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Unter dem Begriff Reporting wird in diesem Handbuch die projektbezogene Berichterstattung verstanden. Bei enger Auslegung betrifft dies nur das Berichtswesen, d.h. den Informationsaustausch mittels standardisierter und nichtstandardisierter, regelmäßig und unregelmäßig übermittelter Datensammlungen (Berichte). Die Weitergabe projektrelevanter Inhalte und Ergebnisse in Berichten stellt im Projekt jedoch nicht die einzige Form der Kommunikation dar. „Kommunikation kann in verschiedener Form (mündlich, schriftlich, in Text- oder Grafikform, statisch oder dynamisch, formell oder informell, freiwillig oder angefordert) und über unterschiedliche Medien (Papier oder elektronische Medien) stattfinden“ und jeweils dem „wirksamen Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten“ dienen.[1] Ein planmäßiges Handeln erfordert, dass diese projektbezogene Kommunikation bewusst gestaltet wird und Art, Umfang sowie Zeitpunkt des Austauschs projektrelevanter Daten nicht dem Zufall überlassen werden.[2] Doch nicht nur die Informationsweitergabe ist in diesem Sinne zu planen, sondern gleichsam die Informationsentstehung. Zu der projektbezogenen Berichterstattung gehört daher auch das Informationsmanagement. Dieses „umfasst das Gestalten, Sammeln, Auswählen, Aufbewahren und Abfragen von Projektdaten (in formatierter, unformatierter, grafischer, elektronischer Form oder auf Papier)“[3] und damit auch Fragen der Projekt-Dokumentation und des Datenaustausches. Zusammenfassend lässt sich deshalb festhalten, dass die projektbezogene Berichterstattung das gesamte System der Projektinformation und -kommunikation betrifft. Die Planung dieses Systems ist notwendigerweise Teil des Planungsprozesses der administrativen und operativen Aufgaben, d.h. der Ablaufplanung.

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Ziel eines solchen Informations- und Kommunikationssystems (IuK-System) ist es, allen projektbeteiligten Personen zum jeweils erforderlichen Zeitpunkt zweckdienliche Informationen zur Verfügung zu stellen und sie dadurch in einer bestmöglichen Zielerreichung zu unterstützen. Gelingt es nicht, den am Projekt Beteiligten die zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben benötigten Informationen rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, können Fehlleistungen, Zeitverzögerungen, Qualitätsmängel und Fehlallokationen von Ressourcen auftreten und damit verbunden letztlich eine Erhöhung der Projektkosten.

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Um dieses Ziel im Rahmen einer Internal Investigation zu erreichen, müssen nicht zwingend alle o.a. Komponenten eines solchen Systems in gleichwertiger Weise Berücksichtigung finden. So ist bspw. bei einem sehr kleinen Untersuchungsteam, welches zudem in einem gemeinsamen Raum arbeitet, die Organisation des Datenaustauschs weniger bedeutsam und von geringerer Komplexität, als im Falle einer äußerst umfangreichen Internal Investigation mit verschiedenen Teilteams unter Beteiligung Unternehmensexterner, die räumlich unabhängig voneinander agieren und dennoch zeitgleich Zugriff auf dieselben Basisdaten benötigen. Unabhängig von Ziel und Umfang einer Internal Investigation sollte ein IuK-System jedoch einigen grundlegenden Leitlinien folgen, die nachfolgend skizziert werden, bevor anschließend die Berichterstattung gegenüber wesentlichen Projektbeteiligten/-gruppen detailliert erörtert wird.