Читать книгу Własna firma krok po kroku - Grzegorz Krzemień - Страница 19

Dziś na rynku jest mnóstwo różnych narzędzi ułatwiających organizację pracy. W większości online’owych, zarówno darmowych, jak i płatnych. Można rozwodzić się nad zaletami jednego nad drugim, ale z reguły to nie w narzędziu tkwi problem, a w jego systematycznej obsłudze.

Dlatego na początku trzeba unikać dużej liczby narzędzi do zarządzania, komunikacji, umawiania spotkań czy raportowania. Wkręcając się w nie, łatwo popaść w poczucie, że dużo się pracuje, wypełniając kolejne tabele lub zestawienia. To jedna strona medalu. Druga – jeśli narzędzi będzie za dużo, ludzie nie będą wypełniać ich treścią. Całe wdrażanie straci sens. Na początek tak naprawdę wystarczy e-mail i spięty z nim system do zarządzania zadaniami. Pewnie w to ciężko będzie ci uwierzyć, ale w ten sposób pracują naprawdę duże organizacje.

Z czasem rozsądnie możesz włączać do pracy zespołu kolejne narzędzia, pamiętając, że rewolucja nie jest tu wskazana. Lepiej postawić na płynność, ewolucyjne wdrażanie konkretnych i naprawdę potrzebnych rozwiązań. Takim nikomu niepotrzebnym narzędziem w pierwszej fazie rozwoju naszej firmy było raportowanie czasu pracy. Na bazie tego mieliśmy rozliczać klientów, z tym że pracowaliśmy za konkretną kwotę na projekcie, więc nie robiliśmy takich zestawień dla nich. A obowiązek był. Więc wszyscy pracownicy pod koniec miesiąca „z pamięci” wpisywali, co którego dnia robili i dla którego klienta. Było to bardzo dalekie od biznesowego sensu.

Najlepsze i faktycznie potrzebne narzędzia to te, co do których to po stronie pracowników istnieje potrzeba wypełniania ich danymi. Dopiero kiedy masz pewność, że system jest wykorzystywany racjonalnie przez wszystkie zobligowane do tego osoby, warto tworzyć raporty. Zdejmujesz sobie i innym kłopot z głowy. Na przykład obecnie w naszej firmie wykorzystujemy narzędzie do zamawiania specjalistów oraz planowania pracy. Każdy pracownik, który chce zrealizować jakieś zadanie, ma do niego przypisanego specjalistę i oszacowany czas na wykonanie pracy. Zadania te planowane są w tygodniowym rytmie. Do takiej rozpiski pracy dostęp mają wszyscy uczestnicy danego procesu. Na bazie dniówki danego specjalisty i czasu poświęconego na zadanie – błyskawicznie dowiadujemy się, jakie są koszty. Dalej zaś porównujemy je z fakturą, która ma być wystawiona klientowi. Wszystko jest zautomatyzowane, więc nie stanowi obciążenia dla pracowników. Muszą jedynie sprawdzić w zestawieniu, co jest dziś do wykonania albo którego z ekspertów mają do dyspozycji.

Na początku możesz jednak sięgnąć po narzędzie offline’owe. Świetnie sprawdzi się w zarządzaniu czasem suchościeralna tablica, na której w kolumnach wypisane są dni tygodnia, a w wierszach imiona i nazwiska. Mimo prostoty rozwiązanie to ma tę przewagę nad innymi, że wszyscy widzą – czarno na białym – nad czym kto i kiedy pracuje. Na takiej tablicy szybko można ogarnąć, co się w firmie dzieje. Można też w czasie rzeczywistym negocjować z innymi pracownikami, kto co robi i kiedy. Dzięki temu optymalizuje się ilość czasu spędzanego nad poszczególnymi zadaniami oraz tempo ich tworzenia.

Tablica odgrywa też rolę integracyjną, jeżeli jest rozpisywana w szerokim gronie pracowników, o co w tej fazie rozwoju firmy nietrudno, bo nie ma ich wielu. To miejsce wspólnych spotkań i przy okazji przestrzeń dająca możliwość przekazania sobie nawzajem firmowych informacji. Tak jak w kuchni, tyle że z naciskiem nie na ploteczki, ale na bieżące działania. Oczywiście jest wiele narzędzi do robienia tego elektronicznie i te są warte polecenia, ale wykorzystując je, nie zbuduje się takiego ducha zespołu. Tablicę zadań w naszej agencji odwzorowuje rysunek 4. Doskonale sprawdzała się dekadę temu. Wszystko było proste, jasne i na wyciągnięcie ręki, do czasu, aż firma znacznie się rozrosła. Swoją drogą, na dziesięć osób widocznych na tablicy, siedem nadal z nami pracuje.

Z czasem, kiedy zatrudnisz więcej ludzi, może zabraknąć miejsca na tablicy. Nie rezygnuj z niej jednak, ale obróć o 90 stopni. Sprawdzone, działa! Wystarczy nie giąć i parę lat ci posłuży. Tablica tak wpisała się w firmowe DNA naszej firmy, że nawet po latach, kiedy z niej nie korzystamy, bo fizycznie już nie istnieje, pracownicy, mówiąc o zebraniu planującym tydzień z wykorzystaniem służącej temu aplikacji – wciąż mówią o tablicy.

Być może brzmi to dziwnie, bo całe moje zawodowe życie to przekonywanie, że cyfrowe jest lepsze niż papierowe, ale na początku papier jest całkiem OK. Kartki, zapisywanie na nich, rysowanie, planowanie, nieraz było bardziej efektywne, niż szukanie narzędzia, które mogłoby je zastąpić. Dodatkowo kartki z zapiskami sprzed kilku czy nawet kilkunastu lat nadal odnajdę, a w przypadku informacji zapisanych na dysku czy płytach CD jest to prawie niemożliwe.

Rysunek 4

Planowanie pracy za pomocą tablicy

Planując pracę w zespole, nie planuj wszystkiego „pod korek”. Miło wiedzieć, że wszyscy pracują na maksa, że już więcej nie da się wcisnąć. Gdy jednak przychodzi pierwsza uwaga od klienta lub super ważna rzecz do zrobienia, taka ad hoc, burzy wszystko, co z taką precyzją zaplanowałeś. Zatem: na samym początku „układania” firmy wpisz w nią elastyczność tego, co robisz.