Читать книгу Projektmanagement für Dummies - Stanley E. Portny - Страница 55

Eine Audience-List-Vorlage ist eine vorgefertigte Audience-List, die solche Personen und Personengruppen enthält, die normalerweise an ähnlichen Projekten beteiligt sind. In einer solchen Vorlage spiegeln sich sämtliche Erfahrungen aus vergangenen Projekten wider. Bei jedem neuen Projekt fügen Sie weitere Personen hinzu, die Sie bei vorangegangenen Projekten übersehen haben, und entfernen solche, die sich als überflüssig erwiesen haben. Eine solche Vorlage kann Zeit ersparen und die Vollständigkeit Ihrer Liste verbessern.

Egal wer die Vorlage pflegt und aktuell hält, sie spiegelt die kumulierten Erfahrungen der Personen wider, die mit ihr gearbeitet haben. Sobald das Unternehmen weitere Projekte dieser Art umsetzt, können Audiences, die früher übersehen wurden, diesmal berücksichtigt und solche, die sich als überflüssig erwiesen haben, können gestrichen werden. Solche Vorlagen können Zeit sparen und die Genauigkeit erhöhen.

Sie sollen für Ihre Abteilung den Quartalsbericht erstellen. Nachdem Sie schon mehrere Berichte erstellt haben, kennen Sie die meisten, die Ihnen die notwendigen Informationen geben, das Dokument entwerfen und drucken, und Sie wissen, wer die endgültige Version genehmigen muss. Jedes Mal, wenn Sie wieder einen solchen Bericht fertiggestellt haben, überarbeiten Sie Ihre Audience-List-Vorlage und arbeiten neue Erkenntnisse aus dem letzten Projekt mit ein. Beim nächsten Bericht gehen Sie von der Version aus, die Sie im Anschluss an das letzte Projekt erstellt haben. Dann fügen Sie die Namen der Personen hinzu, die Sie für dieses Projekt benötigen, und entfernen die Namen von Personen, die jetzt nicht einbezogen werden müssen.

Denken Sie bei der Verwendung von Vorlagen immer an folgende Punkte:

 Entwickeln Sie sowohl für einzelne Tätigkeiten als auch für komplette Projekte Vorlagen. Eine Audience-List-Vorlage für die jährliche Blutspendeaktion oder das Genehmigungsverfahren für ein neues Medikament sind sicherlich sehr hilfreich. Ebenso nützlich können aber auch Vorlagen für einzelne Tätigkeiten innerhalb dieser Projekte sein, beispielsweise bei der Vergabe eines Auftrags oder dem Drucken eines Dokuments. Sie können sich die guten Erfahrungen aus der Vergangenheit immer noch zunutze machen, wenn Sie die Vorlagen für diese Aufgabenbereiche in Ihre Gesamtliste aufnehmen.

  Bitten Sie Ihr Team, über mögliche Audiences ein Brainstorming abzuhalten, bevor Sie ihnen die bestehende Audience-List-Vorlage zeigen. Wenn Sie die Kollegen bitten, sich ohne Anleitung Audiences zu überlegen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie vielleicht Audiences berücksichtigen, die früher übersehen wurden.

 Konzentrieren Sie sich auf die Stellenbeschreibung, nicht auf den konkreten Namen der Beteiligten. Benennen Sie in den Vorlagen die Personen mit »Chef der Einkaufsabteilung« und nicht mit »Klaus Müller«. Menschen kommen und gehen, Positionen sind beständig. Bei den konkreten Projektlisten können Sie ja dann die jeweiligen Namen eintragen.

 Nehmen Sie als Grundlagen für Ihre Vorlagen Projekte, die wirklich praktikabel waren, und nicht Pläne, die nur gut aussahen. Sehr oft entwickelt man am Anfang eines Projekts eine detaillierte Audience-List, die man dann im Verlauf des Projekts aber nicht weiter überarbeitet. So werden beispielsweise Personen, die man anfänglich vergessen hat, nicht in die Liste aufgenommen. Wenn Sie Ihre Vorlage nur aufgrund dieses ursprünglichen Plans aktualisieren, wird sie nicht das widerspiegeln, was Sie im Verlauf des Projekts dazugelernt haben.

 Eine Vorlage sollte der Ausgangspunkt und nicht das Ziel sein. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass die Audience-List-Vorlage der Ausgangspunkt für Ihre Audience-List ist und nicht die endgültige Liste. Jedes Projekt unterscheidet sich von ähnlichen Projekten in der Vergangenheit. Wenn eine Vorlage nicht sorgfältig geprüft wird, übersieht man möglicherweise Personen, die in alte Projekte nicht involviert waren, die aber für das jetzige Projekt möglicherweise wichtig sind.

 Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen regelmäßig, damit diese wirklich die gemachten Erfahrungen widerspiegeln. Eine nachträgliche Projektbewertung (siehe Kapitel 16) ist der beste Zeitpunkt, um die ursprüngliche Audience-List zu überarbeiten und die gemachten Erfahrungen zu überdenken.

Mit Vorlagen können Sie viel Zeit sparen und Ihre Genauigkeit erhöhen. Sie sollten aber die aktive Teilnahme einzelner Personen an Ihrem Projekt nicht dadurch hemmen, dass Ihre Vorlage schon zu ausgefeilt ist. Wenn man wichtige Schlüsselfiguren nicht ausreichend einbezieht, kann es dazu führen, dass sich diese Personen auch nicht voll für den Projekterfolg einsetzen.