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Es versteht sich von selbst, dass die wesentlichen Compliance-relevanten Informationen in einem Unternehmen schriftlich niedergelegt sein müssen und dass die wichtigsten Compliance-kritischen Situationen in diesen schriftlichen Unterlagen ausdrücklich adressiert werden müssen, um den Mitarbeitern konkrete Handreichungen für ihr tägliches Tun zu geben. So hat es sich eingebürgert, allgemeine und grundsätzliche Bekenntnisse des Unternehmens zur Rechtschaffenheit im Geschäftsverkehr in einem schriftlichen Regelwerk, einem Code of Conduct oder Code of Ethics niederzulegen, der mit spezifischem Fokus auf die Risikobereiche des betroffenen Unternehmens die wesentlichen Compliance-Bereiche abdeckt. Flankiert werden Codes of Conduct regelmäßig durch bereichsspezifische Compliance-Richtlinien, bspw. für die Themen Korruption, Kartellrecht, Diskriminierungsfreiheit und vieles andere mehr. Diese schriftlichen Unterlagen schaffen vor allem dann Mehrwert für die tägliche Unternehmenspraxis, wenn sie nicht lediglich Verbote aufstellen, sondern zugleich Hilfestellungen enthalten, welche Verhaltensweisen in kritischen Situationen erlaubt bzw. empfehlenswert sind. Es nützt bspw. wenig, ein Verbot unangemessen hoher Bewirtungsaufwendungen zu erlassen, ohne gleichzeitig zu sagen, bis zu welchen Grenzen die Bewirtung von Geschäftspartnern grundsätzlich zulässig und unproblematisch ist.

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Zum Schriftlichkeitsgrundsatz gehört auch die Verwendung von alltagstauglichen Mustern und Formularen. So sollte bspw. im Bereich der Korruptionsbekämpfung die Einbindung von Vertriebsmittlern und Intermediären auf Basis standardisierter „Due Diligence“-Fragebögen bewertet werden.[5] Kommt es zum Vertragsschluss mit einem solchen Vertriebsmittler, sollten standardmäßige Compliance-Klauseln verwendet werden.[6] Für Einzelheiten s. auch 5. Kap. Rn. 323 ff.