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La regulación vigente establece que los libros empresariales deben ser legalizados. Pero ¿qué significa exactamente estar legalizados?

Estar legalizado significa que los libros contables han de presentarse a un organismo, el Registro Mercantil, el cual, mediante el sellado y la mención expresa a través de una diligencia en la primera hoja de los libros, y guardando una copia en sus archivos, certifica que las cuentas presentadas son las definitivas de la empresa para el ejercicio que se presente (mediante su sellado evita una manipulación posterior de la información contenida en ellos).

La legalización de los libros viene regulada en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil (capítulo 1, artículos 329 a 337).

De esta manera, el artículo 27 del Código de Comercio establece:

1  Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.

2  Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En cuanto al libro de actas, se estará a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil.

El Real Decreto 1784/1996, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, en su artículo 329 expresa:

1  Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio.

2  Asimismo, podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

Los artículos 330 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil comentan la forma, los plazos, los lugares, etc. en relación a la legalización de libros.

Actividades

9. Leer los artículos mencionados del Reglamento del Registro Mercantil para una comprensión más amplia de la legalización de libros.

10. Buscar en Internet ejemplos de libros legalizados, observando los sellos y las diligencias que estampa el Registro Mercantil.