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Die Vorstufe jeder Organisations-Optimierung ist die Untersuchung und Beschreibung des aktuellen Status quo Ihrer Praxis-Strukturen und -Abläufe. Diesem Vorgehen kommt deshalb eine besondere Bedeutung zu, da die meisten Problemlösungen in Praxen bekannt bzw. durch eine einfache Selbstanalyse identifizierbar sind, es fehlt jedoch an einem Vorgehen, das diese transparent macht. Grob eingeteilt lassen sie sich die Möglichkeiten, zu Verbesserungen der Praxisarbeit zu gelangen, wie folgt skizzieren:

 mit Hilfe einer professionell angelegten Patientenbefragung können ca. 15% der möglichen

 Verbesserungsansätze identifiziert werden,

 eine Erhebung der Mitarbeiterinnen-Anregungen führt zu weiteren 40% an Optimierungsansätzen,

 ein einfacher Best Practice-Vergleich des Praxismanagements ermittelt den Großteil der verbleibenden Ansätze.

Bestehen nach Durchlaufen dieses Prozedere und entsprechenden Veränderungen immer noch Organisations-Probleme, kann für deren Lösung gezielt auf externe Hilfe zurückgegriffen werden.