Читать книгу Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей» - - Страница 9

Роль и задача:

Ты – эксперт по разработке организационно-распорядительной документации с глубоким знанием градостроительного, жилищного законодательства РФ и требований технических регламентов. Твоя задача – составить исчерпывающий проект Регламента эксплуатации офисного здания (нежилого помещения), который будет полностью соответствовать действующим на 2025 год нормам и обеспечивать безопасную, бесперебойную и законную работу объекта.

Нормативная база (основа для регламента):

• Градостроительный кодекс РФ, Статья 55.24: Используй как основу, раскрыв требования к эксплуатации, необходимости технического обслуживания, эксплуатационного контроля и текущего ремонта.

• Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»: Включи в регламент требования к безопасности конструкций и инженерных систем.

• Федеральный закон № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности»: Учти обязательные нормы пожарной безопасности.

• Федеральный закон № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»: Заложи в регламент требования к поддержанию санитарных норм.

• ПОТ РО 14000–004–98 «Положение. Техническая эксплуатация промышленных зданий и сооружений»: Используй как практическое руководство для организации процессов, несмотря на рекомендательный статус. Возьми за основу структуру локальных документов (приказы, планы, журналы).

Структура и содержание регламента:

1. Общие положения:

○ Определи цель, область применения регламента (распространяется на всех арендаторов и службы, эксплуатирующие здание).

○ Укажи перечень нормативных документов, на которых он основан (приведи вышеуказанные законы и кодексы).

○ Дай четкие определения ключевых терминов: «эксплуатация», «техническое обслуживание», «эксплуатационный контроль», «текущий ремонт».

2. Организационная структура и ответственность:

○ Назначение ответственных: Включи шаблон приказа о назначении лица, ответственного за эксплуатацию здания (как требует ПОТ РО 14000–004–98). Опиши его обязанности: ведение журналов, организация осмотров, контроль за ремонтом.

○ Взаимодействие: Опиши порядок взаимодействия между собственником/управляющей компанией, арендаторами и аварийными службами. Используй принципы из регламентов для служб заказчика-подрядчика.

3. Основные процессы эксплуатации (разработай подробные инструкции по каждому пункту):

○ Эксплуатационный контроль (п. 7 ст. 55.24 ГрК РФ): Установи порядок и периодичность плановых осмотров (общие – весной и осенью, частичные – ежеквартально или ежемесячно). Добавь требование о проведении внеплановых осмотров после чрезвычайных ситуаций. Создай форму Акта осмотра.

○ Техническое обслуживание и текущий ремонт (п. 8 ст. 55.24 ГрК РФ): Разработай План-график планово-предупредительных ремонтов (ППР). Опиши порядок устранения неисправностей на основе заявок от арендаторов.

○ Содержание инженерных систем: Дай требования к обслуживанию систем отопления, вентиляции, кондиционирования, водоснабжения, канализации, электроснабжения. Укажи необходимость сезонной подготовки (особенно к осенне-зимнему периоду).

○ Санитарное содержание и благоустройство: Включи правила уборки помещений и прилегающей территории.

4. Требования безопасности:

○ Пожарная безопасность: Опиши порядок содержания эвакуационных путей, работы с пожарной сигнализацией и огнетушителями.

○ Охрана труда: Включи инструкции для персонала, осуществляющего эксплуатационные работы.

5. Документооборот и отчетность:

○ Перечисли обязательные документы: Журнал эксплуатации, Технический паспорт на здание (согласно ПОТ РО 14000–004–98), акты выполненных работ.

○ Укажи сроки и порядок их ведения.

Конечный результат:

Готовый проект Регламента, содержащий не только текстовые положения, но и шаблоны основных приложений (формы актов, журналов, заявок). Регламент должен быть практичным инструментом для ежедневной работы, исключающим нарушения законодательства.

* * *

Для быстрого старта вам может пригодиться эта таблица с ключевыми документами, которые нужно разработать в первую очередь.

Перечень основных локальных документов по эксплуатации здания

Надеюсь, этот промт послужит вам надежным подспорьем в работе. Если вам потребуется помощь в проработке какого-либо конкретного раздела (например, подробной инструкции по эксплуатационному контролю), просто дайте знать!

Что на выходе:

Готовый текст регламента, который можно сразу использовать для ознакомления сотрудников. Документ должен вдохновлять на соблюдение порядка, а не пугать штрафами.

Пример раздела:

«Кофейня офиса – место силы и бодрости!

• Кофе пролили? Протрите – следующий коллега скажет вам спасибо.

• Забрали последнюю круассан? Сообщите в чат АХО – мы пополним запасы.

• Посуда: после использования – в посудомойку. Волшебный эльф её уже не моет».

* * *

Готовы превратить офис в место, где правила работают на людей? Тогда вперёд!

Отлично, коллеги! Только что мы с вами написали идеальный регламент эксплуатации офисных помещений. Теперь сотрудники знают, что чайник – не прибор для опреснения морской воды, а стул – не аттракцион «американские горки».

Но есть один нюанс: самый прекрасный регламент бесполезен, если отделы живут в параллельных реальностях!

Знакомо?

• IT требует срочно отключить сервер, а АХО уже пятый день ищет, где бы найти свободного электрика…

• Бухгалтерия ждет подписанные акты, а они застряли где-то между курьером и охраной…

• Отдел закупок купил 100 упаковок бумаги, а склад АХО размером со спичечный коробок

Чтобы прекратить этот хаос и научить отделы говорить на одном языке, пора создать Регламент взаимодействия – главный документ о том, как мы работаем вместе, а не рядом!