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Unterschieden wird zwischen einer nach innen und einer nach außen gerichteten Kommunikation. Die nach innen gerichtete Kommunikation dient der Weitergabe von Informationen an die einzelnen Teammitglieder sowie dem Informationsaustausch unter den Teammitgliedern (interne Information i.e.S.; siehe in Abgrenzung dazu Rn. 15). Sie umfasst u.a. die einzelnen Arbeitsaufträge an die Teammitglieder, die von dem Projektleiter in Erfüllung der von Auftraggeber/Lenkungsausschuss vorgegebenen Untersuchungsziele verteilt werden. Gleichsam erfasst sind der Rücklauf von Arbeitsergebnissen sowie die Rückmeldungen der Teammitglieder zu dem Fertigstellungsgrad begonnener Arbeiten, aufgetretenen Problemen etc. Auch die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu inhaltlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit den zur Bearbeitung übergebenen Arbeitspaketen oder zur Koordination der Sachbearbeitung innerhalb des Teams gehört dazu. Die nach außen gerichtete Kommunikation umfasst den Informationsaustausch zwischen Projektleiter und den Projektbeteiligten außerhalb des Teams, wie z.B. Auftraggeber/Lenkungsausschuss, Arbeitskreisen und Fachausschüssen (externe Information). Auch sie erfolgt sowohl mündlich, u.a. in Form von Projektstandpräsentationen und Lenkungsausschusssitzungen, als auch schriftlich, bspw. in Form von Statusberichten.

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Aus dieser Unterscheidung darf jedoch nicht abgeleitet werden, dass es sich um zwei voneinander unabhängige Kommunikationsstränge handelt. Vielmehr besteht die Herausforderung darin, ein integriertes IuK-System aufzubauen, welches sowohl die interne als auch die externe Information unterstützt. Ein solches System besteht aus verschiedenen Modulen, die zwar in sich abgeschlossen, über Schnittstellen jedoch miteinander verknüpft sind. Je besser diese Verknüpfung gelingt, desto geringer ist der zur Aufrechterhaltung der Kommunikation erforderliche Arbeitsaufwand. Bereits einmal erhobene/bereitgestellte Daten brauchen dann lediglich in Bezug auf einen weiteren Informationsanlass/-zweck miteinander kombiniert, verdichtet und ausgewertet werden. Hierzu ist bei Erstellung des Informations-/Kommunikationskonzeptes eine sorgfältige Analyse des Informationsbedarfs bzw. der Informationsnachfrage[4] erforderlich, um sicherstellen zu können, dass jedenfalls alle planmäßig benötigten Daten im Rahmen des Standardprozesses bereitgestellt werden (Informationsangebot).

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Zur besseren Verdeutlichung dieses Zusammenhangs sei beispielhaft auf die Verknüpfung zwischen Projektmikromanagement und dem strategischen Projektcontrolling verwiesen. Der Projektleiter wird zur Steuerung der verschiedenen Teilteams bzw. Teammitglieder auf einen detaillierten Fortschrittsbericht zurückgreifen, aus dem sich u.a. die in Bearbeitung befindlichen Arbeitspakete, die Auslastung der einzelnen Sachbearbeiter, der jeweilige Fertigstellungsgrad und Zeitverzögerungen ergeben. Aus dem Fortschrittsbericht, d.h. den ohnehin bereits erfassten Daten zur Projektfeinsteuerung sollte sich der Statusbericht zur Berichterstattung des Projektleiters gegenüber dem Auftraggeber/Lenkungsausschuss ableiten lassen. Dies erfolgt einerseits durch die Aggregation der Daten über die einzelnen Arbeitspakete zunächst auf Ebene der Teilaufgaben und dann auf Ebene der Gesamtaufgabe. Andererseits kann auch eine zweckentsprechende Aufbereitung vorhandener Daten erforderlich sein. So ist bspw. die Information „in Bearbeitung befindliche Arbeitspakete“ für Zwecke der Feinsteuerung der Internal Investigation in Relation zu den eingesetzten Teammitgliedern zu setzen, um eine effiziente Ressourcenplanung vornehmen zu können. Für Zwecke der Berichterstattung über den Gesamtprojektfortschritt kommt es hingegen auf die Relation zu den insgesamt anstehenden Arbeitspaketen an. Anhand des auf diese Weise erstellten Statusberichtes kann sich der Auftraggeber/Lenkungsausschuss über den Fortschritt innerhalb der betreffenden Phase der Internal Investigation ein Bild verschaffen und ergründen, ob und inwieweit Verzögerungen bei der Bearbeitung einzelner Arbeitspakete die termingerechte Erreichung des nächsten Meilensteins gefährden und deshalb Gegenmaßnahmen erfordern. Für ein solches Ineinandergreifen dieser beiden Berichte müssen diese im Vorfeld in Bezug auf Inhalt, Struktur und Format aufeinander abgestimmt und idealerweise mit einer einheitlichen Projektdatenbank verknüpft werden (zur Gestaltung des Informations- und Datenaustauschs vgl. im Einzelnen nachfolgend Rn. 130 ff.). In gleicher Weise lassen sich auch Ergebnis- und Teilergebnispräsentationen von Arbeitskreisen und Fachausschüssen in die Berichterstattung gegenüber Auftraggeber/Lenkungsausschuss einbinden.