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Von den Projektbeteiligten benötigte Daten sind nicht nur – wie bereits erwähnt – rechtzeitig, sondern auch gleichzeitig und gleichmäßig bereitzustellen. Damit ist keinesfalls gemeint, dass alle Projektbeteiligten stets mit allen Informationen zum selben Zeitpunkt zu versorgen sind. Vielmehr zielt das Prinzip der Gleichzeitigkeit und Gleichmäßigkeit darauf ab, Informationsasymmetrien innerhalb einer bestimmten Projektgruppe, bspw. des Lenkungsausschusses oder des Projektteams, zu vermeiden (siehe dazu auch Rn. 20). Solche Informationsasymmetrien sind gefahrengeneigt (Informationsmissbrauch), erhöhen den Kommunikationsbedarf (Verunsicherung auf Grund von Gerüchten) und provozieren Projektverzögerungen (Zustimmungsverweigerung wegen fehlender/verspätet erhaltener Informationen). Von diesem Prinzip sollte deshalb nur dann abgewichen werden, wenn dies nach der Binnenorganisation der Empfängergruppe vorgegeben wird (z.B. Übergabe des Statusberichtes durch den Projektleiter an den Vorsitzenden des Lenkungsausschusses, Weiterleitung der Informationen durch diesen an die einzelnen Ausschussmitglieder). Auf den ersten Blick mag dieses Prinzip als eine triviale Kommunikationskonvention aufgefasst werden. Es sind jedoch besondere Anforderungen an den Informations- und Datenaustausch damit verbunden, insbesondere Regeln zur Nutzung asynchroner Kommunikationsmedien, auf die nachfolgend unter Rn. 130 ff. eingegangen wird.

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Die Berichterstattung muss ferner folgenden grundlegenden qualitativen Anforderungen genügen: Sie muss zuverlässig, d.h. frei von wesentlichen Fehlern, und vollständig sein sowie wertungsfrei und gleichgewichtig. Eine unausgewogene, tendenziöse Berichterstattung provoziert Fehlallokationen von Ressourcen und andere Fehlentscheidungen. Die bereitgestellten Informationen müssen von Relevanz und wesentlich sein. Werden zu viele Informationen übermittelt und müssen die wichtigen erst herausgefiltert werden, ist das Reporting ineffizient. Diese qualitative Anforderung ist durch die bereits erwähnte Analyse des Informationsbedarfs bzw. der Informationsnachfrage und eines darauf abgestimmten Informationsangebotes sicherzustellen. Weitere wesentliche qualitative Merkmale sind Verständlichkeit und Vergleichbarkeit. Erreicht wird dies durch Einfachheit, Prägnanz und Struktur in der Kommunikation. Die schriftliche Berichterstattung sollte sich weitestmöglich auf standardisierte Kommunikationsinstrumente stützen (Formulare/Vorlagen, wie z.B. Statusberichte, Aufgabenlisten, Sitzungsprotokolle), deren Aufbau und Gliederung zu Beginn des Projektes einvernehmlich festgelegt und im Verlauf der Internal Investigation möglichst beibehalten wird. Dadurch lässt sich gleichzeitig auch die Zuverlässigkeit erhöhen, weil die jeweils repetitive Informationsverarbeitung automatisiert und qualitätsgesichert werden kann (automatisierte Erzeugung standardisierter Berichte). So wäre bspw. der für die Steuerung der Internal Investigation von dem Projektleiter benötigte periodische Fortschrittbericht durch eine einmal programmierte Abfrageroutine über die Daten der Projektdatenbank zu erstellen. Teilaspekt der Vergleichbarkeit ist ferner die Datenkonsistenz (bspw. zwischen interner und externer Kommunikation) und die Rückverfolgbarkeit von Daten, die mithilfe des beschriebenen integrativen Systemansatzes unter Nutzung der einheitlichen Projektdatenbank erreicht werden kann.