Читать книгу Автоматизація рекрутингу. Практичний посібник з вибору, впровадження та застосування ATS-систем - Вікторія Сиротенко - Страница 5

1. Розміщення вакансії на різних ресурсах (постинг).

Сьогодні рекрутери все ще розміщують вручну вакансії компаній. Однак, в еру автоматизації це можна робити відразу з ATS-системи – велика їх частина дозволяє це робити. Не всі системи, звичайно, це дозволяють робити, але більша їх частина так.

Давайте відразу визначимося з поняттями. ATS-система (applicant tracking system, система з управління кандидатами) – програмне забезпечення, що дозволяє автоматизувати рішення рекрутингових завдань. ATS може являти собою як класичний додаток, так і онлайн-сервіс.

2. Перенести резюме з пошти, job-сайтів, соцмереж в свою базу.

Багато рекрутерів зберігають інформацію про кандидатів в папках на комп'ютері або в Excel, вручну завантажуючи резюме з пошти та job-сайтів. Цей процес необхідно автоматизувати в першу чергу.

Хороші онлайн-сервіси дозволяють завантажувати резюме з різних джерел за хвилини, водночас відсіваючи дублікати. Вся інформація по кандидатам упорядковується за відповідними полями: досвіду роботи, освітою, бажаною посадою та ключовим навичкам.

Крім миттєвого додавання кандидата в єдину базу, досягається ще одна важлива мета: система автоматично формує кадровий резерв компанії, не витрачаючи на це ні хвилини зайвого часу користувача.

Колеги по команді можуть коментувати резюме, спілкуватися з кандидатом і між собою прямо в сервісі. Зберігається вся історія взаємодії та важливі замітки, які можна буде легко знайти в будь – який час.

Автоматизований імпорт резюме всіх популярних форматів дає можливість не втратити перспективних кандидатів, які вже були на інтерв'ю, але з якихось причин не підійшли на вакансію.

3. Знайти кандидата в своїй базі за заданими критеріями.

Наступна цінна опція – гнучкий пошук по заданих параметрах. Без нього кадровий резерв – важливе джерело підбору кращих співробітників – втратить свої переваги. Якщо критерії не вказані, працювати з базою набагато складніше: часто показуються «зайві» кандидати.

Наприклад, якщо є завдання знайти тих, хто зараз активно шукає місце менеджера з продажу, то в результатах повинні відображатися резюме саме таких кандидатів. Вибірка кандидатів повинна точно відповідати запиту. Якісний сервіс здатний знайти кандидата окремо по досвіду роботи, навичкам, освіти, бажаної посади і так далі. Зрозуміло, якщо резюме зберігаються в папках робочого компь'ютера, а база претендентів в таблиці Excel, або застарілих «коробкових» програмах, розумний пошук Вам недоступний.

4. Запросити претендента на співбесіду.

При масовому доборі кадрів завжди доводиться відсилати величезну кількість листів із запрошенням на интерв'ю. Операції завжди одні й ті ж: відкрити резюме, скопіювати адресу, вставити текст листа та им'я кандидата. Ці дії просто необхідно автоматизувати.

Претендентів можна сповіщати прямо з сервісу по автоматизації рекрутингу. Запрошення на співбесіди відправляються безпосередньо з профілю кандидата, створеного при успішному імпорті резюме. У шаблон автоматично вводяться им'я, дата та час зустрічі. Є можливість додати адресу, де буде проходити интерв'ю, прикріпити карту проїзду та будь-які інші додаткові дані. Таким чином, за годину можна обробити сотні кандидатів – вся потрібна інформація підставиться сама.

5. Запланувати співбесіди.

Зазвичай всі заплановані зустрічі заносяться в календар, але це забирає багато часу. Автоматизація позбавить від такої необхідності: інформація про час і статус підбору, зазначена в картці кандидата, продублюється в зручний планувальник. Там же легко перевірити, дати призначених співбесід, дні обзвону кандидатів, початок та закінчення випробувального терміну і т. д. У просунутих сервісах по автоматизації також можна налаштувати оповіщення про події на телефон або пошту за допомогою синхронізації календаря з будь-яким смартфоном або планувальником на комп'ютері.

6. Провести оцінку особистих чи професійних якостей кандидата.

На ринку пропонується досить велика кількість рішень для оцінки особистісних та професійних якостей кандидата при наймі. Деякі сервіси навіть дозволяють інтегрувати отримані результати з профілями кандидатів в ATS-системі. Погодьтеся, часто вашим замовникам потрібно об'єктивне підтвердження того, що пропоновані вами кандидати краще за інших, що ви прийняли рішення не інтуїтивно, але грунтуючись на фактах та доказах. Тестування кандидатів, це всього лише ще один спосіб переконатися в прийнятому рішенні і підтвердити свою оцінку. Більш детально поговоримо про це у розділі «Огляд рішень в допомогу рекрутеру для оцінки персоналу при наймі».

7. Отримати зворотній зв'язок по кандидатам.

У більшості випадків фахівці з підбору персоналу обговорюють кандидатів з менеджерами, які наймають, або замовниками поштою. При такому спілкуванні є ризик заплутатися в листах та файлах, а колеги можуть перестати розуміти про якого кандидата йде мова.

