Читать книгу Projektmanagement für Dummies - Stanley E. Portny - Страница 62

Für den Projekterfolg ist es ganz wichtig, dass Sie Driver, Supporter und Beobachter über den Projektstand informieren. Mit der richtigen Methode können Sie das Interesse an Ihrem Projekt aufrechterhalten und die Beteiligten dazu ermutigen, Ihre Arbeit aktiv zu unterstützen. Folgende Methoden helfen Ihnen, Ihre Projektbeteiligten während der gesamten Projektdauer auf dem Laufenden zu halten:

 Gespräche unter vier Augen: Offizielle und informelle Gespräche mit einem oder zwei anderen Gesprächspartnern. Gespräche unter vier (oder sechs) Augen sind vor allem dann nützlich, wenn man besondere Probleme mit einer kleinen Gruppe von Personen besprechen und klären möchte.

 Gruppenmeetings: Geplante Sitzungen, an denen einige oder alle Teammitglieder und eventuell andere Beteiligte teilnehmen. Kleinere Meetings sind sinnvoll, um Brainstormings zu bestimmten Projektthemen abzuhalten, die Rollenverteilung festzulegen und zu bestätigen sowie um gegenseitiges Vertrauen und Respekt aufzubauen. Größere Meetings sind nützlich, um Informationen zu präsentieren, die von allgemeinem Interesse sind.

 Informelle schriftliche Korrespondenz: Notizen, Memos, Briefe und E-Mails. Informelle Korrespondenz hilft Ihnen bei informellen Diskussionen und bei der Veröffentlichung wichtiger Informationen.

 Formellere Wege der Informationsverbreitung: Informationsquellen wie Projektnewsletter oder Seiten im Intranet des Unternehmens können zur Verbreitung von Informationen, die nicht vertraulich und nicht kontrovers sind, für größere Audiences genutzt werden.

 Schriftliche Freigaben: Schriftliche Freigaben (zum Beispiel ein technisches Verfahren für die Projektarbeit oder eine förmliche Vereinbarung über ein Produkt, einen Zeitplan oder Ressourceneinsatz) dienen als Vorlage für Entscheidungen und zum Abgleich von Ergebnissen.