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Regelkommunikation

Das Herzstück eines Verbesserungsprozesses ist das gezielte Miteinandersprechen in fest definierten Gruppen und zu regelmäßigen Zeiten. Verbesserungsarbeit soll regelmäßig und strukturiert ablaufen. Sie findet oft, kurz und effizient statt. Sie orientiert sich am Prozess, deshalb sind die Kommunikationsrunden stets berufsgruppen- und hierarchieübergreifend besetzt.

Die Regelkommunikation besteht aus vier Kommunikationsrunden: dem Boarding, der Unterstützerrunde, der Führungsrunde und dem Teamwork.

 Das Boarding findet viermal wöchentlich für zehn Minuten statt. Es nimmt das Verbesserungsteam teil. Das Ziel besteht darin, alle Beteiligten zeitnah und kurz über den Status der Verbesserungsmaßnahmen, aktuelle Entscheidungen oder neue Themen zu informieren und diese miteinander zu diskutieren.

 Die Unterstützerrunde erfolgt im zweiwöchigen Wechsel mit der Führungsrunde und dauert fünfzehn Minuten. Es nehmen das Kernteam und Unterstützer auf Einladung teil. Die Runde dient dazu, Probleme oder sonstige Themen mit den Schnittstellenpartnern zu besprechen und einer Lösung zuzuführen.

 Die Führungsrunde findet im zweiwöchigen Wechsel mit der Unterstützerrunde statt und dauert ebenfalls fünfzehn Minuten. Es nehmen das Kernteam und die Unternehmensleitung teil. Diese Runde dient dem Austausch, der Information, der Unterstützung und der Entscheidung.

 Das Teamwork findet einmal wöchentlich für sechzig Minuten statt. An dieser Runde nimmt das Kernteam teil, das themenbezogen weitere Beteiligte oder Gäste dazu bittet. Hier findet ein wesentlicher Teil der Verbesserungsarbeit und der Entscheidungsfindung statt.

Regelkommunikation Struktur © Jörg Gottschalk

So entsteht ein fest definierter Kommunikations- und Problemlösungskreislauf. In Kurzform läuft dieser Kreislauf wie folgt ab:

Ziele, Probleme oder andere Veränderungspotenziale stellen den Input dar. Das Boarding dient allen Beteiligten als Informations- und Diskussionszentrale. Bei Bedarf werden Unterstützer an das Board geladen. Führung nimmt regelmäßig teil (dazu mehr im Kapitel 9). Im Teamwork werden Probleme bzw. Themen bearbeitet. Lösungen werden in Form von Regeln definiert und verbindlich umgesetzt.

Damit diese Treffen regelmäßig stattfinden, werden verbindliche Termine festgelegt. Die ständige und komplizierte Suche nach gemeinsamen Terminen entfällt damit.

Die Teilnahme an den Treffen besitzt eine hohe Priorität. Die Dienstorganisation (z. B. Schichtdienst) und die aktuelle Arbeitssituation in den Bereichen wird es zwar nicht zulassen, dass immer alle Beteiligten regelmäßig und vollständig teilnehmen können. Wir wollen jedoch höchstmögliche Kontinuität erreichen. Deshalb sollen die Treffen verpflichtend wahrgenommen werden.

Es gilt: Treffen im Rahmen der Regelkommunikation sind keine Runden, die nur dann besucht werden, wenn gerade keine andere Arbeit anfällt. Sie gelten als fester Bestandteil von Arbeit und dürfen nur dann versäumt werden, wenn es außerordentliche und besonders wichtige Gründe gibt.

Der Grund für diese außerordentliche Dringlichkeit ist leicht nachzuvollziehen: Je mehr Menschen sich beteiligen und informiert sind, umso schneller können wir Probleme lösen und Entscheidungen nachhaltig umsetzen.

 

Verbesserungskreislauf im Teamboarding © Jörg Gottschalk

Boarding als Teil der Regelkommunikation

Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen einer Verbesserungseinheit werden regelmäßig am Boarding teilnehmen. Es findet viermal wöchentlich am Teamboard statt und dient dem kontinuierlichen und kurzfristigen Austausch und der Information über Probleme und Neuerungen innerhalb eines Teams. Es nehmen alle Mitarbeitenden teil, die im Dienst und abkömmlich sind. Abkömmlich bedeutet, dass gegebenenfalls eine wachhabende Mindestbesetzung vorgehalten werden muss. Abkömmlich bedeutet nicht, wie bereits erwähnt, dass man nur dann teilnimmt, wenn nichts anderes zu tun ist. Das Boarding besitzt eine hohe Priorität.

Das Boarding beginnt immer pünktlich und endet nach spätestens zehn Minuten. Es wird stets von einem Moderator / einer Moderatorin geleitet.

Das Treffen folgt einer einheitlichen Agenda. Die Agenda befindet sich am Board im Segment Kommunikation.

Agenda Boarding © Jörg Gottschalk

Die regelmäßige Teilnahme am Boarding ist wichtig, weil so alle Mitarbeitenden des Verbesserungsteams auf dem Laufenden gehalten werden. Alle können sich einbringen, Probleme benennen, kritische Hinweise geben oder Lösungsvorschläge unterbreiten.

Außerdem ist eine regelmäßige Teilnahme deshalb von Bedeutung, weil sie einen wichtigen Teil der Umsetzung von Maßnahmen darstellt. In jedem Bereich arbeiten viele Menschen, die von neuen Abläufen bzw. Regeln erfahren müssen. Die direkte, regelmäßige und offene Kommunikation am Board stellt dafür eine wichtige Informationsquelle dar. Manchmal gilt: Steter Tropfen höhlt den Stein.

Wenn Mitarbeitende zum Boarding erscheinen, werden sie in einer Gruppe von circa fünf bis fünfzehn Mitarbeitenden zusammenstehen. Der Moderator / die Moderatorin wird pünktlich beginnen und gemäß der Agenda einen kurzen Blick auf die Kennzahlen werfen. Anschließend werden neue Verbesserungskarten besprochen, es wird der Status laufender Maßnahmen diskutiert und es werden aktuelle Entscheidungen oder Neuerungen vorgestellt.

Mitarbeitende können und sollen sich aktiv in die Diskussion einbringen, denn die Gruppe ist auf das Wissen jeder und jedes Einzelnen angewiesen. Außerdem können sie über das Ausfüllen einer Verbesserungskarte neue Themen in den Verbesserungskreislauf einbringen. Darauf komme ich im folgenden Abschnitt noch genauer zu sprechen.

Die Treffen am Board unterliegen einigen wenigen Spielregeln (siehe nebenstehende Abbildung).

Die Boardverantwortlichen und die jeweiligen Moderatorinnen und Moderatoren achten darauf, dass diese Regeln eingehalten werden. Letztlich ist aber jeder und jede gefragt!

Spielregeln am Teamboard © Jörg Gottschalk