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Auf Grundlage der verschiedenen Arbeitsvorgänge und der jeweils angewandten Methodik sollte sorgfältig in der Projektleitung abgewogen sein, wann ein Projekt „berichtsreif“ ist. Dann stellen sich neben der Frage nach dem Format des Berichts an den Auftraggeber immer auch Fragen zu den jeweils zu berichtenden Inhalten (Tatsachen, Prognosen, Wertungen, Empfehlungen), den Einschränkungen zur Vorläufigkeit und Reichweite der Aussagen („Disclaimer“) und zur Projekthistorie. Fingerspitzengefühl ist nötig, wenn über Unternehmensinterna, über Regelverstöße, Sorgfaltswidrigkeiten oder Konventionsverletzungen berichtet werden soll. Da in der Regel mit dem Factfinding eine Bewertung des Verhaltens von Führungskräften und Mitarbeitern einhergeht, darf der Bericht weder zu Übertreibungen oder gar Falschdarstellungen ausarten, noch sollen (vorzeitig) Erkenntnisse berichtet werden, die bei Bekanntgabe zur Vereitelung der Investigation oder zur Begünstigung etwaiger Täter beitragen würden. Dabei darf auch die Bedeutung von Geschäftsverbindungen zu Externen und etwaige Abhängigkeiten des Auftraggebers von dem ungefährdeten Bestand solcher Geschäftsverbindungen nicht unterschätzt werden. Letztlich wird der Berichtsverfasser auch die voraussichtliche Weiterverbreitung des Projektberichts im Unternehmen und außerhalb des Unternehmens zu bedenken haben. Nicht selten wird ein Projektreport zum Gegenstand von Berichten der Leitungsorgane an die Gesellschafter, an Behörden (bspw. die Ermittlungsbehörden), den Kapitalmarkt oder an die Presse gemacht.

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Die folgende Übersicht kann Hilfestellungen für den jeweiligen Inhalt eines Projektberichts an den Auftraggeber geben:[13]

Art des Berichts	Inhalt	Empfänger
Strategisches Projektreporting	Anlass Rahmenbedingungen Zielsetzung Projektschritte voraussichtlicher Abschluss	Interner Auftraggeber;[14] Leitungsgremien des Unternehmens
Operatives Projektreporting	Status Ziele/Grundsätze-Anpassungen durchgeführte Projektschritte und Ergebnisse (sofern berichtsreif) Projektrisiken (Gefährdungen des Projektziels und Gegenmaßnahmen) Beschlüsse nächste/offene Schritte	Interner Auftraggeber
Kosten-Nutzen Analysen[15]	Status SOLL/IST-Abgleich Ergebnis-Nutzen Chancen-Risiko-Abgleich Termin-/Meilensteinplan Aufwandscontrolling	Interner Auftraggeber (periodische Betrachtung)
Externe Kommunikation	Anlass Rahmenbedingungen Zielsetzung Ergebnisse (sofern berichtsreif)	Interner Auftraggeber; Leitungsgremien des Unternehmens; Kommunikation

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Die knappe thematische Übersicht zeigt, dass sich eine Projektberichterstattung von einem Ergebnisbericht (Abschlussbericht) deutlich unterscheidet. Im Vordergrund der Projektberichterstattung stehen die Projektziele, Grundsätze und Maßnahmen, der Projektverlauf, die Darstellung der eingesetzten Mittel und Kosten sowie etwaige Projektrisiken. Auch wenn mitunter die Ergebnisentwicklung dargestellt wird, ist streng genommen in der Projektberichterstattung nur „der Weg das Ziel“, d.h. es wird eine vorläufige, auf die Gesetzmäßigkeiten und Strukturen der Projektarbeit bezogene Berichterstattung vorgelegt.