На цьому етапі також приходить на допомогу сервіс з автоматизації рекрутингу. Він спростить обговорення кандидатів та надасть швидкий зворотній зв'язок про них для рекрутерів. Колегам достатньо згадувати один одного в коментарі під резюме, де можна залишити думку про кандидата, або запросити про нього додаткову інформацію. Така взаємодія заощадить не тільки робочий час, а й гроші компанії.

8. Повідомити про відмову або зробити пропозицію кандидату.

Досить часто рекрутери намагаються заощадити час, не відправляючи претендентові ніякої інформації про відмову. В результаті у нього складається враження, що він втратив час на співбесіді. Це негативно впливає на HR-бренд компанії. Аналітичні дослідження неодноразово підтверджували, наскільки важливо да- вати зворотній зв'язок, і, звичайно ж, цей процес теж треба авто- матизувати. Персональні відповіді відправляються за шаблоном з сервісу, і займає це всього кілька секунд. Им'я кандидата, вакансія, на яку він претендував, і причини відмови будуть підставлятися автоматично. Таким же чином працює будь-який механізм спілкування з кандидатами.

9. Проаналізувати виконану роботу, скласти звіти для керівництва.

Доказ особистої эфективності менеджера з підбору персоналу – зрозумілі звіти про виконану роботу у вигляді графіків і діаграм. Керівництво повинно переконатися, що рекрутер дійсно старанно працює, прагнучи знайти кращого співробітника. Крім того, з'явиться можливість оперативно і аргументовано пояснити директору, як прискорити закриття вакансії. Створювати такі звіти вручну трудозатратно і, крім того, є ймовірність, що в аналіз потраплять не всі дані. Сервіс для автоматизації рекрутингу все зробить сам. Він запам'ятає дії, які здійснює користувач і побудує зрозумілі графіки та діаграми за різними параметрами, необхідним конкретному рекрутеру.

Найпоширеніший звіт – це воронка кандидатів. Наприклад, він показує, скільки співбесід відбулося за певний час. Було призначено 100 інтерв'ю, на зустріч прийшло 60 претендентів. Погано це чи добре? Все залежить від типу вакансії. Така інформація дозволяє зробити оперативні висновки: наприклад, було б краще обдзвонювати кандидатів перед зустріччю і нагадувати про майбутнє інтерв'ю. Так можна проаналізувати будь-який статус кандидата в системі.

Рекрутинговий сервіс аналізує ефективність джерел кандидатів. Для різних типів вакансій використовуються різні джерела підбору, тому якщо час і бюджет обмежені, потрібно вибрати найефективніші і приділити їм особливу увагу. Зазвичай це один-два job-сайту та одна-дві соцмережі. Завдяки такому підходу знижуються трудовитрати і витрати бюджету. До речі, ефективність різних соціальних мереж обов'язково треба оцінювати окремо один від одного.

Ще один важливий показник, який аналізує сервіс – причини відмов на різних етапах роботи з кандидатами (чому вони відмовилися самі або чому їм відмовили в компанії). За цими параметрами простіше зрозуміти, як зробити процес підбору більш эфективним.

Система збирає причини відмов на всіх етапах відбору. Опрацювавши результати, можна йти до директора і пропонувати рішення, підкріплені чіткими цифрами. Припустимо, «якщо прибрати певну причину відмов, в компанію будуть працевлаштовуватися на 20% більше перспективних співробітників». Якщо вакансію важливо закрити якомога швидше, тому що робота простоює, і компанія щодня втрачає гроші, цілком можливо, що керівництво змінить умови і піде назустріч. В іншому випадку, директор навіть не дізнається про цю проблему, оскільки у нього не буде перед очима реальної статистики, а значить, і цілісного уявлення.

Сервіси автоматизації рекрутингу постійно розвиваються і доповнюють свої можливості різними опціями, в т.ч. розширюють асортимент звітів, які користувач може вибудовувати для аналізу ефективності своїх операцій.

10. Зберігати дані кандидатів і історію взаємодії з ними.

ATS-система для рекрутингу, це як CRM-система у Відділі продажів. В системі зберігаються дані: коли кандидат був доданий до бази, з якого джерела, на яку вакансію або вакансії розглядався, який був порядок взаємодії, яку оцінку при відборі отримав і т. д. У системі дуже зручно формувати свій «чорний список» кандидатів, яких Вам більше не варто турбувати. Крім того, не думаю, що якась компанія заявила б, що HR-фахівці у неї ніколи не будуть змінюватися. І ATS- система прекрасно дозволяє зберігати всю історію взаємодії з кандидатами на всіх етапах життєдіяльності компанії. За умови, що HR-менеджер працює з цією системою.

Крім того, змінюються і дані самих кандидатів. Наприклад, у вашій базі, резюме одного і того ж кандидата може розглядатися на кілька вакансій, або через 1—2 роки, його резюме поповнилося новим місцем роботи або новою додатковою освітою, і ви отримали на свою вакансію його оновлене резюме. Якісний рекрутинговий сервіс дозволяє автоматично оновлювати дані про кандидатів. Це дуже зручно і економить масу часу.