Читать книгу Книга-конструктор административного директора «Сборник Промтов для АХО: от ключей до нейросетей» - - Страница 5

1. Организационные документы

• Положение об Административно-хозяйственном отделе

• Должностные инструкции сотрудников АХО

• Положение о материальной ответственности

• Регламент взаимодействия с другими подразделениями

2. Управление помещениями и инфраструктурой

• Регламент эксплуатации офисных помещений

• Инструкция по техническому обслуживанию

• Положение о порядке проведения ремонтных работ

• Регламент уборки помещений

• Инструкция по эксплуатации систем кондиционирования

3. Закупки и МТО

• Положение о закупочной деятельности

• Регламент закупки хозяйственных товаров

• Инструкция по работе с поставщиками

• Регламент управления складом МТР

• Инструкция по инвентаризации

4. Управление оргтехникой и оборудованием

• Регламент обслуживания оргтехники

• Инструкция по эксплуатации копировальной техники

• Положение о выдаче и учете расходных материалов

• Регламент ремонта оборудования

5. Транспорт и логистика

• Положение об использовании служебного транспорта

• Регламент организации командировок

• Инструкция по техническому обслуживанию транспорта

• Положение о курьерской службе

6. Безопасность и охрана труда

• Инструкция по пожарной безопасности

• Регламент эвакуации при ЧС

• Положение о пропускном режиме

• Инструкция по охране труда для сотрудников АХО

7. Управление заявками и обслуживанием

• Регламент обработки заявок от сотрудников

• Инструкция по работе с CRM-системой

• Положение о приоритетности заявок

• Регламент контроля качества услуг

8. Финансовая документация

• Регламент составления бюджета АХО

• Инструкция по учету расходов

• Положение о контроле затрат

• Регламент проведения тендеров

9. Корпоративные мероприятия и события

• Положение об организации корпоративных мероприятий

• Регламент проведения официальных мероприятий

• Инструкция по организации праздников и торжеств

• Бюджетный регламент мероприятий

• План мероприятий на год

• Чек-лист подготовки мероприятий

10. VIP-обслуживание первых лиц

• Положение о VIP-обслуживании руководства

• Регламент организации рабочих поездок первых лиц

• Инструкция по бронированию и оформлению VIP-перелетов

• Регламент организации личных поручений

• Стандарты конфиденциальности при обслуживании

11. Подготовка и сопровождение переговоров

• Регламент подготовки переговорных комнат

• Инструкция по техническому обеспечению переговоров

• Стандарты организации кейтеринга для мероприятий

• Регламент протокольного обслуживания

• Чек-лист подготовки к международным переговорам

12. Контроль исполнительской дисциплины

• Положение о контроле исполнения поручений

• Регламент мониторинга задач и сроков

• Инструкция по ведению электронного документооборота

• Система KPI для сотрудников АХО

• Регламент отчетности по выполнению задач

13. Дополнительные инструкции

• Инструкция по обращению с ТКО

• Регламент энергосбережения

• Инструкция по хранению ключей

• Положение о библиотечном фонде

Рекомендации по внедрению:

1. Присвойте каждому документу уникальный номер и дату введения

2. Определите ответственных за актуализацию каждого документа

3. Установите периодичность пересмотра (рекомендуется ежегодно)

4. Обеспечьте доступность документов для всех сотрудников

5. Разработайте систему обучения и проверки знаний

6. Внедрите электронный архив документов

Контрольные точки:

• Все документы утверждены приказом

• Сотрудники ознакомлены под подпись

• Документы доступны в актуальной версии

• Назначены ответственные за актуализацию

• Определен график пересмотра документации

• Внедрена система контроля исполнения

• Налажена регулярная отчетность

От магического клубочка – к волшебным картам для каждой роли!

Прекрасно! Ваш чек-лист превратился в настоящую шкатулку с драгоценностями – теперь у вас есть полный набор документов для АХО. Но как сделать так, чтобы каждый сотрудник точно знал свои сокровища и умел ими пользоваться?

Время превратить общие правила в персональные карты путешественника для каждого члена команды! Ведь даже у Бабы-Яги были свои инструкции: как повернуть избушку, как договориться с гусями-лебедями, и как не перепутать ступку с метлой!

Возьмите за основу Профстандарт – ваш «сказочный кодекс» – и создайте должностные инструкции, которые будут понятны как Ивану-царевичу, так и Змею Горынычу!

Готовы превратить сложные требования в простые и ясные ориентиры? Тогда вперёд – к созданию инструкций, которые сами будут вести сотрудников к успеху!