Читать книгу La responsabilidad civil del notario - Eliana Margarita Roys Garzón - Страница 17

Ahora bien, la función notarial está referida a todas aquellas actividades que despliega un particular denominado notario para lograr los fines perseguidos por la sociedad, el cual les proporciona a las partes consejo y confiabilidad jurídica en los actos o negocios que pretendan celebrar, y además le confiere autenticidad a lo narrado ante él, con garantía de memoria mediante la guarda de los documentos producidos.

Como atinadamente describe Cubides Romero, a través de la función notarial se presta el servicio que requiere el conglomerado social para satisfacer la necesidad de alcanzar la seguridad jurídica en sus relaciones particulares. Dicha función implica una asesoría jurídica, la garantía de libertad de contratación, la eficacia de su autonomía privada y, por último, la generación de documentos revestidos de completa credibilidad y perdurabilidad¹.

La doctrina ha indicado que el punto culminante de la función es la autorización del documento público, hecho que solo se alcanza cuando de manera previa se ejecutan varios actos, y exige una actividad funcional complementaria, así²:

• Recibir o indagar la voluntad de las partes.

• Asesorar como técnico a las partes y darle forma jurídica a esa voluntad.

• Redactar el documento público, que debe ser consistente con lo visto, oído y percibido de las partes, tamizado por la interpretación y fundamentación jurídica.

• Autorizar el documento público, que da forma al negocio y hace creíble lo narrado en él.

• Conservar el documento autorizado para que su contenido pueda conocerse a lo largo del tiempo.

• Expedir copias del documento, como soporte de su existencia y de su contenido³.

Por ende, el establecimiento de la función notarial surge como la solución que el Estado le ofrece a la sociedad para satisfacer el servicio público requerido; de allí que para lograr este fin estatal de forma eficiente haya dispuesto asignarle esta función a un particular⁴.

Al respecto, en Colombia se evidenciaron los beneficios de diversa índole que traía para el Estado la prestación de la función notarial por parte de un particular envestido de funciones públicas, que mostraba la necesidad de mantener la actual estructura orgánica y jurídica de las notarías establecida en el artículo 188 CN, beneficios que fueron expresados en la ponencia de Comisión Cuarta de la Asamblea Nacional Constituyente de 1991, así⁵:

a. Económicos: alto costo de la infraestructura física para la prestación del servicio.

b. Laborales: costos de la carga salarial y prestacional que actualmente asumen los notarios.

c. Administrativos: la tendencia hacia la burocratización y el clientelismo, son menores que en el Estado.

d. Funcionales: independencia frente a los usuarios, pues no son funcionarios públicos sometidos a presiones o sometidos por recomendaciones.

e. Solidarios: el subsidio que hacen el 40% de los notarios para sostener los gastos del servicio del 60% restante⁶.

Conceptuó la Asamblea que no se debía sacrificar el actual esquema eficiente y eficaz, como era la prestación del servicio notarial a través de particulares, y sumergirlo en la posibilidad de su desorganización e ineficiencia, por seguir teorías que abogan por la concentración de funciones en el Estado, hoy cuestionadas mundialmente⁷.

El grado de confianza que el Estado y la ciudadanía han depositado en las notarías es tal que ante ellas se adelantan no solo procesos de jurisdicción voluntaria, como separación de bienes, liquidación de herencias y sociedades conyugales, matrimonios, cambio de nombre, sino que además se realizan escrituras de compraventa, constitución y liquidación de sociedades comerciales y civiles, testamentos, constitución del patrimonio de familia, reconocimiento de hijos extramatrimoniales, entre otras, siendo de destacar una labor de especial importancia como es la de llevar el registro civil de las personas⁸.

Aunado a lo expuesto, se reconoce que los notarios son importantes auxiliares de la administración de impuestos, porque, sin costo para el Estado, recaudan los de retención en la venta de inmuebles, beneficencia y registro; y aunque por la prestación de la función de recaudadores se cobre un valor, este resulta ser ínfimo comparado con el provecho percibido por el Estado, quien recibe unos dineros sin poner a disposición su capacidad operativa ni económica⁹.