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Der Projektabschluss sollte aber mit dem Auftraggeber formell vereinbart werden. Es ist unerheblich, ob ein Abschlussgespräch unmittelbar bei der Übergabe des Abschlussberichts oder einige Tage danach stattfindet, eine abschließende Besprechung hilft sowohl dem Auftraggeber als auch dem Externen, eine bessere Einordnung der Relevanz, der Erkenntnisse über das Projekt aber auch aus dem Projekt heraus zu finden.[43] Da oftmals am Ende der Investigation auch unbefriedigende Punkte verbleiben, sollte rechtzeitig vor dem vorhersehbaren Abschluss eine systematische und geregelte Übergabe erfolgen. Ein individuelles Schlussgespräch sollte auch für die wesentlichen Projektteilnehmer (Gruppenleiter, Mitglieder eines Lenkungskreises etc.) verpflichtend sein.