Читать книгу Información y atención al visitante. HOTI0108 - Miguel Ángel Martín Ruiz - Страница 9

El documento escrito ha de ser claro, sencillo, ameno y estar bien estructurado. Para conseguir esta premisa es necesario tener en cuenta las técnicas adecuadas que se citan a continuación.

1 Utilizar de forma correcta los signos de puntuación. Estos se definen como los elementos que se van a utilizar para separar las diferentes ideas. Su uso ayudará a marcar las pausas y los cambios en el ritmo, mejorando la entonación del escrito. Entre ellos, destacan la coma, el punto y seguido, el punto y aparte, los dos puntos, los puntos suspensivos, el paréntesis, las interrogaciones y las exclamaciones.

2 Estructurar el escrito mediante párrafos que contengan ideas expresadas mediante frases que se entrelacen. Para comenzar un párrafo se utilizarán las mayúsculas; y para cerrarlo, punto y aparte. Las frases que forman un párrafo se unirán mediante punto y seguido. Es recomendable que contengan menos de cien palabras.

3 Utilizar un tamaño de papel para las páginas de DIN A4 (210 x 297 mm). Normalmente se utiliza papel blanco, aunque hoy día muchas empresas usan papel reciclado, lo cual aporta una imagen positiva de respeto hacia el medio ambiente.

Un documento consta de tres partes: encabezamiento, texto y pie (con sus respectivos márgenes), que se distribuyen en la página de la forma siguiente:

Fuente: <www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199502.pdf>

Teniendo en cuenta que la carta puede ser en ocasiones el primer contacto que el centro de información turística establezca con el visitante potencial o real, es fundamental prestar especial atención al estilo y formato con la que esta se redacte.

Para que la carta realice su función informativa y proyecte una imagen profesional de la oficina de turismo, se han de tener en cuenta los siguientes aspectos:

1 Contenido de la carta. En primer lugar, deberá ser definido cuál es el objetivo de dicha comunicación, la persona a la que va dirigida y el motivo de la misma. El segundo paso consistirá en definir el estilo y formato del escrito.

2 Diseño de la carta. Los puntos que suele contener una carta son los siguientes: membrete, destinatario, saludo, texto, cierre, firma, nombre y cargo, lugar y fecha, y anexo. En la actualidad, debido al uso del correo electrónico, estos elementos se han simplificado.

Fuente: <www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199502.pdf>

Cuando se habla de técnicas de comunicación empleadas en la atención al cliente, se ha de distinguir entre técnicas de comunicación verbal y no verbal.