Читать книгу Tax Compliance - Markus Brinkmann - Страница 240

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Bei einer Tax Investigation wird regelmäßig mit Abschluss der Untersuchung ein Bericht zu erstellen sein, der ggf. auch Ansprüchen von Gerichten, Behörden oder Versicherungen genügen muss.

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Im Vorfeld der Dokumentationsphase ist daher zu überlegen, wie die Verschriftlichung des Prüfungshandlung und der Ergebnisse erfolgt. Die ACFE unterscheidet zwischen dem „Fraud Examination Report“ und dem „Expert Report“.[28]

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Der „Fraud Examination Report“ wird von einem oder mehreren an der Investigation beteiligten Mitgliedern erstellt. Dabei werden Hinweise und Fakten sachlich aufgelistet, die der Sachverhaltsaufklärung dienlich sind, wohingegen persönliche Einschätzungen oder Vermutungen ausgespart werden. Der „Expert Report“ hingegen liefert nicht nur die der Darstellung der Fakten, sondern enthält darüber hinaus noch Einschätzungen, Indikationen, Schlussfolgerungen des Experten, also desjenigen, der den Bericht anfertigt. Demnach ist hier mehr als bei der vorgenannten Dokumentationsvariante auf den fachlichen Hintergrund, die Erfahrung und die Referenzen des Berichterstellers zu achten. Bei der Wahl der Reporting-Art sind zudem der Empfängerkreis und dessen fachliche Kompetenz zu berücksichtigen sowie die Absicht, wozu der Bericht letztlich dienen soll und was in der jeweiligen Jurisdiktion üblich ist.

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Es gibt zahlreiche Formate, nach denen ein Bericht aufgebaut werden kann, wenngleich innerhalb einer Untersuchung einzelne Berichte einen einheitlichen Aufbau aufweisen sollten. Angelehnt an die Systematik des ACFE[29] und ergänzt um in der Praxis bewährte Formate (Best Practice), kann ein Untersuchungsbericht wie folgt aufgebaut sein:

–	Allgemeine Bemerkungen – dargestellt werden die Hintergründe, weshalb die Investigation erfolgt, der Auftragsgegenstand, die Vorgehensweise und die Ziele, die mit der Sonderuntersuchung verfolgt werden
–	Executive bzw. Management Summary – eine übersichtsartige Darstellung der wesentlichen Ergebnisse
–	Ergebnisse im Detail – Detaillierte Darstellung der Untersuchungsergebnisse. Dabei werden wesentliche Details so dargestellt, dass der Leser ein klares und eindeutiges Verständnis über die aufgeworfenen Fragestellungen und die entsprechenden Ergebnisse erlangen kann. Die zu den Ergebnissen führenden und ihnen zugrunde liegenden Informationen können chronologisch oder nach Themenbereich dargestellt sein. Wichtig ist, die einzelnen Ergebnisse im Gesamtzusammenhang der Ausgangsfragen zu beleuchten und (ggf.) zu interpretieren.
–	Auswirkungen (optional) – es wird eine Einschätzung abgegeben, welche Auswirkungen die Handlung, welche Auslöser für die Investigation war, auf das Unternehmen hat und ggf. haben wird.
–	Follow-up/Handlungsempfehlungen (optional) – dieser Punkt ist optional und kann für Empfehlungen über das weitere Vorgehen (vertiefte Prüfung des Tax CMS, Einrichtung von Kontrollen) oder das Benennen noch ausstehender Punkte genutzt werden.

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Die Berichterstattung (z.B. im Rahmen einer Tax Investigation) hat den Ansprüchen der Genauigkeit, Übersichtlichkeit, Objektivität und Relevanz sowie der Rechtzeitigkeit gerecht zu werden. Inhaltliche oder formelle Fehler lassen nicht selten Zweifel an der Validität des Dokuments aufkommen und können im schlimmsten Fall zur Missachtung des Reportings und damit der geleisteten Arbeit führen. Fragen, die sich der Berichtersteller stellen sollte, sind folgende:

–	Beruht der Bericht auf validen Informationen und sind diese belegbar? Sind die Informationen adäquat und sachdienlich?
–	Sind die Informationen im Bericht im richtigen Kontext wiedergegeben, sodass der Leser die Informationen in intendierter Weise aufnehmen kann?
–	Ist der Bericht objektiv verfasst, sind die Informationen objektiv verwertet?
–	Ist der Bericht für den beabsichtigten Empfängerkreis hilfreich?
–	Liegt der Bericht dem beabsichtigten Empfängerkreis zum Zieldatum vor?

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Oben genannte Punkte sind nicht nur bei dem finalen Report, sondern auch bei Zwischenreports oder der Dokumentation einzelner Arbeitsschritte (z.B. Interviews, Hintergrundrecherchen) zu beachten.

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Es ist zu erwarten, dass die Prüfer eine Vielzahl von Informationen und Unterlagen zu beachten haben, was einen strukturierten Umgang mit den Informationen und insbesondere den sensiblen Daten notwendig macht. Dabei ist nicht nur die Sammlung und Ablage der Informationen, sondern auch die Darstellung im Bericht von Belangen. So können Informationen im Bericht chronologisch oder nach Themenbereichen strukturiert werden. Im Fall des chronologischen Aufbereitens werden die Informationen nach zeitlichem Bekanntwerden sortiert, sodass der Ausgangspunkt in diesem Fall regelmäßig die Veranlassung zur Tax Investigation, also z.B. ein anonymer Hinweis oder die Kenntnis eines behördlichen Ermittlungsverfahrens, ist.

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Eine Gliederung nach Themenbereichen empfiehlt sich dann, wenn eine Vielzahl von Dokumenten inhaltlich auf mehrere einzelne Vorfälle passt und zur Aufklärung dieser beiträgt. Führten beispielsweise mehrere Vorfälle nur in Kombination zu einem Problem, so kann es empfehlenswert sein, diese Vorfälle jeweils separat darzustellen und die einschlägigen Informationen einzeln zuzuordnen. Dabei ist das „Zusammenspiel“ der einzelnen Informationen, die das Problem begründen, hervorzuheben. Innerhalb eines Themenbereichs kann wiederum chronologisch sortiert werden.[30]

Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen › 7. Kapitel Tax Investigation › E. Fallstudien von Tax Investigation