Читать книгу Internal Investigations - Dennis Bock - Страница 254

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Will der Auftraggeber besondere Einzelthemen behandelt wissen, bspw. die Gefährlichkeit eines Stoffes/Produktes für den Verbraucher oder die Relevanz bestimmter Leistungen an ausländische Domizilgesellschaften, dann empfehlen sich jenseits der Gesamtprojektberichterstattung sog. Detailberichte. Diese stellen in der Regel einen abgrenzbaren Sachverhalt auftragsbezogen anhand nachvollziehbarer (darzulegender) Kriterien dar, ohne damit das Gesamtprojekt abschließen zu wollen. Dies sollte deutlich gemacht werden, auch dadurch, dass in der Berichterstattung darauf verwiesen wird, dass weitere Untersuchungen durchgeführt werden und der vorliegende Bericht nur aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck isoliert dargestellt wird. Der Berichterstatter sollte sich durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen oder Bestätigungen des Auftraggebers vergewissern, dass seine Berichterstattung nicht in einem falschen Zusammenhang dargestellt wird und der Einzelbericht nicht zweckentfremdet gewertet werden kann.

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Spontanberichte kommen im Rahmen des Projektes häufig vor, sie umgehen in der Regel das normale, stetige Berichtswesen über die Projektfortschritte und -ergebnisse. Spontanberichte sind vor allen Dingen dann erforderlich, wenn der Auftraggeber zu Sofortmaßnahmen veranlasst werden soll und eine fundierte Entscheidungsgrundlage benötigt. Das kann der Fall sein bei Gefahren für Leib, Leben und Eigentum, die nur durch sofortiges Eingreifen abgewendet werden können. Es kann aber auch ein Warnbericht notwendig sein, wenn ohne ein Eingreifen ein strafrechtlicher Tatbestand durch automatische Abläufe vollendet werden würde, bspw. die Auslösung einer korruptiven Zahlung durch die Buchhaltung ohne Wissen und Billigung des Leitungsorgans. Daher werden in der Praxis sog. Zahlungsstopps vor allem auf der Grundlage von Spontaneinschätzungen ausgelöst, um geeignete Sachprüfungen durchführen zu können.

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Spontanberichte können sich aber auch als schädlich erweisen, wenn ihnen eine sachlich geprüfte und validierte Informationsbasis fehlt, wenn Wertungen getroffen werden, die viel zu weitgehend sind oder Maßnahmen einseitig ausgelöst werden, für die im Organisationsablauf die Hinzuziehung weiterer (Mit-)Entscheider erforderlich wäre. Vergleichbar ist das mit der Situationsbeurteilung einer „Gefahr im Verzug“, bei der in einzelnen Ermittlungssituationen die an sich gesetzlich vorgesehene Entscheidungs- und Korrekturfunktion eines gesetzlichen Richters (vorübergehend) ausgeschaltet wird, um einen schnelleren Ermittlungszugriff zu ermöglichen. Dass solche Situationen auf das Äußerste begrenzt werden müssen und grundsätzlich die auch unternehmensintern eingerichteten Zuständigkeiten und Kompetenzen beachtet werden müssen, sollte dem jeweiligen Berichtsverfasser bewusst sein. Ein Hinwegsetzen über diese ordnungsgemäß eingerichteten und aus der Gesellschaftsordnung abgeleiteten Leitungs- und Delegationsstruktur sollte daher sorgfältig begründet und durch den Auftraggeber legitimiert sein. Daher empfiehlt sich gerade hier eine eingehende Dokumentation sowohl des konkreten Auftrages zur Abgabe eines Spontanberichts als auch der Tatsachengrundlagen und der jeweils abgegebenen Empfehlungen.