Читать книгу Projektmanagement für Dummies - Stanley E. Portny - Страница 64

Autorität bezeichnet das Recht, Entscheidungen zu treffen, die andere befolgen müssen. Eine Meinung dazu zu haben, wie eine bestimmte Aufgabe in einem Projekt durchzuführen ist, ist etwas anderes, als die Autorität zu haben, entscheiden zu können, wie sie durchgeführt wird. Wenn man die Autorität eines Beteiligten falsch einschätzt, führt das zu Zeitverschwendung und Frustration.

Wenn Sie die Projektbeteiligten ermitteln, prüfen Sie, ob die Personen, die Sie identifiziert haben, auch wirklich die Autorität besitzen, die ihnen zugewiesene Aufgabe zu lösen. Wenn nicht, finden Sie heraus, wer diese Autorität besitzt und wie man diese Person in das Projekt einbezieht.

In Ihren eigenen Projekten sollten Sie folgendermaßen vorgehen, um herauszufinden, wer welchen Entscheidungsspielraum hat:

1 Klären Sie den Aufgaben- und Entscheidungsbereich jedes Einzelnen.Legen Sie für jeden einzelnen Beteiligten fest, was genau seine Aufgabe ist und welche Rolle er bei dieser Aufgabe spielt. Wird derjenige einfach nur an der Erledigung mitarbeiten? Soll er Zeitpläne, Budgets oder Vorgehensweisen genehmigen?

2 Fragen Sie jeden Einzelnen, welche Autorität er hinsichtlich der anstehenden Entscheidungen und Aufgaben hat.Fragen Sie jeden nach seiner Autorität hinsichtlich einer bestimmten Aufgabe und nicht hinsichtlich sämtlicher Entscheidungen in einem Bereich. Es ist einfacher, wenn jemand weiß, dass er über Anschaffungen von bis zu 10.000 Euro selbst entscheiden darf, als wenn ihm nur gesagt wird, dass er sämtliche Anschaffungen genehmigen darf, egal welche und in welcher Höhe.Klären Sie, welche Entscheidungen die betreffende Person selbst treffen darf. Bei Entscheidungen, die von jemand anders getroffen werden müssen, finden Sie heraus, wer diese Person ist. (Fragen Sie und gehen Sie nicht einfach von bestimmten Voraussetzungen aus!)

3 Fragen Sie die Beteiligten, woher sie wissen, welche Autorität sie haben.Gibt es schriftliche Vereinbarungen, Richtlinien oder Verfahren, die diese Autorität bestätigen? Hat der Vorgesetzte dieser Person es ihr in einem Gespräch mitgeteilt? Nimmt die betreffende Person diesen Entscheidungsspielraum lediglich als gegeben an? Wenn die Person über keinerlei Informationen verfügt, die diese Annahme bestätigen, bitten Sie sie, in den oben genannten Dokumenten nach Informationen zu suchen.

4 Blicken Sie in die Vergangenheit.Haben Sie oder andere mit dieser Person bereits zusammengearbeitet? Wurde der Betreffende bei Entscheidungen überstimmt, die eigentlich in seinen Entscheidungsbereich fallen? Wenn ja, fragen Sie ihn, warum er der Meinung ist, dass er dieses Mal nicht überstimmt wird.

5 Hat sich kürzlich etwas geändert?Ist die Person neu im Unternehmen? In der derzeitigen Projektgruppe? In ihrer aktuellen Position? Arbeitet die Person erst seit Kurzem für einen neuen Vorgesetzten? Wenn einer dieser Fälle zutrifft, bitten Sie die betreffende Person, sich gezielt Dokumente zu verschaffen, die belegen, dass sie diese Entscheidungsgewalt hat. Das ist für jeden von Vorteil.

Überprüfen Sie diese Informationen noch einmal, falls sich die Entscheidungssituation ändert. Angenommen, Sie gehen zunächst davon aus, dass die einzelnen Anschaffungen für Ihr Projekt nicht über 5.000 Euro liegen. Herr Thomas, der Vertreter der Finanzabteilung, versichert Ihnen, dass er die Autorität hat, solche Anschaffungen zu genehmigen, ohne sie mit seinem Vorgesetzten abzustimmen. Sie stellen nun fest, dass Sie ein Gerät kaufen müssen, das 10.000 Euro kostet. Fragen Sie Herrn Thomas, ob er persönlich diesen Kauf genehmigen kann, und wenn nicht, finden Sie heraus, wessen Genehmigung notwendig ist.