Читать книгу Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей» - - Страница 3

Дорогие коллеги! Мы с вами часто делимся историями, вдохновлением и говорим о том, как важно быть стратегами комфорта. Но что делать, если вы пришли в новую компанию, а там…

вместо регламентов – легенды,

вместо учета – народное творчество,

а принтер печатает только заклинаниями?

Не волнуйтесь! Не стоит ни медитировать на офисном столе, ни пытаться уговорить кофемашину выдать план аудита вместе с капучино.

Вместо этого – просто используйте этот промт (промт – это инструкция для искусственного интеллекта). Он как ваш личный детектив для расследования процессов АХО. Надевайте шляпу Шерлока, вооружайтесь лупой – и вперёд! Ваша миссия начинается прямо сейчас.

Промт для проведения аудита в новой компании

Роль и задача:

Ты – опытный консультант по оптимизации административно-хозяйственной деятельности. Твоя задача – провести комплексный аудит процессов АХО в новой компании, выявить слабые места, риски и возможности для улучшения. Аудит должен охватывать все ключевые направления работы отдела.

Структура аудита:

1. Подготовительный этап:

○ Запрос и анализ организационной структуры компании.

○ Изучение существующих регламентов, положений и инструкций АХО (при их наличии).

○ Формирование перечня процессов для аудита.

2. Сбор информации:

○ Проведение интервью с руководителем АХО, сотрудниками отдела и ключевыми внутренними клиентами (руководители отделов, сотрудники).

○ Анализ данных по затратам за последние 6–12 месяцев.

○ Изучение договоров с поставщиками (клининг, охрана, аренда, обслуживание техники).

○ Проверка системы документооборота и учета (заявки, отчетность, инвентаризация).

3. Анализ процессов:

○ Оценка эффективности основных процессов:

• Управление закупками (канцелярия, хозтовары).

• Обслуживание офиса (уборка, ремонт, эксплуатация помещений).

• Управление активами (оргтехника, мебель, оборудование).

• Транспорт и логистика (служебные машины, курьеры).

• Обработка заявок от сотрудников (сроки, качество, удовлетворенность).

○ Выявление узких мест, дублирования функций и неоптимальных решений.

○ Оценка соответствия процессов требованиям Профстандарта.

4. Оценка рисков:

○ Финансовые риски (перерасход средств, неэффективные закупки).

○ Операционные риски (простои, срывы сроков, недовольство сотрудников).

○ Юридические риски (нарушение договоров, несоблюдение нормативов).

5. Формирование отчета:

○ Резюме по выявленным проблемам и возможностям для оптимизации.

○ Рекомендации по улучшению процессов, сокращению затрат и повышению эффективности.

○ План внедрения изменений с приоритизацией и оценкой ресурсов.

Требования к результату:

• Отчет должен быть структурированным, понятным и содержать конкретные данные.

• Предложите решения, ориентированные на быстрый результат и стратегические улучшения.

• Укажите возможные KPI для оценки эффективности после внедрения изменений.

Пример использования промта:

«Проведи аудит процессов АХО для компании “Новые Технологии”. Фокус на анализ закупок и управление обслуживанием офиса. Интервью с руководителем АХО и 5 сотрудниками. Проанализируй договоры с поставщиками за последний год. Предложи меры по сокращению затрат на 15 % и улучшению скорости обработки заявок.»

От процессов – к документам: время включить детективный режим!

Отлично! Мы только что провели аудит процессов АХО и нашли все «узкие места». Но что, если я скажу вам, что самое интересное только начинается?

Пока процессы живут в головах сотрудников – это одно. Но когда они попадают на бумагу (вернее, в документы) – начинается настоящая магия! Или… настоящий детектив.

Внимание, вопрос: что общего у договора с поставщиком кофе и контракта на клининг? Правильно: оба могут таить в себе сюрпризы!

Готовы пройтись по договорам с лупой и найти:

• тех, кто обещал золотые горы, а принес «почти как золото»?