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Eine „Berichtsreife“ für Ergebnisse von Aufklärungsmaßnahmen, also die Darstellung der in der Internal Investigation nach forensisch-methodischen Kriterien erarbeiteten Tatsachengrundlagen und ihre fachliche Zuordnung, tritt erst dann ein, wenn eine methodengerecht ermittelte, qualitätsgesicherte Tatsachenbasis vorliegt, die einer darauf aufbauenden Wertung zugänglich ist. Grundsätzlich ist der jeweilige Stand des IuK-Systems aufgrund seines Detaillierungsgrades die tatsächliche Grundlage für die jeweilige Berichterstattung. Man sollte sich vergegenwärtigen, dass auch in einer prozessualen „Beweisaufnahme“ durchaus zwischen dem Factfinding und der Erörterung der Ergebnisse unterschieden wird. Gerade aufgrund der in den Eingangskapiteln dieses Handbuchs erläuterten Pflichten zur Herstellung einer Entscheidungsbasis für Geschäftsleitungsmaßnahmen wird man daher eine „endgültige“ Berichtsreife erst dann annehmen können, wenn die Internal Investigation tatsächlich insgesamt oder in einem sachlich abgrenzbaren Teil abgeschlossen ist.

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Da die Tatsachenbasis alleine noch nicht zwingend eine Entscheidung des Geschäftsleiters über die umzusetzenden Maßnahmen determiniert, ist neben der Tatsachenbasis auch eine fachliche Bewertung der zusammengestellten Informationen im Sinne einer Empfehlung erforderlich. Wertungen können sowohl technischer, kaufmännischer, betriebswirtschaftlicher, personalwirtschaftlicher oder auch rechtlicher Natur sein. Bspw. ist der Maßstab einer Anwendung von „best practice“-Grundsätzen in bestimmten Betriebsabläufen betriebswirtschaftlich-organisatorischer Natur,[16] der Maßstab der „Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters“[17] ist dagegen rechtlich besetzt, auch wenn er kaufmännisch-betriebswirtschaftlich vorgeprägt ist („Wahrung von Vorteilen der Gesellschaft und Vermeidung von Schäden“). Ähnliches gilt für den Prüfungsmaßstab des § 238 HGB,[18] für „Handelsbrauch“[19] und „Verkehrssitte“[20] gerade auch im internationalen Geschäfts- und Rechtsverkehr.

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Soll die Berichterstattung Grundlage für eine externe Kommunikation sein, kommt es auf den spezifischen Verwendungszweck an. Dann können mehrere qualitativ abgestufte Anforderungen unterschieden werden:

–	Pflichtberichte aufgrund laufender Prüfungen (bspw. Erkenntnisse aus der Investigation, die im Rahmen der gesetzlichen Abschlussprüfung oder einer Geschäftsführungsprüfung i.S.v. § 53 HGrG, einer Sonderprüfung der BaFin nach § 44 KWG oder nach § 35 WpHG oder auch einer freiwilligen Prüfung im Zuge einer verwaltungsbehördlichen Zuverlässigkeitsbeurteilung vorzulegen sind); hier ist besondere Sorgfalt auf die Unterscheidung sowie die Vorläufigkeit von Feststellungen über Tatsachen und Wertungen, Prognosen und Meinungen zu legen, da an den Wahrheitsgehalt und die Aussagereichweite besondere gesetzliche Folgen geknüpft werden (vgl. bspw. die §§ 320, 331 Nr. 4 HGB);
–	verpflichtende Berichterstattung nach gesellschaftsrechtlichen Vorgaben (bspw. vom Vorstand an den Aufsichtsrat nach §§ 90 Abs. 3, 111 Abs. 4 AktG oder von der Geschäftsführung an die Gesellschafter nach § 46 GmbHG) oder auch nach kapitalmarktrechtlichen Vorgaben (Ad-Hoc-Relevanz, § 15 WpHG); hier ist ebenfalls besondere Sorgfalt auf die Unterscheidung von Feststellungen über Tatsachen und Wertungen, Prognosen und Meinungen zu legen, da an den Wahrheitsgehalt und die Aussagekonsistenz besondere gesetzliche Folgen geknüpft werden (vgl. bspw. die §§ 90, 400 Abs. 2 HGB);
–	Regelberichterstattung der Leistungsorgane an Aufsichtsgremien oder die Gesellschafter (bspw. i.S.d. HGrG); auch hier können je nach Vorinformation besondere gesellschaftsrechtliche Anforderungen an Form und Inhalt bestehen.

