Читать книгу Lexikon für das Lohnbüro 2022 (E-Book EPUB) - Wolfgang Schönfeld - Страница 877

c)Betriebliche PCs und Laptops mit Internetanschluss in der Wohnung des Arbeitnehmers

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Die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 45 EStG gilt nicht nur für die private Nutzung von Computern mit Internetanschluss im Betrieb des Arbeitgebers, sondern auch für die private Nutzung von Laptops, Notebooks, Netbooks, Tablets sowie von Computern in der Wohnung des Arbeitnehmers, wenn die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers bleiben. Der Umfang der privaten Nutzung spielt keine Rolle. Ebenso begünstigt sind Smartphones und Smartwatches.

Beispiel A

Arbeitgeber A überlässt seinen Mitarbeitern einen PC einschließlich Internetzugang und Farbdrucker in deren Wohnung zur Privatnutzung. Der geldwerte Vorteil beträgt monatlich pro Arbeitnehmer unstreitig 100 €.

Da es sich um eine Nutzungsüberlassung betrieblicher PC-Geräte handelt, ist der geldwerte Vorteil – unabhängig von der Höhe und dem Verhältnis von beruflicher und privater Nutzung – in voller Höhe steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG) und auch beitragsfrei.

Die Steuerbefreiung umfasst auch die Privatnutzung solcher Geräte, die nicht „internettauglich“ sind, wie z. B. Personalcomputer und Laptops ohne Internetzugang. Die Steuerbefreiung gilt auch für die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte für die Telekommunikation (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten).

Ungeachtet der vorgenommenen Ausdehnung der Steuerbefreiungsvorschrift auf betriebliche Datenverarbeitungsgeräte sollen z. B. Smart TV, Konsole, MP3-Player, Spielautomat, E-Book-Reader, Gebrauchsgegenstand mit eingebautem Mikrochip, Digitalkamera und digitaler Videocamcorder regelmäßig nicht begünstigt sein, weil es sich üblicherweise nicht um im Betrieb des Arbeitgebers eingesetzte Geräte handelt. In Abhängigkeit von den Gegebenheiten im Einzelfall (Nutzung derartige Geräte auch im Betrieb des Arbeitgebers) ist aber eine Steuerfreiheit bei einer Überlassung solcher Geräte an den Arbeitnehmer zur privaten Nutzung nicht ausgeschlossen. Nicht begünstigt ist allerdings die Zurverfügungstellung eines vorinstallierten Navigationsgerät im Firmenwagen (BFH-Urteil vom 16.2.2005, BStBl. II S. 563; vgl. „Firmenwagen zur privaten Nutzung“ unter Nr. 3 Buchstabe a).

Beispiel B

In einem Verlag stehen den Mitarbeitern zahlreiche E-Book-Reader zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung. Der Arbeitgeber überlässt den Mitarbeitern zudem E-Book-Reader zur privaten Nutzung.

Die Überlassung der E-Book-Reader an die Mitarbeiter ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei, weil es sich im hier zu beurteilenden Sachverhalt um im Betrieb des Arbeitgebers eingesetzte Geräte handelt.

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Die Steuerfreiheit umfasst nicht nur die Privatnutzung der Geräte selbst, sondern auch die Nutzungsüberlassung von Zubehör und Software. Dem begünstigten Zubehör sind u. a. Monitor, (Farb-)Drucker, Beamer, Scanner, Modem, Netzwerkswitch, Router, Hub, Bridge, ISDN-Karte, Sim-Karte, UMTS-Karte, LTE-Karte, Ladegeräte und Transportbehältnisse (z. B. Laptop-Tasche) zuzurechnen. Zu den begünstigten System- und Anwendungsprogrammen gehören u. a. Betriebssystem, Browser, Virenscanner, Softwareprogramm (z. B. Home-Use-Programm, Volumenlizenzvereinbarung). Die Überlassung der im Betrieb des Arbeitgebers eingesetzten System- und Anwendungsprogramme ist zudem auch dann steuerfrei, wenn daneben kein betriebliches Datenverarbeitungsgerät überlassen wird. Die Überlassung von Computerspielen ist aber regelmäßig – mangels Einsatzes im Betrieb des Arbeitgebers – nicht steuerfrei.

