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Bislang haben Sie sich mit Meinungen, Einschätzungen und Ansichten zu Ihrer Organisation beschäftigt, nun geht es darum, die Arbeit in Ihrer Praxis konkret zu untersuchen. Das Instrument hierfür ist die Arbeitsanalyse. Neben ihrem konkreten Einsatz für Ihr Optimierungsziel ist es empfehlenswert, auch diese Untersuchung einmal jährlich vorzunehmen, um auf diese Weise die Effizienz des Arbeitsflusses zu erhöhen, denn erfahrungsgemäß schleichen sich immer wieder Verhaltensweisen und Regelungen ein, die den Arbeitsablauf hemmen, ohne dass es von den Beteiligten registriert wird.

Zur Durchführung wird keine externe Hilfe benötigt, sondern man kann eine solche Untersuchung mit Hilfe einfacher „Bordmittel“ durchführen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Aufbau- und Ablauforganisation, Bestellsystem und ärztliches Zeitmanagement mit der Patientenstruktur überprüfen und synchronisieren. Die Umsetzung erfolgt am einfachsten mit Hilfe eines Patienten-Laufzettels, auf dem alle Arbeiten – hier beschränkt man sich auf die am häufigsten wiederkehrenden - für die Dauer einer Woche nach Art, Dauer und Verantwortlichem / Ausführendem dokumentiert werden.

Diese Datenbasis erstellt ein Abbild der Arbeitsprozesse, die dann optimiert werden können. Durch die Zusammenführung aller Daten entsteht ein mehrdimensionales Abbild der Praxis-Arbeitsabläufe. Hieraus wird u.a. erkennbar,

 was in der Praxis während der Patientengespräche geschieht,

 in welchem Umfang und mit welchen Konsequenzen unangemeldete Patienten die Abläufe beeinflussen,

 welche Aufgaben die Mitarbeiterinnen mit welcher Arbeitsauslastung ausführen (Grundlage der Personalplanung),

 ob die Arbeitsabläufe optimal koordiniert sind,

 wie sich die Aufenthaltszeit der Patienten zusammensetzt,

 etc.