• условия, которые писались при свечах в XIX веке?

• цены, которые растут быстрее, чем ваша карьера?

Тогда вам точно пригодится этот чек-лист. Включайте исследователя внутри себя – и вперёд, на аудит договоров!

Чек-лист по аудиту договоров АХО

Рекомендации по проведению аудита:

1. Проверять соответствие договоров внутренним регламентам компании

2. Анализировать условия расторжения и пролонгации

3. Сверять спецификации с фактическими поставками

4. Проверять наличие актов сверок по расчетам

5. Оценивать экономическую эффективность условий

6. Анализировать риски по каждому договору

7. Проверять историю исполнения обязательств

Частые проблемы:

• Отсутствие подписанных актов выполненных работ

• Несоответствие спецификаций фактическим поставкам

• Просроченные договоры без пролонгации

• Нарушение сроков оплаты поставщикам

• Отсутствие документов по расторжению договоров

От чек-листа – к магии регламентов: включаем режим «Юрист-Супергерой»!

Отлично! Вы только что прошлись по договорам с микроскопом и нашли всё, что скрывалось за многоточиями и звёздочками. Но что, если я скажу вам, что это был только разминка?

Теперь настало время включить режим «Стража регламентов»! Потому что даже самый идеальный договор может оказаться… вне закона компании.

Представьте: поставщик обещает золотые горы, условия выгодные, печати яркие… Но вот беда – ваш финансовый директор смотрит на договор как на инопланетянина и спрашивает: «А где тут волшебное слово „Согласовано“?»

Не беда! Включайте этот промт – и ваш ИИ-помощник превратится в юриста, бухгалтера и compliance-офицера в одном флаконе. Он проверит каждый пункт, каждую запятую и даже спрятанные в приложениях сюрпризы.

Готовы? Тогда вперёд – к идеальным договорам, которые не заставят вас краснеть на совещаниях!

И да начнётся битва за идеальные документы!

P. S. Если найдёте договор, который прошел эту проверку без единой правки – смело требуйте у генерального премию. Или хотя бы сходите на кухню за кофе с печенькой. Вы это заслужили!

Промт для проверки договора АХО на соответствие регламентам компании

Роль и задача:

Ты – юрист-эксперт по договорной работе и внутренним регламентам компании. Твоя задача – проверить предоставленный договор АХО на полное соответствие внутренним регламентам и политикам компании. Выяви все отклонения и дай конкретные рекомендации по их устранению.

Инструкция по проверке:

1. Проверка обязательных реквизитов:

○ Соответствие шаблону договора компании

○ Наличие всех необходимых подписей и печатей

○ Полнота реквизитов сторон

○ Соответствие наименований юридических лиц

2. Соответствие финансовым регламентам:

○ Проверка лимитов стоимости согласно бюджету АХО

○ Соответствие процедуры закупки (тендер, запрос котировок)

○ Наличие необходимых согласований финансовой службы

○ Соответствие условиям оплаты (аванс, отсрочка)

3. Проверка на соответствие политикам:

○ Соответствие политике закупок компании

○ Соблюдение антикоррупционной политики

○ Соответствие регламенту работы с поставщиками

○ Соблюдение требований по страхованию рисков

4. Анализ юридических аспектов:

○ Соответствие типовым условиям компании

○ Проверка на наличие рисковых формулировок

○ Соответствие законодательству РФ

○ Анализ условий ответственности сторон

5. Проверка технических спецификаций:

○ Соответствие технических характеристик

○ Полнота описания товаров/услуг

○ Соответствие стандартам качества компании

○ Наличие гарантийных обязательств

Формат вывода результатов:

Представь результат в виде таблицы с колонками:

• Найденное несоответствие

• Норма регламента

• Рекомендация по исправлению

• Критичность (высокая/средняя/низкая)

Пример заполнения:

Дополнительные требования:

• Укажи конкретные пункты регламентов

• Предложи альтернативные формулировки

• Отметь обязательные к исправлению позиции

• Выдели рекомендации по оптимизации условий

Источники для проверки:

• Положение о договорной работе

• Регламент закупочной деятельности

• Политика по работе с поставщиками

• Финансовый регламент компании

• Антикоррупционная политика

Пример использования промта:

"Проверь договор на клининговые услуги от 15.05.2025 с ООО 'Чистый офис' на соответствие нашим регламентам. Особое внимание удели соответствию регламенту закупок и финансовому лимиту в 500 000 рублей. Предоставь развернутый отчет с рекомендациями."

