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Lección 17. Introducir fórmulas

Las fórmulas son uno de los elementos esenciales de una hoja de cálculo. Introduciendo estos elementos en las celdas, convertimos la hoja en una calculadora que actualiza las operaciones cada vez que se modifica una variable. Una fórmula puede consistir en una operación con constantes o puede hacer referencia a otras celdas. Un ejemplo del primer caso sería la expresión =2+2, que da siempre el mismo resultado. En cambio, una fórmula del segundo tipo, como =C5-20, devolverá un resultado diferente en la celda que la contiene cada vez que el contenido de la celda C5 varíe. Una fórmula puede contener funciones, referencias, operadores y constantes y puede escribirse directamente en las celdas o bien a través de la Barra de fórmulas, que es la forma más correcta. Toda fórmula debe ir precedida del signo igual (=) que la identifica como tal.

1 Desde Excel 2007, la escritura de fórmulas es más sencilla debido a una serie de mejoras como son la Barra de fórmulas redimensionable, que cambia de tamaño automáticamente para poder albergar fórmulas largas y complejas, y la función Autocompletar, a la que dedicaremos más adelante un ejercicio entero. En éste, introduciremos un par de fórmulas que nos servirán para calcular el precio de venta al público sin IVA y con IVA de los productos de nuestro libro Precios.xlsx. Para empezar, seleccione la celda D4.

2 El precio de venta al público sin IVA será de un 60% más que el precio de coste, que se muestra en la celda C4. Escriba la fórmula =C4+(C4*60/100). (No olvide escribir siempre el signo = antes de cualquier fórmula.) (1)

Sepa que también puede hacer referencia a una celda pulsando sobre ella mientras inserta la fórmula en lugar de escribiendo su nombre.

3 El asterisco es el signo utilizado para expresar el producto y la barra inclinada se utiliza para la división. Observe que al escribir la referencia de la celda C4, Excel marca en color azul sus bordes. Además, aparece a modo de ayuda una lista de las funciones disponibles en Excel que empiezan por la letra C. (2) Pulse el botón Introducir situado en la Barra de fórmulas y representado por un signo de verificación para confirmar la entrada. (3)

Esta lista de ayuda se denomina función Autocompletar.

4 El programa muestra en la celda el resultado de la operación, pero en la Barra de fórmulas podemos ver el contenido real de la celda D4. Ésta es una fórmula que hace referencia a una celda, por lo que, al cambiar el valor de esa celda, también se modificará el resultado. Insertaremos ahora una segunda fórmula en la celda E4 con la que indicaremos que el precio de venta al público con IVA será el de la celda D4 más un 16%. Haga clic en la celda E4.

5 Escriba la fórmula =D4+(D4*16/100) y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. (4)

6 Puesto que las celdas tiene por defecto el formato de número General, cambiaremos el de las dos últimas modificadas por el de Número. Haga clic sobre la celda D4 y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, pulse sobre la celda E4.

RECUERDE

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se va a ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado para realizar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede modificarlo usando paréntesis.

7 De este modo quedan seleccionadas las dos celdas. (5) Tenga en cuenta que si desea seleccionar a la vez varias celdas que no sean adyacentes deberá mantener pulsada la tecla Control en vez de la tecla Mayúsculas. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Formato de número del grupo de herramientas Número y elija la opción Número. (6)

Recuerde que también puede cambiar el formato numérico de una celda desde la ficha Número del cuadro Formato de celda.

8 Observe que en la Cinta de opciones disponemos de la ficha Fórmulas, donde se incluyen todas las herramientas de introducción y edición de fórmulas. Haga clic en su pestaña.

9 En esta ficha encontramos un asistente para la introducción de funciones, una biblioteca de funciones de todos los tipos, etc. Para mostrar las fórmulas en las celdas en lugar de los resultados, pulse el icono situado a la derecha de la herramienta Rastrear precedentes, en el grupo Auditoría de fórmulas. (7)

10 De este modo podemos ver las fórmulas completas en las celdas y, señaladas, las celdas a las que hacen referencia. (8) Vuelva a pulsar el icono Mostrar fórmulas para desactivar esta opción.

11 Por último, comprobaremos que el contenido de las celdas con fórmulas cambia al modificar el de las celdas a las que hacen referencia dichas fórmulas. Haga clic en la celda C4, escriba el valor 0,20 y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada.

12 Efectivamente, puede ver que las celdas D4 y E4 también se han modificado automáticamente, ajustándose al nuevo valor de la celda C4. (9) Para acabar este sencillo ejercicio, guarde los cambios realizados en el libro pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.