Читать книгу Manual de Excel 2010 - MEDIAactive - Страница 26

Lección 18. Introducir fórmulas

Excel 2010 permite rellenar automáticamente celdas con series de datos (días, meses, números progresivos, etc.). Basta con introducir el primer elemento de la serie de una celda y arrastrar el pequeño cuadro negro que aparece en el extremo inferior derecho de la celda por el intervalo que se desea rellenar. (Es posible rellenar celdas en todas las direcciones). En función del tipo de serie que se desea crear (numérica o textual), el programa se comportará de diferentes maneras. Desde Excel 2007, al utilizar la función de autorrelleno de celdas, se muestra una etiqueta inteligente con distintas opciones de autorrelleno que permiten escoger el modo que más interese y se adapte a las necesidades del usuario.

1 En este ejercicio practicaremos con la utilísima función de autorrelleno de celdas que ofrece Excel y que permite ahorrar tiempo y esfuerzo cuando se tienen que rellenar celdas con series de datos. De manera predeterminada, Excel 2010 incluye como series de datos textuales los meses del año y los días de la semana. Vamos a comprobarlo. Haga clic en la celda G4 y escriba la palabra lunes. (1)

2 Observe que en el extremo inferior derecho de la celda aparece un pequeño cuadro negro, denominado controlador de relleno. Al situar el puntero del ratón sobre ese cuadro, éste cambia a una cruz negra. Haga clic en el controlador de relleno de la celda G4 y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hasta la celda G10.

3 Automáticamente el rango de celdas seleccionado se rellena con los días de la semana, a la vez que aparece la etiqueta inteligente Opciones de autorrelleno. Pulse sobre ella para ver las opciones que incluye. (2)

4 Las opciones de esta etiqueta varían en función del tipo de serie que se vaya a crear (numérica o textual.) Como ve, en el caso concreto de la serie de días de la semana podemos elegir entre copiar las celdas, rellenarlas con una serie, rellenarlas con formato o sin formato, rellenarlas con los días o rellenarlas con los días laborables. Pulse en la opción Copiar celdas (3) y vea el resultado.

5 Ahora todas las celdas muestran el contenido de la primera, lunes. Vamos a utilizar esta función de autorrelleno para rellenar varias celdas correspondientes a las referencias y a los precios de nuestros productos. Pulse la tecla Suprimir para eliminar el contenido de las celdas seleccionadas.

6 Haga clic en la celda A4, que contiene la referencia numérica 110001, haga clic en el controlador de relleno y arrástrelo hasta la celda A7. (4)

Cuando se vaya a rellenar una serie con una lista predeterminada de Excel, la opción seleccionada por defecto en la etiqueta Opciones de autorrelleno será Serie de relleno.

7 Como ve, en el caso de las series numéricas, Excel rellena de manera predeterminada las celdas con el mismo número. Haga clic en la etiqueta inteligente Opciones de autorrelleno.

8 En este caso, el programa nos permite copiar las celdas, rellenar la serie con números consecutivos, rellenar sólo con los formatos de celda o rellenar sin formato. Pulse en la opción Serie de relleno (5) y vea cómo se autorrellenan las celdas.

9 Puede imaginar el tiempo que se ahorrará gracias a esta función cuando tenga que crear listados extensos de datos. Ahora seguiremos completando nuestro listado de precios utilizando una combinación de teclado en lugar de la etiqueta de opciones de autorrelleno. Haga clic en la celda A8 y escriba el valor 110011.

10 Pulse la tecla Control de su teclado y, sin liberarla, arrastre el controlador de relleno hasta la celda A11. (6)

11 Puede ver que si arrastra mientras mantiene la tecla Control pulsada, la serie numérica se rellena automáticamente con números consecutivos, aunque sigue apareciendo la etiqueta inteligente que le permite elegir el modo en que se rellenarán las celdas. Supongamos ahora que el precio de coste para los 4 primeros artículos de nuestra lista es el mismo. Veamos una tercera manera de rellenar celdas con series. Haga clic en la celda C5 y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, pulse sobre la celda C7.

12 Ahora tenemos tres celdas seleccionadas y la primera de ellas se encuentra en modo de edición. Escriba el valor 0,20 y pulse la combinación de teclas Ctrl.+Retorno.

13 Automáticamente las tres celdas seleccionadas se rellenan con el valor especificado, aunque, como puede ver, el formato no es el que nos interesa. (7) Para que tengan el formato de número con dos decimales, utilizaremos nuevamente la etiqueta de opciones de relleno. Deshaga la operación pulsando el icono Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido. (8)

14 Seleccione la celda C4 y arrastre el controlador de relleno hasta la celda C7. (9)

15 De este modo se copian tanto el contenido como el formato de la celda. Para acabar este ejercicio, deseleccione el rango de celdas pulsando en cualquier celda y guarde los cambios realizados en el libro pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (10)

Recuerde ir guardando a menudo los cambios que realice en sus libros para evitar pérdidas accidentales de datos.

RECUERDE

Si no desea que aparezca la etiqueta Opciones de autorrelleno al rellenar series de datos, desactive la opción Mostrar botón Opciones de pegado al pegar contenido en la ficha Avanzadas del cuadro Opciones de Excel.