Beispiel C

Der Arbeitgeber hat mit seinem Softwareanbieter neben der Lizenzvereinbarung die Absprache getroffen, dass die Arbeitnehmer eine lizenzierte Kopie des Software-Produkts zu Hause auf ihrem privaten Personalcomputer einsetzen können (sog. Home-Use-Programm). Das Nutzungsrecht für dieses Produkt ist an die Lizenzvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Softwareanbieter sowie an das Bestehen des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geknüpft. Entfällt eine dieser Voraussetzungen, endet die Nutzungsbefugnis der Software durch den Arbeitnehmer.

Aufgrund des auch vorhandenen privaten Interesses des Arbeitnehmers an der Softwarenutzung handelt es sich um Arbeitslohn und nicht um eine Leistung im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Der geldwerte Vorteil ist allerdings unabhängig von seiner Höhe ebenfalls steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG), obwohl dem Arbeitnehmer lediglich Software und nicht auch Hardware zur privaten Nutzung überlassen worden ist.

Steuerfrei sind zudem die im Zusammenhang mit der Nutzungsüberlassung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten einschließlich Zubehör und von System- und Anwendungsprogrammen erbrachten Dienstleistungen des Arbeitgebers. Begünstigt ist hierbei insbesondere die Installation, Inbetriebnahme und Reparatur der Geräte und Programme durch einen IT-Service des Arbeitgebers.

Beispiel D

Der Arbeitgeber hat seinen Mitarbeitern betriebliche Datenverarbeitungsgeräte sowie System- und Anwendungsprogramme zur privaten Nutzung in deren Wohnung überlassen. Bei Problemen können die Mitarbeiter sich an den IT-Service des Arbeitgebers wenden.

Die vom IT-Service gegenüber den Mitarbeitern erbrachten Dienstleistungen sind ebenfalls nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei.

Abwandlung

Der IT-Service übernimmt bei einem Arbeitnehmer die Installation und Inbetriebnahme der privat erworbenen PC-Anlage.

Der sich aus dieser Dienstleistung ergebende geldwerte Vorteil ist steuer- und beitragspflichtig, da kein Zusammenhang mit der Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte oder im Betrieb eingesetzter System- und Anwendungsprogramme besteht.

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Gehen die Datenverarbeitungsgeräte allerdings in das Eigentum des Arbeitnehmers über (Schenkung), liegt in Höhe des ortsüblichen Preises (Verkehrswert) abzüglich üblicher Preisnachlässe und ggf. einer Zuzahlung des Arbeitnehmers steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn vor. Zum Ansatz des „günstigsten Marktpreises“ vgl. das Stichwort „Sachbezüge“ unter Nr. 3 Buchstabe c.

LS+ SV+

Dies gilt auch dann, wenn es sich um einen gebrauchten Computer handelt, den der Arbeitgeber bereits auf 0 € abgeschrieben hat.

Der Wert solcher Geräte ist ggf. zu schätzen. Es gelten die gleichen Grundsätze wie bei der Übereignung von abgeschriebenen Firmenfahrzeugen oder Einrichtungsgegenständen auf den Arbeitnehmer (vgl. die Stichwörter „Einrichtungsgegenstände“ und „Kraftfahrzeuge“).

Beispiel E

Der Arbeitgeber bietet seinen Arbeitnehmern die alten betrieblichen PC für 100 € zum Kauf an. Der ortsübliche Endpreis der Geräte beträgt 250 €. Der geldwerte Vorteil ermittelt sich wie folgt:

Ortsüblicher Endpreis	250 €
abzüglich 4 %	10 €
Ausgangspreis	240 €
Zuzahlung der Arbeitnehmer	100 €
Geldwerter Vorteil	140 €

Der geldwerte Vorteil übersteigt die monatliche Freigrenze für Sachbezüge von 50 € und ist daher in voller Höhe steuerpflichtig. Zur Bewertung von Sachbezügen und zur Anwendung der 50-Euro-Freigrenze vgl. im Einzelnen das Stichwort „Sachbezüge“ unter den Nrn. 3 und 4.

