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Lección 22. Ordenar datos

La función Ordenar está destinada a solucionar los problemas de manejo de libros que contienen cantidades muy grandes de registros introducidos sin seguir ningún orden. Después de ordenar los datos, el programa devuelve todos los registros de la tabla en una nueva ubicación, siguiendo los criterios de ordenación. El orden se establecerá según un criterio numérico o alfabético, según sea el contenido de la columna seleccionada. En cada uno de los casos, el sentido puede ser ascendente o descendente. Si ejecutamos esta orden desde los iconos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A del grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Datos o bien del grupo Modificar de la ficha Inicio, la tabla se ordena por los contenidos de la columna seleccionada o la columna de la celda activa. En cambio, si utilizamos la herramienta Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos o la herramienta Orden personalizado del grupo Modificar de la ficha Inicio, accedemos a un cuadro de diálogo donde pueden establecerse hasta tres criterios de ordenación distintos. Desde Excel 2007 se pueden ordenar datos por color de celda o de fuente, por ejemplo, y por más de tres niveles (hasta un máximo de 64).

RECUERDE

Excel permite realizar muchos tipos de ordenaciones: textuales, numéricas, de fecha y hora, de más reciente a más antiguo, personalizadas, por formato. Aunque la mayoría de ordenaciones son de columnas, también es posible ordenar por filas.

1 Según el tipo de libro con el que esté trabajando en Excel, es probable que necesite ordenar alfabéticamente una lista de nombres, compilar una lista de niveles de inventario de productos de menor a mayor u ordenar filas por colores o por iconos. El orden de los datos facilita su visualización y su comprensión. Para practicar con las herramientas de ordenación de Excel 2010 utilizaremos el libro Festival.xlsx, con el que ya hemos trabajado antes y que puede encontrar en la zona de descargas de nuestra página web. Las herramientas de ordenación de datos se encuentran en el grupo Modificar de la ficha Inicio y en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Primero ordenaremos alfabéticamente la lista de nombres de los países participantes en el festival. Seleccione la celda A5.

2 Cuando se van a ordenar datos numéricos o de texto es importante que éstos estén almacenados con formato de número y con formato de texto respectivamente, ya que en caso contrario la ordenación podría no llevarse a cabo correctamente. Haga clic en el botón del grupo de herramientas Ordenar y filtrar y pulse sobre la opción Ordenar de A a Z. (1)

3 Observe que automáticamente toda la tabla se ha ordenado siguiendo como criterio de ordenación la inicial de los países participantes, puesto que el contenido de la celda seleccionada es de tipo texto. (2) Ahora ordenaremos la tabla de manera que la lista de países sea en orden alfabético descendente. En esta ocasión, utilizaremos las herramientas de ordenación de la ficha Datos. Haga clic en la pestaña Datos de la Cinta de opciones.

4 Pulse sobre el icono Ordenar de Z a A, que muestra esas letras y una flecha hacia abajo en el grupo de herramientas Ordenar y filtrar. (3)

5 Se hace efectiva la ordenación por orden alfabético de países. Ahora imaginemos que queremos ordenar la tabla de manera que se muestren en primer lugar los países participantes con mayor número de puntos y en último lugar los participantes con menor número de puntos totales. Haga clic sobre la herramienta Ordenar del grupo Ordenar y filtrar. (4)

Para incluir la primera fila de datos en una ordenación cuando no es un encabezado, desactive la opción Mis datos tienen encabezados en el cuadro Ordenar.

6 Esta herramienta abre el cuadro de diálogo Ordenar, donde debemos establecer los criterios de ordenación que debe seguir el programa. En este caso, la ordenación se basará en la columna cuyo encabezado es Total. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Ordenar por.

7 Como ve, este listado incluye los encabezados de todas las columnas que componen nuestra tabla de puntuaciones de ejemplo. Haga clic sobre la opción Total. (5)

8 A continuación, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Ordenar según para ver las opciones que incluye.

9 Desde Excel 2007, es posible ordenar las celdas por color de celda o de fuente o por icono de celda. En este caso, puesto que nuestro libro de ejemplo no tiene aplicados colores ni iconos, mantendremos seleccionada la opción Valores. Pulse sobre ella.

10 Como queremos mostrar el total de resultados en orden descendente, mantendremos también seleccionada la opción De mayor a menor en el campo Criterio de ordenación. Pulse el botón Aceptar del cuadro Ordenar.

11 La tabla se ha ordenado correctamente siguiendo el criterio establecido. Sin embargo, puede ver que los participantes con el mismo número de puntos totales siguen ordenados de la Z a la A. (6) Vamos a acceder de nuevo al cuadro Ordenar para añadir un nivel de ordenación en el que especifiquemos que el orden alfabético de la Columna A debe ser de la A a la Z. Pulse el botón Ordenar del grupo de herramientas Ordenar y filtrar.

12 En el cuadro Ordenar, pulse sobre el botón Agregar nivel. (7)

13 Podemos añadir hasta un máximo de 64 niveles de ordenación. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Luego por y seleccione la opción Columna A. (8)

14 Mantendremos la opción Valores en el campo Ordenar según y la opción A a Z en el campo Criterio de ordenación, pero antes de aceptar la operación, veamos qué opciones incluye este cuadro. Pulse sobre el botón Opciones.

15 El cuadro Opciones de ordenación nos permite distinguir entre mayúsculas y minúsculas así como cambiar la orientación del orden. Ciérrelo pulsando el botón Cancelar. (9)

Si el resultado no es el que esperaba al realizar la ordenación, pulse el icono Deshacer.

16 De nuevo en el cuadro Ordenar, pulse el botón Aceptar para ordenar de nuevo la tabla.

17 Puede comprobar que la ordenación se ha llevado a cabo correctamente mirando los países que tienen el mismo número de puntos totales. (10) Para acabar, veremos qué ocurre si intentamos ordenar una selección de datos contigua a otras columnas con datos sin entrar en el cuadro Ordenar. Haga clic en la celda E5 para seleccionarla.

18 Pulse la tecla Mayúsculas y, sin liberarla, haga clic sobre la celda E20 para seleccionar ese rango de celdas.

19 Ahora pulse sobre la herramienta Ordenar de A a Z del grupo Ordenar y filtrar.

20 Antes de llevar a cabo la ordenación, Excel lanza un mensaje en el que nos advierte de que existen datos junto a nuestra selección y nos permite ampliarla o continuar con ella. Si continuamos con la selección, los datos contiguos no serán ordenados, lo que nos conducirá a una ordenación errónea. Con la opción Ampliar la selección activa, pulse el botón Ordenar del cuadro Advertencia antes de ordenar. (11)

21 De este modo, todos los datos que contiene la tabla se han ordenado correctamente. (12) Haga clic en la celda A3 para eliminar la selección del rango de celdas E5:E20.

22 Por último, guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.