Читать книгу Навыки руководителя № 1 - Николай Рысёв - Страница 3

«Провалить планирование – значит спланировать провал!»

Не знаю, как у вас, а у меня, когда открываешь новую главу какой-нибудь книги, бывает такое ощущение, как перед интересным путешествием. Вот мы и отправимся в странствие по 11 странам, по 11 важнейшим навыкам руководителя. Мы изучим их законы и обычаи, мы поймем, как люди живут в этих странах, что их радует, а что огорчает. Мы выучим язык этих стран, что, как вы понимаете, нам очень поможет в общении и деятельности. Да что тут говорить. Поехали! Первая страна носит название «планирование и постановка целей».

Как известно, многие признают способность к планированию и прогнозированию одним из ключевых качеств успешного менеджера. Почему? Потому что способность ставить цели и прогнозировать то, насколько способен ты реализовывать их в будущем, ведет к развитию бизнеса в целом и получению больших прибылей в частности.

Без целей мы теряем ориентиры.

Ни один ветер не будет попутным, если капитан корабля не знает, к какой гавани ему идти!

А кто не мечтал предвидеть будущее? Будущее манит настолько, насколько манит вода жаждущего. Но «лучший способ предсказать будущее – это создать его».

Давайте разберемся в понятиях. Есть много слов, которые используются в качестве близких по значению, если не синонимов, к примеру цель, результат, задача. Буду честен, я часто сам в разговорной речи подменяю одно другим. Но давайте раз и навсегда разберемся в этой путанице.

Планирование – это процесс разработки и осознания того, чего нам нужно достигнуть и что делать, чтобы к этому прийти.

Прогнозирование – анализ внешней и внутренней среды и предсказание (предвидение) событий, которые могут произойти преимущественно во внешнем мире с разной степенью вероятности.

Прогнозирование – это попытка заглянуть в будущее, рассмотреть возможные пути развития событий внешнего мира и последствий наших решений, принятых в этих условиях.

Чем отличается планирование от прогнозирования?

Сначала предлагаю вам такой образ – люди создают (или просто смотрят) прогноз погоды и планируют свои выходные в соответствии с этим.

Первое отличие. Мы не можем планировать внешнюю среду, но можем прогнозировать то, что будет происходить в ней.

Второе отличие. Прогнозирование, во-первых, является частью планирования, во-вторых, частью контроля за исполнением планирования, когда мы предсказываем отклонение от плана и изменение внешней среды.

Перед тем как планировать свою работу, нужно сделать прогноз развития событий во внешней среде. Без такого прогноза наше планирование будет безосновательным, не подкрепленным ожиданиями от будущих состояний и изменений окружающего мира. И прогнозируя поведение внешней среды, мы прогнозируем ее реакции на принятые нами решения и осуществленные нами действия.

Когда мы уже исполняем план, мы, контролируя его, прогнозируем, насколько мы движемся в соответствии с ним. Если же мы на основе новых данных предсказываем во время исполнения плана резкое неожиданное изменение обстоятельств, мы корректируем план.

Третье отличие. То, что мы спрогнозировали, является информацией, которую мы принимаем к размышлению. То, что мы спланировали, является указанием к действию.

Четвертое отличие. Прогнозировать события можно на достаточно длительный срок, к примеру даже на 10–15 лет; планируют обычно стратегически на 3–5 лет вперед, а тактически – вообще на 1 год.

Пятое отличие. Прогнозирование рассматривает множество альтернатив развития событий. План должен быть одним и единым. Конечно, возможен план Б, но это скорее не план развития и достижения целей, а план снижения убытков и избегания неудач при неблагоприятном развитии событий.

В чем же планирование и прогнозирование сходны, в чем они переплетаются? Во-первых, и планирование, и прогнозирование имеют одну и ту же основную цель – усилить эффективность компании в будущем. Во-вторых, и прогнозирование и планирование предполагают сбор данных, анализ информации, создание альтернативных вариантов и оценку данных вариантов.

Цель – это мишень, в которую мы целимся и хотим попасть, это желаемое состояние.

