ver cómo se van cumpliendo los plazos pactados y que todos los profesionales con los que trate en cada fase estén perfectamente al corriente de lo tratado anteriormente, y dando siempre las mismas respuestas y alternativas. Es una cuestión de seriedad que no podría ser bien llevada de no existir coordinación entre los profesionales de cada departamento.

Importante

La coordinación es fundamental de cara al público ya que ofrece al cliente la confianza de que los trabajos se realizan en tiempo y forma correcta.

Recuerde

Todo aquello que un departamento pueda proponer, desarrollar o incluso inventar, como complemento a la oferta a clientes, suele tener repercusiones en el trabajo del resto de áreas de la empresa. Las reuniones periódicas tienen el objetivo de ir presentando todas estas nuevas líneas, máquinas, menús, ofertas o utensilios, que harán más atractivo el producto/servicio en el mercado, y para que todos los profesionales sepan cómo incluirlas en su trabajo diario.

Aplicación práctica

Una empresa de catering ofrece diferentes servicios tematizados por diferentes culturas, a través de distintos menús internacionales: comida árabe, comida mediterránea, comida mejicana, comida hindú o comida andaluza, con el consiguiente montaje en ambientes acordes con cada cultura. Sin embargo, durante la presentación de la oferta a un cliente este no encuentra su servicio ideal de entre los que se le presentan, y más bien le agradaría una mezcla de todos ellos. ¿Cuál sería la actitud correcta, tanto del personal del área comercial como del resto de jefes de equipo de todos los departamentos?

SOLUCIÓN

Las actitudes correctas consistirían en:

Moverse dentro de los márgenes pactados con el resto de departamentos, e intentar satisfacer al cliente con elecciones múltiples, que sean técnicamente posibles.

Intentar que el cliente se ciña a lo ofertado o hacer las modificaciones que se saben de antemano que son viables (gracias a las reuniones con otros departamentos), y dejar todo lo extraordinario hasta saber si es posible.

En definitiva, todas las aptitudes que se basen en reuniones y pactos entre los departamentos (tanto posteriores como anteriores al trato con el cliente) deben ser correctas. Como aptitudes incorrectas definiríamos todas las que dan por buenas cualquier situación no expuesta con anterioridad o que arriesgue los sistemas de producción y desarrollo y el cierre de la venta.

3. Resumen

La comunicación interdepartamental se centrará en tres aspectos fundamentales: presentación de nuevos desarrollos o adquisiciones, coordinación de cada evento y uso de espacios, maquinaria o equipos de trabajo.

Todo aquello que un departamento pueda proponer, desarrollar o incluso inventar, como complemento a la oferta a clientes, suele tener repercusiones en el trabajo del resto de áreas de la empresa.

Para una mejor coordinación se debe establecer un sistema de reuniones ordinarias, en las que se exponga todo lo que va aconteciendo en el día a día de cada departamento, así como reuniones especiales al hilo de cada evento a organizar. Se establecerán tanto la periodicidad de las reuniones ordinarias, como procedimientos para convocar las especiales.

La comunicación se hace pues fundamental para el normal desarrollo de todas las funciones de los departamentos, debiendo la empresa formar en este sentido a sus trabajadores.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. Los departamentos de una empresa de catering deben comportarse como áreas estancas

1 Verdadero

2 Falso

2. ¿Cuáles de las siguientes afirmaciones deben ser líneas a seguir en la relación inter-departamental de una empresa de catering?

1 Presentación de nuevos desarrollos.

2 El diseño y realización de cada evento.

3 El uso de materiales, materias primas, espacios en las instalaciones, etc.

4 Todas las anteriores son correctas.

3. Explique en un párrafo corto de qué tipo serán las reuniones que deberá mantener el departamento de montaje con el resto de departamentos de la empresa.

4. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es una razón importante por la que la comunicación entre departamentos debe ser fluida?

1 La contratación de materiales de montaje, que cada departamento puede hacer por separado.

2 La preparación de los servicios, que está muy abierta a lo que el cliente desea para cada evento.

3 La convocatoria de reuniones, que se harán siempre que un departamento lo necesite.

5. ¿Cómo se establece la relación interdepartamental en las empresas grandes con plantillas muy dimensionadas?

1 A través de órdenes de altos mandos.

2 Con reuniones establecidas en los estatutos del trabajador.

3 Con procedimientos pactados por todos los departamentos de la empresa.

4 A través de correos electrónicos o mensajes instantáneos.