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Der reine Projekt(-status-)bericht eignet sich – anders als der Ergebnisbericht – regelmäßig nicht für eine solche Berichterstattung. Soll der Bericht Grundlage für eine Wahrnehmung der gesellschafts-, bilanz- oder kapitalmarktrechtlichen (Ad-Hoc-) Pflichten sein, sind entsprechende Anforderungen an Inhalt und Aussagekraft bei Auftraggeber nachzufragen. Es ist darauf zu achten, dass die formellen und materiellen gesetzlichen oder unternehmensinternen Anforderungen an diese Informationspflichten eingehalten werden, so dass der Auftraggeber den Bericht des Untersuchungsführers zur Grundlage seiner eigenen Berichterstattung machen kann. Besondere Mitteilungen, die Auswirkungen auf das öffentliche Ansehen oder den Marktpreis von emittierten Wertpapieren der Gesellschaft haben könnten, bedürfen einer entsprechenden vorherigen Würdigung des Projektverlaufs und der daraus zu ziehenden Schlussfolgerungen. Wenn keine gesicherten Erkenntnisse vorliegen, sollte besser auf inhaltliche Angaben verzichtet werden, statt durch Spekulationen oder Gerüchte Diskussionen auszulösen.

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Das Gleiche gilt auch, wenn der Ergebnisbericht/Abschlussbericht veröffentlicht werden soll oder eine Veröffentlichung wahrscheinlich ist (bspw. aufgrund von Anzeige- oder Auskunftspflichten). Besonders Chancen-/Risiko-Darstellungen oder auch Erfolgsmeldungen sind auf Relevanz, Transparenz und Tragfähigkeit der Angaben auch aus Sicht eines Empfängers zu prüfen. Bei Statusberichten muss die Vorläufigkeit der Darstellung deutlich herausgestellt werden. Die Abgabe einer abschließenden Bewertung (auch nur von Teilen einer einheitlichen Untersuchung) ist grundsätzlich haftungsträchtig, solange die Investigation nicht insgesamt abgeschlossen wurde. Die Darstellung der Ergebnisse darf weder im negativen noch im positiven Sinne übertrieben, selbstdarstellerisch oder „blendend“ sein.[21] Eine unkritische Darstellung belastet zudem häufig auch eine kooperative Grundhaltung der Ermittlungsbehörden und sonstiger Empfänger gegenüber dem Unternehmen.

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Der Unterschied zwischen einem projektinternen Fortschrittsbericht und einem Ergebnisbericht sollte dem Auftraggeber und jedem anderen Empfänger durch deutlich auf dem Bericht angebrachte Hinweise nahegebracht werden. Für die Dokumentation der Erfüllung eigener Sorgfaltspflichten im Vertragsverhältnis zum Auftraggeber empfiehlt sich, den jeweiligen Berichtsinhalt, die Berichtsgrundlagen und etwaige begleitende Erklärungen („Disclaimer“, den IuK-Systemstand usw.) im Berichtszeitpunkt „einzufrieren“. Erst bei Projektabschluss (mit Vorlage des Abschlussberichts) kann darüber entschieden werden, wie mit solchen Zwischenberichten weiter zu verfahren ist.

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Zuletzt soll die Frage gestreift werden, ob solche Berichte und Dokumentationen herausgabepflichtig und/oder beschlagnahmefähig sind. Wird eine Internal Investigation vom Unternehmen durchgeführt, um in einem parallel laufenden Strafverfahren eine eigene Erkenntnis- und Entscheidungsgrundlage zu erhalten, handelt es sich – jedenfalls bei dem Ergebnisbericht – unabhängig von der jeweils den Bericht erstellenden Person um eine Entscheidungsgrundlage des Geschäftsleitungsorgans und damit um eine grds. innerbetriebliche Dokumentation. Das gilt auch für Arbeits- und Projektdokumentationen, wenn diese von dem Unternehmen oder seinen Mitarbeitern erstellt wurden oder im Zuge des Projekts dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern ausgehändigt wurden.[22] Das hat zur Folge, dass die nur für privilegierte Personen geltenden verfahrensrechtlichen Schutzbereiche (vgl. dazu § 53 Abs. 1 Nr. 1-5 StPO) nicht anwendbar sind. Andererseits sind die Berichte solcher privilegierter Personen grundsätzlich geschützt, auch wenn das Geschäftsleitungsorgan sich auf den Bericht für seine Entscheidungen stützt. Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf das 17. Kap. verwiesen.