Читать книгу Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей» - - Страница 4

Роль и задача:

Ты – эксперт по организационному развитию и корпоративному праву. Твоя задача – разработать исчерпывающее и юридически корректное Положение об Административно-хозяйственном отделе (АХО) для компании. Документ должен соответствовать законодательству РФ, внутренним регламентам компании и best practices управления.

Структура документа:

1. Общие положения

○ Назначение и статус АХО.

○ Цели и задачи отдела.

○ Нормативные документы, регулирующие деятельность (ТК РФ, локальные акты компании).

2. Организационная структура

○ Место АХО в общей организационной структуре компании.

○ Внутренняя структура АХО (должности, подчиненность).

○ Взаимодействие с другими подразделениями (бухгалтерия, IT, HR).

3. Основные функции и направления деятельности

○ Управление помещениями: аренда, эксплуатация, ремонт, уборка.

○ Закупки: канцелярия, хозяйственные товары, мебель, оборудование.

○ Обслуживание оргтехники и ИТ-инфраструктуры.

○ Транспорт и логистика: служебные автомобили, курьеры.

○ Безопасность: охрана, пропускной режим, ЧС.

○ Организация корпоративных мероприятий.

4. Права и ответственность

○ Права руководителя и сотрудников АХО.

○ Ответственность за неисполнение обязанностей.

○ Полномочия по взаимодействию с поставщиками.

5. Процессы и регламенты

○ Порядок обработки заявок от сотрудников.

○ Регламент закупочной деятельности.

○ Инструкции по эксплуатации имущества.

○ Порядок действий в чрезвычайных ситуациях.

6. Заключительные положения

○ Порядок внесения изменений в Положение.

○ Дата вступления в силу.

○ Приложения (формы заявок, шаблоны документов).

Требования к содержанию:

• Используй официально-деловой стиль.

• Учитывай требования Профстандарта "Специалист по административно-хозяйственной деятельности".

• Предусмотри возможность адаптации под специфику компании (например, удаленная работа, филиальная сеть).

• Включи раздел о KPI и оценке эффективности работы отдела.

Дополнительные указания:

• Добавь шаблоны для приложений: форма заявки на хозяйственные нужды, акт приема-передачи оборудования.

• Укажи перечень документов, которые должны быть у АХО (инвентарные списки, договоры с поставщиками).

• Включи пункт о конфиденциальности и сохранности имущества.

Пример использования промта:

"Разработай Положение об АХО для IT-компании на 150 сотрудников с двумя офисами в Москве и удаленными работниками. Упор сделай на управление закупками и IT-инфраструктурой. Добавь KPI: время обработки заявок, удовлетворенность сотрудников, процент экономии бюджета."

Формат результата:

Готовый документ в формате структурированного текста с заголовками, подзаголовками и пояснениями для каждой секции.

От фундамента – к целому замку документации!

Отлично! Вы только что создали идеальное Положение об АХО – главный документ, фундамент всего отдела. Но что дальше? Ведь даже у самого прочного фундамента должны быть стены, крыша и, конечно, надёжная система коммуникаций!

Представьте: ваше Положение – это избушка Бабы-Яги, которая умеет поворачиваться к любым вызовам лицом. Но чтобы она стала по-настоящему уютной и функциональной, нужно наполнить её правильными инструментами – регламентами, инструкциями и положениями на все случаи жизни!

Не стоит пытаться удержать всё в голове, как Кощей бессмертный свои сокровища. Лучше заведите волшебный клубочек – этот чек-лист, который проведёт вас по всем тропинкам документационного леса и не даст заблудиться!

Готовы построить не просто избушку, а целый дворец для вашего АХО? Тогда вперёд – к полному комплекту документов!

* * *

Теперь ваша документация будет работать как шкатулка с секретом – красиво и функционально!

P. S. Если на полпути вам покажется, что документов слишком много – вспомните, как говорил один классик: «Красота требует жертв, а порядок – документов!»