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Legen Sie fest, welchem Beobachter Sie Informationen über Ihr Projekt zukommen lassen wollen. Beziehen Sie sie während der gesamten Projektdauer kontinuierlich, aber so wenig wie möglich ein, denn sie werden Ihnen weder sagen, was gemacht werden sollte, noch werden sie Ihnen dabei helfen. In Tabelle 3.4 erfahren Sie, wie Sie Beobachter einbinden.

Phase	Einbindung	Maßnahme
Konzept	minimal	Informieren Sie die Beobachter darüber, dass es Ihr Projekt gibt und was dabei herauskommen soll.
Abgrenzung	minimal	Informieren Sie die Beobachter über geplante Ergebnisse und Zeitpläne.
Start	minimal	Sagen Sie den Beobachtern, dass Ihr Projekt begonnen hat, und teilen Sie ihnen die Termine für Zwischenergebnisse und Meilensteine mit.
Durchführung	minimal	Informieren Sie die Beobachter über wichtige Zwischenergebnisse.
Abschluss	minimal	Wenn das Projekt abgeschlossen ist, informieren Sie die Beobachter über die Projektprodukte und Ergebnisse.

Tabelle 3.4: Die Einbindung von Beobachtern während der fünf Projektphasen

Da Beobachter das Projekt nicht direkt beeinflussen, denken Sie daran, die Zeit und den Aufwand, den Sie für das Informieren dieser Gruppe investieren, gut im Blick zu behalten. Wenn Sie überlegen, wen Sie einbinden wollen und welche Informationen Sie ihnen geben möchten, bedenken Sie Folgendes:

 Wie groß ist das Interesse dieser Personen an Ihrem Projekt?

 Wie wahrscheinlich ist es, dass Ihr Projekt irgendwann Auswirkungen auf diese Personen hat?

 Sie sollten eine gute Arbeitsbeziehung zu diesen Personen haben.