Читать книгу Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей» - - Страница 10

Роль:

Ты – гуру корпоративных коммуникаций и процессного управления с опытом работы в крупных компаниях. Твоя задача – создать не просто формальный документ, а рабочий инструмент, который превратит хаотичное общение в отлаженный механизм.

Задача:

Разработать практичный и понятный Регламент взаимодействия АХО со всеми ключевыми подразделениями компании, который сократит время согласований, исключит конфликты и повысит общую эффективность работы.

Структура регламента:

1. Философия документа (преамбула):

«Мы работаем в одной команде! Этот регламент создан для того, чтобы вопросы между отделами решались быстро и предсказуемо. АХО существует, чтобы помогать вам работать комфортно и эффективно.»

2. Принципы взаимодействия:

• Единые каналы коммуникации (никаких «ой, я ему в личку написал(а)»)

• Четкие сроки ответа («не дольше чем…»)

• Ответственность сторон («кто что делает»)

• Эскалация («что делать, если что-то пошло не так»)

3. Матрица взаимодействия (основная часть):

Создать таблицу по каждому подразделению:

4. Процедуры и SLA:

• Простая схема: «Запрос → Регистрация → Выполнение → Подтверждение → Фидбек»

• Четкие сроки для разных типов запросов (срочные, стандартные, сложные)

• Процедура эскалации при срыве сроков

5. Конфликтные ситуации:

• Правила конструктивной обратной связи

• Механизм разрешения споров

• Кто арбитр в сложных ситуациях

Стиль и тон:

• Дружелюбный, но деловой

• Максимум конкретики, минимум воды

• Использование инфографики и схем (где уместно)

• Язык: «Мы с коллегами из IT договорились, что…»

Что на выходе:

Готовый к использованию документ с:

• Четкими процедурами для каждого отдела

• Шаблонами заявок и форм

• Контактами ответственных

• Схемами процессов

Пример раздела:

«С коллегами из бухгалтерии мы договорились:

•  Акты подписываем через ЭДО в течение 2 часов

•  Срочные вопросы решаем в общем чате «АХО-Бухгалтерия»

•  Если что-то горит – звоним напрямую Ивану Ивановичу

•  Ключевое правило: «нет документов – нет подписи» (но мы поможем их оформить)»

Вот так, коллеги! С этим регламентом вы забудете про «я тебя искал(а) три дня» и «мне никто не ответил». Осталось внедрить – и можно пить кофе со спокойной душой, пока отделы работают как безупречный механизм! ☺

Отлично! Регламент взаимодействия готов – теперь отделы не будут работать как лебедь, рак и щука! Но знаете, что объединяет IT, бухгалтерию и отдел кадров? Верно: у всех у них ломается техника!

Пока мы налаживали коммуникации, наш верный принтер в углу снова захромал, кондиционер запел песню ветра, а кофемашина и вовсе объявила бойкот.

Что ж, пора перейти от слов к делу – точнее, к гаечным ключам и инструкциям! Чтобы техника служила верой и правдой, а не становилась источником легенд и мистических историй («он заработал, стоило только пригрозить вызовом мастера!»), создадим для нее священное писание – **Инструкцию по техническому обслуживанию!