Результат – это попадание или непопадание в мишень, в которую мы целились, причем можно попасть в десятку, в шестерку или даже в белое поле, а можно вообще промахнуться. Результат – это то, чего мы достигли. Когда мы говорим, что достигли цели, мы имеем в виду, что полученный результат совпадает с поставленной целью.

Цель – то, к чему мы движемся. Результат – то, чего мы добились, что мы получили. И цель, и результат можно измерять, применяя несколько моделей. Вы можете использовать технологию постановки целей SMART, которую мы с вами подробно разберем чуть позже.

Вы можете применять модель «ККСС»:

• Количество – сколько нужно и сколько получили

• Качество – какого качества мы хотим добиться и какого добились

• Срок – когда мы хотим этого достигнуть и когда сделали

• Средства – что нам потребуется, чтобы достичь цели, и что мы потратили

Какие средства (ресурсы) нам чаще всего необходимы для достижения целей?

• Время

• Люди

• Энергия (в том числе психологическая)

• Деньги

• Технологии

• Информация

Почему для нас так важны средства?

Потому что «ты не можешь менять направление ветра, но всегда можешь поднять паруса, чтобы достичь цели».

Средства, ресурсы – это те самые паруса, которые позволяют нам двигаться к цели.

А что такое задача? Чем задачи отличаются от целей? По-простому говоря, цель – это то, чего мы желаем, хотим. Задача – это то, что мы должны сделать, чтобы прийти к этой цели. Получается, задачи – это способы и этапы достижения цели.

Например, чтобы купить ноутбук (цель), надо выполнить следующее (задачи):

1. Определиться с техническими требованиями

2. Изучить рынок

3. Найти деньги на покупку

4. Съездить в магазин или заказать онлайн

Формулировка задач для цели пересекается с декомпозицией целей. Декомпозиция целей – это многоуровневое разделение цели на подцели, создание дерева целей.

Кстати, часто постановку целей рекомендуют производить с использованием глаголов, к примеру: добиться, прекратить, увеличить, уменьшить, снизить, ликвидировать, приобрести, избавиться, изменить, получить и так далее. То есть, ставя цель, надо ответить на вопрос «Что сделать?». Как видите, при декомпозиции цели применяли глаголы.

Если подумать, то цели нижнего порядка в дереве целей являются задачами для целей более высокого порядка. Поэтому для нас часто понятия «цель» и «задача» являются синонимами, хотя мы уже разобрали их отличия. Здесь просто добавляется принцип относительности: относительно нижних уровней это цель, относительно более высоких уровней – задача.

В своей работе мы движемся по следующему пути: мы ставим цель, прописываем задачи, осуществляем действия, используя средства, и достигаем определенного результата.

Цели – задачи – действия – средства – результат.

• Цель – конечная точка достижения.

• Задачи – что нужно сделать, промежуточные и параллельные этапы.

• Действия – реализация запланированных задач.

• Средства – что мы используем для решения задач.

• Результат – финишная черта, где сравнивается, что мы хотели и что получили. В идеале цель должна быть равна результату.

Когда результат не дотягивает до цели – это проблема. Когда мы видим, как результат может превзойти изначальную цель – это возможность.

И еще важно разобраться в понятиях «результативность» и «эффективность». Достаточно часто люди используют их как синонимы, а иногда даже считают, что результативный значит лучше, чем эффективный.

Результативность – это умение, способность достигать результата, который совпадает или близок к поставленной цели.

Эффективность – это тоже способность достигать результата, но с минимальными затратами действий и средств (ресурсов): меньше действий, меньше энергии, меньше времени, меньше денег, меньше вовлеченных людей, меньше сложных технологий и труднодоступной информации. При равной результативности чем больше затрат, тем меньше эффективность. То есть можно быть результативным, но не эффективным, но невозможно быть эффективным, но не результативным.

Получаются следующие формулы.

Результативность = Результат: Цель

Эффективность = (Результат: Цель): Затраты

Ну как, разобрались? Стало понятнее? «Да мы и так все это прекрасно знаем!» – скажет кто-то очень профессиональный или слишком самоуверенный. «Да, это очень полезно для системного понимания планирования, многое встало на свои места!» – воскликнут многие читатели. «Конечно, теперь мы будем использовать декомпозицию целей и стремиться к эффективности!» – скажут остальные.