Читать книгу Dirección de la actividad empresarial de pequeños negocios o microempresas. ADGD0210 - Emilio José Checa Hinojo - Страница 31

Otro punto para la mejora continua de los procesos del negocio es la optimización de los procesos internos. Optimización no solo de procesos de producción, sino de todos aquellos procesos que forman parte de la actividad empresarial.

En los dos apartados anteriores se ha tratado de forma concreta el enfoque hacia la consecución de la satisfacción del cliente y la gestión de los recursos humanos, pero como se entiende la empresa como un todo integrado por la suma de las partes, se debe considerar todas esas partes como iguales en atención y eficiencia para que la mejora continua de la empresa sea un hecho.

Proceso de optimización

Se inicia este apartado con la premisa de que NO hay un camino o procedimiento maestro para la optimización de un proceso empresarial, ni tampoco se puede aplicar uno que funcione en un proceso determinado a todos los procesos de la empresa.

Un proceso será óptimo si es eficiente en su ejecución y sobresaliente en su eficacia. Es decir, cumple los objetivos planificados con un máximo aprovechamiento de los recursos empleados.

Fases del estudio de los procesos internos

Se parte de la base de que todo proceso tiene asociados unos objetivos y acarrea la explotación de una serie de recursos (materias, mano de obra, etc.). Se considera que un proceso se puede optimizar si con la misma cantidad de recursos empleados se puede lograr un mayor rendimiento.

Ello implica que debe evaluarse de manera independiente cada proceso, y para ello se cuenta con las siguientes etapas de evaluación:

1 Definición de objetivos: nivel de resultado esperado por el proyecto.

2 Cuantificación de recursos empleados: valoración de los recursos que se están asociando para la obtención del resultado planificado.

3 Definición de actividades que posee cada proceso.

4 Asociación a cada actividad de un porcentaje de recursos.

5 Interrelación entre actividades a través del control de tiempos: es decir, qué actividad es necesaria para realizar la siguiente y cuánto tiempo emplea.

6 Ejecución del proceso.

7 Medición de resultados.

8 Estudio de mejoras y aplicación de controles.

De este análisis, a través de cálculos y estudios pormenorizados, se encarga una rama de la contabilidad que se denomina contabilidad de costes.

Uno de los rasgos principales de esta evaluación es que se haga de manera continuada y por encargados de la dirección de procesos, sea cual sea su envergadura. Por eso, a la hora de valorar si se están desperdiciando recursos o hay algunos de ellos ociosos, hay que plantear su reutilización o la reestructuración del proceso.

Acciones que mejoran la optimización de los procesos productivos

Dentro de las acciones genéricas que mejoran los rendimientos de los procesos internos de la empresa se tienen las siguientes:

1 Formación: a mayor formación útil de la plantilla, mayor rendimiento global de la entidad.

2 Tecnología: la automatización de procesos puede mejorar la gestión de tiempos y recursos. Normalmente va asociada a la formación sobre estas tecnologías.

3 Comunicación: cuanto mayor es la comunicación en un negocio, más rápidos y eficaces son los procesos dentro del mismo.

Actividades

24. Indicar la relación entre tecnología y comunicación para la optimización de procesos de una empresa de venta de telefonía.

25. Señalar por qué es la definición de objetivos la primera fase del proceso de planificación y posterior evaluación de optimización de recursos.