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Die 8 Verschwendungsarten © Jörg Gottschalk

Gesetzliche Bestimmungen müssen eingehalten und umgesetzt werden. Die Wirtschaftlichkeit muss im Auge behalten werden. Außerdem steht das große Thema Digitalisierung vor der Tür, das wir so umsetzen müssen, dass echte Effizienz- und Qualitätsgewinne in unseren Prozessen realisiert werden. Dabei lässt sich heute kaum abschätzen, welche Auswirkungen die Digitalisierung auf Versorgungsstrukturen, auf Medizin und Pflege und auf den künftigen Krankenhausalltag haben wird. Es mag sein, dass dieser Alltag in zehn Jahren völlig anders aussieht als heute.

Es gibt also einiges zu tun und für dieses Tun stellt Teamboarding nun eine Basis zur Verfügung. Die Methode ruht auf drei Säulen:

 dezentral organisierten Verbesserungsteams,

 der Arbeit am Teamboard und

 einer klar strukturierten Regelkommunikation (wie kommunizieren wir wann und wo miteinander)

Jeder Arbeitsbereich, zum Beispiel eine Station, der OP, die Notfallaufnahme, bildet jeweils ein Verbesserungsteam, das aus den dort tätigen Mitarbeitenden besteht. Die Verbesserungsteams arbeiten kontinuierlich und in kleinen Schritten daran, ihre Abläufe und Prozesse zu verbessern. Dabei werden sie von ihren Führungskräften und allen anderen Beteiligten (vor Ort) unterstützt.

Alles Tun und Verändern dreht sich um diese drei zentralen Bausteine.

3 Säulen im Teamboarding © Jörg Gottschalk

Jedes Verbesserungsteam führt vor Ort ein frei zugängliches Teamboard (siehe nebenstehende Abbildung), das sämtliche Informationen zu laufenden Verbesserungsmaßnahmen für alle offen und transparent zur Verfügung stellt. Am Teamboard finden die meisten Treffen im Rahmen der Regelkommunikation statt.

Teamboard Muster © Jörg Gottschalk

Die Regelkommunikation definiert, wann sich wer mit wem trifft, um gemeinsam Probleme zu besprechen und Lösungen zu finden. Der Grundgedanke dabei lautet: Wir treffen uns oft, aber kurz und effizient.

Regelkommunikation sieht die folgenden vier Treffen vor.

Schema Regelkommunikation © Jörg Gottschalk

 Das Boarding dient dem täglichen Austausch und der Information über Probleme und Neuerungen innerhalb eines Teams.

 Die wöchentliche Unterstützerrunde bietet die Gelegenheit, andere Beteiligte außerhalb des Teams zum eigenen Board einzuladen.

 Im wöchentlichen Teamwork wird der größte Teil der gemeinsamen inhaltlichen Verbesserungsarbeit geleistet.

 Die (meist) monatliche Führungsrunde dient dazu, Führungskräfte an das Board zu holen, sie zu informieren, ihre Hilfe und möglichst rasche Entscheidungen zu erhalten.

Ein wichtiger Unterschied zu früher: Alles passiert vor Ort, kontinuierlich, gemeinsam, berufsgruppenübergreifend und hierarchieübergreifend.

Mitarbeitende werden, wenn sie nicht auch Mitglied im Kernteam{1} sind, vor allem in das Boarding involviert und nehmen themenbezogen an der Unterstützerrunde oder am Teamwork teil. Sie können über ein einfaches Verfahren ihre Ideen oder Probleme in den Verbesserungskreislauf einbringen: Sie dürfen eine Verbesserungskarte (siehe folgende Abbildung) an das Board hängen.

Verbesserungskarte © Jörg Gottschalk

Gegenüber herkömmlichen Verfahren weist Teamboarding drei Besonderheiten auf:

 Die Verbesserung von Prozessen und Abläufen passiert in kleinen Schritten und nicht in großen Projekten.

 Teams haben das Recht, Unterstützer zu ihrem Board einzuladen, zum Beispiel andere Chefärzte bzw. Chefärztinnen, unterstützende Servicebereiche oder andere, die helfen können. Damit überwinden wir leichter die üblichen Schnittstellengrenzen.

 Führungskräfte nehmen regelmäßig an der Regelkommunikation vor Ort teil. Sie sind so besser informiert, können direkter unterstützen und schnellere Entscheidungen treffen.

Wir stellen außerdem klinikweit sicher, dass

 jeder und jede Mitarbeitende Probleme und Ideen ohne die geringste Hürde benennen kann – jederzeit und immer,

 möglichst viele Mitarbeitende an einer Lösungsfindung und deren Umsetzung aktiv mitwirken können,

 alle zeitnah über den aktuellen Arbeitsstand informiert sind,

 Führungskräfte und Schnittstellenpartner sich aktiv und vor Ort einbringen.

Im Kern geht es im Teamboarding um Struktur, Transparenz, die Fokussierung auf Verbesserung, um bereichs- und hierarchieübergreifende Zusammenarbeit, um direkte Führungsunterstützung und um Kontinuität in der Verbesserungsarbeit. Und das alles passiert gegen die Naturgewalten des operativen Alltags, die jede zur Verfügung stehende Zeit und Energie aufsaugen wie ein durstiger Schwamm.

Es entsteht ein geschlossener, fest installierter und kontinuierlicher Verbesserungskreislauf (siehe nebenstehende Abbildung).

Verbesserungskreislauf © Jörg Gottschalk