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Gem § 8 Abs 3 S 1 ist ein Verschmelzungsbericht nicht erforderlich, wenn sämtliche Anteilsinhaber aller an der Verschmelzung beteiligten Rechtsträger auf seine Erstattung verzichten.

Nicht ausreichend für das Entfallen der Berichtspflicht ist es somit, wenn nur alle Anteilsinhaber eines beteiligten Rechtsträgers bezogen auf den von diesem zu erstattenden Verschmelzungsbericht verzichten (vgl hierzu Mayer in Widmann/Mayer, § 8 Rn 57).

Die Verzichtserklärungen sind gem § 8 Abs 3 S 2 notariell zu beurkunden. Da der Verschmelzungsbeschluss gem § 13 Abs 3 ebenfalls notariell zu beurkunden ist, kommt auch eine Beurkundung in der Versammlung in Betracht, welche über die Verschmelzung beschließt (Drygala in Lutter, § 8 Rn 55; zu den anfallenden Beurkundungskosten vgl § 13 Rn 48). Eine Beschlussfassung über die Verschmelzung muss in diesem Fall jedoch dann unterbleiben, wenn ein Anteilsinhaber entgegen einer zuvor gegebenen Zusage auf die Erstattung des Verschmelzungsberichtes doch nicht verzichtet. Die Verzichtserklärungen sind gem § 17 Abs 1 mit der Anmeldung zum Handelsregister vorzulegen. Diese müssen daher spätestens zum Zeitpunkt der Anmeldung formgemäß abgegeben worden sein.

Erforderlich ist weiter, dass zumindest ein Entwurf des Verschmelzungsvertrages vorliegt. Ein genereller Verzicht auf die Erstattung eines Berichtes ohne Bezug zu einem konkreten Umwandlungsvorgang ist unwirksam (so auch Drygala in Lutter, § 8 Rn 56).