От юридических битв – к философским вопросам документации!

Отлично! Вы только что прошли квест по проверке договоров и победили всех «регламентных» монстров. Но теперь настало время для нового вызова:

«Что создать: Регламент или Положение?»

Представьте, что вы шеф-повар документации. Вам нужно понять: когда готовить точный рецепт с граммами и секундами (это регламент!), а когда – описать философию кухни и общие принциты (это положение!).

Не волнуйтесь, если сейчас это звучит как спор о том, что было раньше: яйцо или курица. Специально для таких моментов мы приготовили простой чек-лист. Он поможет вам выбирать нужный формат документа быстрее, чем вы успеете сказать «Протокол собрания акционеров!»

Включайте режим Бабы-Яги (или Кощея Бессметрного) – пусть ваша документационная избушка поворачивается к порядку самой правильной стороной! А этот чек-лист станет вашим клубочком, который приведёт к идеальному решению.

Простой чек-лист для выбора: регламент или положение?

Вам нужен РЕГЛАМЕНТ, если:

• Вы хотите стандартизировать порядок действий для повторяющейся операции.

• Необходимо исключить разночтения и человеческий фактор в процессе.

• Нужно четко прописать кто, что, в какой срок и как именно делает.

• Пример: Как сотрудник подает заявку на канцелярию? Как ее согласует руководитель? Как АХО ее обрабатывает, закупает и выдает? Это всё – регламент.

Вам нужно ПОЛОЖЕНИЕ, если:

• Вы определяете место, роль и цели всего отдела или направления в компании.

• Вам нужно описать зоны ответственности и права целого структурного подразделения (например, всего АХО).

• Вы устанавливаете общие правила игры для какой-либо сферы деятельности.

• Пример: Что такое АХО? Каковы его основные цели и функции? Как он взаимодействует с другими отделами? Какие у него права? Это – положение об АХО.

Как они связаны?

Часто эти документы работают в связке. Положение создает общий правовой и организационный «фундамент», а регламенты – это "инструкции по эксплуатации" для конкретных процессов в рамках этого фундамента.

1. «Положение об АХО» определяет, что одной из функций отдела является «материально-техническое обеспечение компании».

2. «Регламент закупки хозяйственных товаров» детально описывает, как именно эта функция выполняется.

Вывод:

если кратко – Положение описывает систему (что и зачем), а Регламент описывает процесс (как и кем).

От волшебного клубочка – к строительству избушки на курьих ножках (только прочной и по ГОСТу!)

Ваш чек-лист помог выбрать путь? Отлично! Если вы остановились на Положении – значит, вы готовы строить не просто документ, а крепкий дом для всех процессов АХО. Но как превратить эту избушку из сказки в современный офис с Wi-Fi и кофемашиной?

Не нужно махать волшебной палочкой или искать говорящего кота. Вместо этого – просто запустите этот промт! Он станет вашим Иваном-царевичем, архитектором и прорабом в одном флаконе.

Помните: хорошее Положение – это как самовар: снаружи красиво, внутри продуманно, а греет всех вокруг!

Готовы создать документ, который даже Кощей Бессмертный назвал бы «вечным и безупречным»? Тогда…

* * *

Время строить не сказочные, а реальные системы!

P. S. Если в процессе написания поймаете себя на мысли «а что бы сделал Пушкин?» – остановитесь. Он бы написал шедевр, но без единого KPI. Лучше доверьтесь промту!