Bietet der Arbeitgeber Personalcomputer in erster Linie seinen Kunden an, ist der geldwerte Vorteil grundsätzlich mit 96 % des Endpreises anzusetzen, zu dem der Arbeitgeber die Ware fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Von dem sich ergebenden Wert ist noch eine etwaige Zuzahlung des Arbeitnehmers abzuziehen. Beim Arbeitnehmer ist der sich nach etwaigen Zuzahlungen ergebende geldwerte Vorteil steuerfrei, soweit er den Rabattfreibetrag von 1080 € nicht übersteigt (§ 8 Abs. 3 EStG). Vgl. im Einzelnen das Stichwort „Rabatte, Rabattfreibetrag“.

Beispiel F

Computerhändler D bietet seinen Arbeitnehmern einen PC mit einem Verkaufspreis von 1300 € mit 50 % Personalrabatt an. Der geldwerte Vorteil ermittelt sich wie folgt:

Ortsüblicher Endpreis	1300 €
abzüglich 4 %	52 €
Ausgangspreis	1248 €
Zuzahlung der Arbeitnehmer	650 €
Geldwerter Vorteil	598 €

Der geldwerte Vorteil übersteigt nicht den Rabattfreibetrag von 1080 € und ist daher in voller Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei.

Der Wert eines „geschenkten“ Computers gehört also zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitgeber hat zwei Möglichkeiten, die Besteuerung durchzuführen:

 LS+ SV+Der Arbeitgeber kann den steuerpflichtigen Arbeitslohn aus der „Schenkung des Computers“ durch Hinzurechnung zum übrigen Arbeitslohn dem Lohnsteuerabzug nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers unterwerfen. In diesem Fall unterliegt der Betrag jedoch gleichzeitig der Beitragspflicht in der Sozialversicherung.

 LS+ SV-Der Arbeitgeber kann den steuerpflichtigen Arbeitslohn aus der „Schenkung des Computers“ aber auch pauschal besteuern. Der Pauschsteuersatz beträgt 25 % (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die Pauschalbesteuerung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus (vgl. die Erläuterungen unter der nachfolgenden Nr. 2).

Durch die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % verliert der Arbeitnehmer den Werbungskostenabzug (§ 40 Abs. 3 Satz 3 EStG). Wird der Wert des „geschenkten“ Computers dagegen nicht pauschal, sondern durch Hinzurechnen zum laufenden Arbeitslohn „normal“ besteuert, kann der Arbeitnehmer Werbungskosten nach den unter der folgenden Nr. 5 dargestellten Grundsätzen bei seiner Veranlagung zur Einkommensteuer geltend machen.

Hinweis für die Praxis

Da die Nutzung eines betrieblichen PCs nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist, erscheint es wenig sinnvoll, dem Arbeitnehmer einen PC oder Laptop zu übereignen und für den Wert 25 % pauschale Lohnsteuer zu entrichten. Bleibt der PC oder Laptop im Eigentum des Arbeitgebers, entsteht durch die Nutzung kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, und zwar unabhängig davon, wie hoch die betriebliche oder private Nutzung ist.

Die Pauschalierungsvorschrift in § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG gilt nicht nur für unentgeltliche oder verbilligte Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten (= Sachbezug), sondern auch für Barzuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung. Die beiden Pauschalierungsmöglichkeiten sind unter der nachfolgenden Nr. 2 im Einzelnen erläutert.

Auf die Möglichkeit der Pauschalierung der Lohnsteuer für Belohnungsessen, Incentive-Reisen, VIP-Logen und ähnliche Sachbezüge mit 30 % (vgl. dieses Stichwort) wird hier nicht weiter eingegangen, da sie ungünstiger ist, als die nachfolgend beschriebene Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 %.