Читать книгу Organisation - Klaus-Dieter Thill - Страница 15

Praxisorganisation umfasst auch das ärztliche ZeitmanagementPraxisteams, die sich zu einer Optimierung ihrer Organisation entschließen, konzentrieren sie sich in den meisten Fällen auf Aspekte wie das Bestellsystem oder die Koordination von Aufgaben und Abläufen. Ein wichtiger Ansatzpunkt bleibt hierbei meist unberücksichtigt: die Strukturierung des ärztliche Zeitmanagement. Nachhaltige Organisationsverbesserungen sind aber nur möglich, wenn die Praxisorganisation mit dem ärztlichen Arbeitsverhalten und der Patientenstruktur synchronisiert ist, andernfalls laufen die meisten Verbesserungsansätze ins Leere. Insights durch SelbstbeobachtungZwar meinen Praxisinhaber, auf die persönliche Arbeitsorganisation angesprochen, dass sie ihre Zeitverwendung überblicken, doch bei detaillierter Nachfrage zeigt sich stets das Gegenteil, denn zu einem großen Teil agieren Ärzte aufgrund ihres Arbeitsaufkommens, ohne hierüber weiter nachzudenken. Ein einfaches Zeitverwendungs-Protokoll (Time Use-Check) reicht aus, dem eigenen Verhalten auf den Grund zu gehen. Mit seiner Hilfe dokumentieren Sie für eine oder zwei Wochen alle Arbeiten, die Sie pro Tag erledigen, nach Art und Zeitaufwand. So lässt sich Ihre Zeitverwendung nach den verrichteten Tätigkeiten, Zeitpunkten und Dauer genau erfassen und anschließend analysieren. Die Vorteile:

 es findet eine Bewusstmachung statt, was Sie täglich tatsächlich leisten,

 für jede Aktivität ist der exakt anfallende Zeitbedarf eruierbar und es kann überprüft werden, ob er in der jeweiligen Dauer auch angebracht ist,

 delegierbare Arbeiten kristallisieren sich heraus,

 der Einfluß von Störungen kann quantifiziert werden,

 die Aufteilung der Arbeiten ist neu arrangierbar, z. B. dadurch, dass gleichartige Tätigkeiten zeitlich gebündelt werden.

Identifizierung der Mikro-StörungenDer besondere Vorteil des Time Use-Prinzips liegt in der Möglichkeit, die Mikro-Störungen des Zeitmanagements zum identifizieren. Hierzu zählen die in der Einzelbetrachtung marginalen Tätigkeiten, deren Dauer vergleichsweise so gering ist, dass sie kaum beachtet werden, die sich aber in der Summe, die aufgrund der Unscheinbarkeit jedoch nie gebildet wird, auf Ihrem Zeitkonto deutlich niederschlagen. Beispielsweise fand ein Allgemeinmediziner u. a. heraus, dass seine - unnötigen - Unterlagen-Transporte zum Empfangsbereich durchschnittlich 90 Sekunden dauerten. Im Mittel kam er 48mal pro Tag dorthon, insgesamt ein Zeitverlust von über einer Stunde, verschwendet mit unnötigen Botengängen. Tablet-gestützte ErfassungFür derartige Dokumentationen waren früher Erfassungsblätter und Listen notwendig, die dann noch ausgezählt werden mussten. Heute können diese Arbeiten schnell und weitgehend automatisiert mit Tablet PCs durchgeführt werden, Auswertung inklusive. Viele hierzu geeignete Apps sind sogar kostenlos erhältlich.