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Lección 26. Validar datos

La función que nos ocupa en esta lección tiene como objetivo minimizar los errores al crear hojas de cálculo. El proceso consiste en establecer unos límites a los datos que pueden contener una celda, fila o columna. Estas limitaciones pueden ser de tipo numérico, de texto o de fórmula. Existe incluso la posibilidad de limitar las entradas en una celda a los contenidos de una lista, haciendo imposible la introducción de una cadena de texto que no pertenezca a dicha lista. Ante una contradicción entre los datos validados y los que se intentan introducir, el programa establece tres niveles de respuesta distintos según el caso. Son los llamados Estilos de error: Grave, mediante el cual será imposible la introducción del dato no válido; advertencia, que pregunta si se desea validar el dato incorrecto, e Información, que informa, sin más, del error.

RECUERDE

Es posible buscar las celdas de una hoja de cálculo que tienen aplicada la validación de datos usando la opción Validación de datos incluida en la herramienta Buscar y seleccionar de la ficha Inicio. Una vez encontradas, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

1 Imagine que en el listado de precios con el que estamos practicando en estos ejercicios, la columna de precios de coste no puede contener valores superiores a 29 euros. Para evitar transgredir estas limitaciones, nos será muy útil validar los datos en esa columna. Sitúese en la Hoja1 del libro Precios01.xlsx pulsando en su etiqueta.

2 Para seleccionar el rango de celdas sobre el que aplicaremos la validación de datos, haga clic sobre la celda C3, desplácese por la hoja pulsando en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, pulse sobre la celda C30. (1)

3 Sitúese en la ficha Datos de la Cinta de opciones y pulse en el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos. (2)

4 En el cuadro de diálogo Validación de datos, abra la lista Permitir pulsando en el botón de flecha y seleccione la opción Decimal. (3)

5 Ahora debemos determinar el criterio de validación. En este caso, como hemos dicho, queremos que las celdas seleccionadas no admitan valores superiores a 29,00. Haga clic en el botón de flecha del campo Datos y elija la opción menor que. (4)

La validación de datos resulta especialmente útil cuando un libro se tiene que compartir con otros miembros de la organización y se desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

6 Puede seleccionar un valor máximo pulsando directamente en la celda que lo contenga o bien escribirlo manualmente. En este caso, haga clic en el campo Máximo y escriba el valor 30.

7 Ahora comprobaremos cómo se comporta la función Validación de datos al escribir un valor incorrecto en una de las celdas incluidas en la selección. Pulse el botón Aceptar del cuadro Validación de datos.

8 A modo de ejemplo, cambiaremos el valor de la celda C3. Seleccione esa celda, escriba el valor 31 y pulse la tecla Retorno. (5)

9 Aparece un mensaje indicando el error. Pulse el botón Reintentar de la ventana activa, (6) escriba la cifra 29 en la misma celda y confirme la entrada con la tecla Retorno. (7)

Recuerde que el tipo de mensaje que aparece al introducir valores no válidos en celdas que tienen aplicada la validación de datos depende de la opción escogida en la ficha Mensajes de error del cuadro Validación de datos.

10 Pulse el icono Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido para deshacer la acción y recuperar el precio original del producto.

11 Vamos a ver ahora cuáles son los tipos de mensajes que puede mostrar la función Validación de datos. Pulse nuevamente ese botón del grupo Herramientas de datos.

12 En la ventana Validación de datos, active la pestaña Mensaje de error.

13 Como ve, en esta ficha puede desactivar la opción que hace que aparezca un mensaje de error al introducir datos no válidos y determinar el estilo del mensaje de alerta. Despliegue la lista del cuadro Estilo, pulse sobre el estilo Advertencia (8) y compruebe el signo asignado a este estilo. (9)

Es posible personalizar el texto que aparece en un mensaje de error al validar datos. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.

14 Para acabar, borraremos el criterio de validación de datos que hemos establecido de manera que sea posible escribir cualquier valor en las celdas correspondientes a los precios de coste. Pulse el botón Borrar todos.

15 Haga clic en el botón Aceptar y, si lo desea, compruebe que ahora puede escribir cualquier valor en las celdas que muestran los precios de coste sin que aparezca ningún mensaje de error.