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Lección 14. Tipos de datos

Los datos que pueden introducirse en una celda de Excel pueden ser fórmulas o de tipo valor fijo. Los valores fijos se dividen a su vez en tipo texto, numéricos o de fecha. Por la configuración preestablecida por el programa, cuando se introduce una cadena de texto en una celda, éste se alinea automáticamente por la izquierda. Por el contrario, un valor numérico lo hace por la derecha. Cualquier dato precedido de un apóstrofe es considerado como un texto, ya sea un valor numérico o una fórmula matemática. El formato de fecha establece el número uno al 1 de enero del año 1900. Gracias a esta convención, el programa puede operar con fechas y calcular días transcurridos o pendientes.

1 Para conocer los tipos de datos que puede introducirse en Excel, utilizaremos el archivo Precios.xlsx que creamos y guardamos en una lección anterior. Si todavía tiene abierto el libro Festival.xlsx, ciérrelo pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. (1)



2 Pulse la combinación de teclas Ctrl.+A para acceder al cuadro Abrir, localice y seleccione el libro Precios.xlsx (si no tiene guardado este libro en su carpeta Documentos, podrá descargarlo desde nuestra página Web) y pulse el botón Abrir. (2)



3 Este libro ya contiene en la celda A1 un dato de tipo textual, REFERENCIA. Vamos a insertar otro para comprobar que las cadenas de texto se alinean por defecto a la izquierda de las celdas. Haga clic en la celda B1, escriba en mayúsculas la palabra PRODUCTO y pulse la tecla Retorno. (3)



4 Escribiremos ahora un valor numérico para comprobar cómo se alinea por defecto. Haga clic en la celda A4, escriba la combinación 110001 y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. (4)



5 La cadena numérica se alinea por la derecha. Sitúese una celda hacia arriba pulsando la tecla de desplazamiento hacia arriba de su teclado.

6 Para editar la celda A4, pulse delante del número en la Barra de fórmulas, introduzca un apóstrofe desde su teclado usando la tecla situada a continuación del cero, y pulse Retorno. (5)



Por defecto, al pulsar la tecla Retorno la selección se mueve hacia abajo. Puede cambiar esta particularidad en la categoría Avanzadas del cuadro Opciones de Excel.

7 El dato es considerado como texto y no pueden establecerse cálculos numéricos. En la esquina superior izquierda de la celda, aparece un triángulo verde. Seleccione la celda A4 y pulse sobre la etiqueta con un símbolo de exclamación encargada de la comprobación de errores en los datos introducidos en las celdas.

8 Como ve, esta etiqueta nos indica que el número se ha almacenado como texto y nos permite convertirlo automáticamente en número, obtener ayuda sobre este error u omitirlo, modificar el contenido de la celda en la Barra de fórmulas y acceder al cuadro de opciones de la función de comprobación de errores. Pulse en la opción Convertir en número. (6)



El comando Opciones de comprobación de errores abre la sección Fórmulas del cuadro Opciones de Excel, en la que puede deshabilitar la comprobación de errores.

9 El contenido de la celda pasa a ser numérico y se alinea a la derecha. Veamos a continuación cómo actúa el programa en referencia a los datos de tipo fecha. Pulse en la celda G1 e introduzca, por ejemplo, la cifra 25.

10 Lógicamente, los valores que proponemos en estos ejercicios son orientativos. Le animamos a que los personalice según sean sus necesidades. Para confirmar la entrada de datos en las celdas puede pulsar la tecla Retorno, como hemos visto hasta ahora, o bien usar el icono Introducir de la Barra de fórmulas. Pulse ese icono, que muestra un signo de verificación. (7)



11 Como ve, al usar este icono la selección de celda no se mueve. Observe que en el grupo de herramientas Número de la ficha Inicio se muestra seleccionado el formato de celda General. Para cambiarlo, puede elegir uno de los valores que aparecen en el menú de esa opción o bien acceder a la ficha Número del cuadro Formato de celdas. Pulse en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Número. (8)



12 Se abre así el cuadro Formato de celdas mostrando activa la ficha Número, desde la que podemos modificar el formato de la celda seleccionada. Pulse en la opción Fecha de la lista de categorías.

13 Excel ofrece varios formatos de fecha en la sección Tipo. Seleccione el último de los formatos que se ven ahora en esa sección (9) y pulse el botón Aceptar.



14 Vea la diferencia entre el contenido de la celda seleccionada y el valor que se muestra en la Barra de fórmulas y observe también que se ha activado la opción Fecha en el campo Formato de número del grupo Número. Pulse el botón de punta de flecha de ese campo y, de la lista de formatos, elija Fecha larga.

15 La anchura de la columna se ajusta al nuevo contenido de la celda. Para acabar este ejercicio en el que hemos tenido un primer contacto con los diferentes tipos de datos que admite Excel, guardaremos los cambios realizados en nuestro libro Precios. Pulse el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

RECUERDE

Además del formato de fecha, los datos numéricos también pueden tener formato de porcentaje, de moneda, de millares, de fracción, de contabilidadEn función del tipo de documento que vaya a crear, deberá elegir el formato adecua do para sus celdas con contenido numérico.


Manual de Excel 2010

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