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Lección 25. Importar datos

Excel 2010 ofrece la posibilidad de importar datos tanto directamente del web como de distintas bases de datos y archivos ya existentes, entre otras posibilidades. En esta lección aprenderemos a importar datos procedentes de bases de datos y archivos de texto. Las herramientas de importación de datos se encuentran en el grupo de herramientas Obtener datos externos, en la ficha Datos de la Cinta de opciones. Esas herramientas permiten importar datos desde una base de datos de Microsoft Access, desde una página Web, desde un archivo de texto o desde otros orígenes de datos que se incluyen en el botón De otras fuentes. En esta lección importaremos los datos de texto y de base de datos de nuestros propios archivos de origen de datos.

1 En este ejercicio aprenderemos a importar datos desde una sencilla base de datos de Access denominada Productos que puede descargar desde nuestra página web y almacenar en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su equipo. Conocemos de antemano, pues, el nombre del archivo de origen de datos que deseamos importar y también el lugar donde deseamos ubicarlo, la Hoja2. Active la Hoja2 del libro Precios01.xlsx pulsando sobre su etiqueta, en la parte inferior del libro.

RECUERDE

Al importar datos, debe tener en cuenta que, en la mayoría de casos, es necesaria la obtención de una contraseña u otro tipo de información sobre la conexión que tal vez no poseamos si no es a través del administrador de la base de datos en cuestión. No obstante, desde Excel 2007, un administrador de conexiones de Excel nos permite ver todas las conexiones de un libro y hace más sencilla la tarea de volver a utilizar una de ellas o de sustituir una por otra.

2 Haga clic sobre el botón Desde Access del grupo de herramientas Obtener datos externos de la ficha Datos. (1)

Puede establecer cada cuánto tiempo desea actualizar los datos.

3 En el cuadro Seleccionar archivos de origen de datos haga doble clic sobre la carpeta Mis archivos de origen de datos para ver su contenido.

4 Haga clic sobre el archivo Productos y pulse el botón Abrir. (Recuerde que, si lo desea, puede utilizar sus propios archivos para realizar los ejercicios.) (2)

5 En el cuadro Importar datos debemos establecer el modo en que los datos se mostrarán en el libro así como indicar el punto exacto de la hoja actual o bien de una nueva hoja de cálculo donde se ubicarán. En este caso, mantendremos activada la opción Tabla para que los datos aparezcan a modo de tabla y la celda A1 de la hoja de cálculo actual para que se ubique en ese punto del libro. Antes de aceptar la importación de los datos de contactos, veamos cuáles son las propiedades de los mismos. Pulse el botón Propiedades de la ventana Importar datos.

6 En el cuadro Propiedades de conexión, haga clic en la casilla de verificación de la opción Actualizar cada. (3)

7 Así, cuando cambiemos los datos en la base de datos, éstos se actualizarán en la hoja de cálculo cada 60 minutos, el tiempo especificado por defecto. Pulse el botón Aceptar del cuadro Propiedades de conexión.

8 Pulse el botón Aceptar de la ventana Importar datos para que el rango de datos sea importado directamente a la hoja activa.

9 La operación se ha llevado a cabo correctamente y ahora, en el punto indicado de la hoja 2 se ha añadido la tabla de nuestros nuevos productos, a la vez que aparece en la Cinta de opciones la ficha Herramientas de tablas, con cuyas herramientas de diseño podemos modificar el aspecto de la tabla. Trabajaremos con ellas en otro ejercicio. Ahora importaremos un documento de texto (el denominado Productos2, que también puede descargar desde nuestra página web y almacenar en su carpeta Documentos) en esta misma hoja del libro para comprobar que el proceso es muy similar al que acabamos de ver. Seleccione la celda A10.

10 Haga clic en la pestaña Datos de la Cinta de opciones y pulse el botón Desde texto del grupo de herramientas Obtener datos externos. (4)

11 En este caso, se abre el cuadro Importar archivo de texto mostrando el contenido de la carpeta Documentos. Localice y seleccione el archivo de ejemplo Productos2 y pulse el botón Importar. (5)

Observe en el cuadro Importar archivo de texto los formatos de archivo de texto que pueden importarse a Excel 2010.

12 Al importar un documento de texto, aparece el Asistente para importar texto, que consta de tres pasos en los que debemos definir las condiciones de la importación. En el apartado Vista previa puede ver el aspecto que tendrá el documento cuando lo importemos a la hoja de cálculo. En este caso, haga clic en el botón de opción Delimitados para indicar que las comas de nuestro documento de ejemplo separan campos y pulse el botón Siguiente. (6)

13 La siguiente pantalla nos permite establecer los separadores contenidos en los datos. Mantenga en este caso el separador Tabulación y pulse el botón Siguiente. (7)

14 Y la última pantalla permite seleccionar las columnas y establecer el formato de los datos que contienen. Mantenga el formato General para los datos de las columnas y pulse el botón Finalizar. (8)

15 Como puede ver, los datos de tipo texto sólo pueden importarse como tabla pero también podemos elegir el punto de la hoja actual o de una hoja nueva donde se situarán. Haga clic en el botón Aceptar del cuadro Importar datos para que los datos de texto se importen como tabla y se coloquen a partir de la celda A10. (9)

Puede importar datos externos en la misma hoja de cálculo con la que está trabajando o en otra distinta.

16 Hemos aprendido a importar datos desde una base de datos y desde un documento de texto. Antes de acabar, veamos desde qué otras fuentes nos permite Excel 2010 importar datos. Haga clic en la celda A14.

17 Pulse el botón De otras fuentes del grupo de herramientas Obtener datos externos.

18 Éstas son las fuentes desde las cuales podemos importar datos en Excel 2010. Entre ellas se encuentran servidores SQL, Microsoft Query, etc. (10) Cierre el menú que aparece en pantalla pulsando el botón De otras fuentes.

19 Para acabar este ejercicio, guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (11)